Rechnungseingangsbuch: Freigabeprozesse einrichten

Freigabeprozesse

Mit Freigabeprozessen (auch kurz Freigaben oder Eingangsrechnungsworkflow) steuern Sie, wer alles eine Eingangsrechnung zur Prüfung vorgelegt bekommt. Neben einem als Standard markierten Freigabeprozess können Sie beliebig viele Prozesse erstellen.

Der Prozess besteht aus mehreren Stufen, die zur besseren Unterscheidung die Typen “Sachliche Prüfung” und “Zahlungsfreigabe” haben. Nach dem Durchlaufen der letzten Prozessstufe gilt die Prüfung als “abgeschlossen”.

Neue Freigaben anlegen

Klicken Sie zunächst auf "Freigaben", um die Übersicht der bestehenden Freigabeprozesse angezeigt zu bekommen. Über Hinzufügen können Sie einen Prozess anlegen.

Im oberen Bereich (1) vergeben Sie zunächst einen Namen. Es empfiehlt sich den Prüfinhalt bzw. die Prüfer und das Gültigkeitsdatum zu hinterlegen. Dadurch können Sie ihn von gleichlautenden, mittlerweile abgelösten Prozessen unterscheiden, denn solche Prozesse können kurzzeitig parallel aktiv sein.
Beispiele sind: “Kaufm. Leitung ab 20240612” oder “Reisekosten Vertrieb ab 12.01.2024”.

Den Prozess können Sie im Feld darunter auch noch näher beschreiben.

Sie können den Prozess außerdem zeitlich beschränken, indem Sie ein Start- und Enddatum wählen (z.B. im Falle einer Urlaubsvertretung), oder ihm nur ein Startdatum zuordnen.

Standardmäßig ist darunter bei „Standard-Prozess“ „Nein“ ausgewählt. Da es nur einen einzigen Standardprozess geben kann, wird bei Umstellen auf JA das Attribut von einem Prozess entfernt.
Sie sind nicht gezwungen einen Prozess zum Standard-Prozess zu machen.

Zu verifizierende Rechnungen bekommen (ohne Einfluss von Regeln) automatisch den gültigen Standardprozess zugewiesen. Daher sollte der Standardprozess der am häufigsten verwendete Freigabeprozess in Ihrem Unternehmen entsprechen.

Je mehr unterschiedliche Verantwortlichkeiten Sie im Unternehmen haben, also je mehr Prozesse Sie abbilden wollen, umso weniger sinnvoll ist es, mit einem Standardprozess zu arbeiten.

Erst wenn Sie das Feld „Aktiv“ auf “JA” setzen kann der Prozess einer Rechnung zugewiesen und genutzt werden.

Einmal verwendete Prozesse lassen sich nicht mehr „Entfernen“, um die Dokumentationspflicht gemäß der GoBD nicht zu verletzen. Um den Prozess nicht weiter zur Auswahl zu erhalten, deaktivieren Sie ihn einfach.

Durch die Benachrichtigung bei Abschluss können Sie, unabhängig von der Beteiligung am Prüfprozess, andere Nutzer automatisch informieren lassen.

Freigabeprozess - Prüfschritte definieren

Über „Hinzufügen“ wird eine neue Zeile angelegt. Die einzelnen Spalten lassen sich in mehrere Bereiche gruppieren (siehe Screenshot oberhalb).

Freigabestufe und Freigabetyp

Besondere Bedeutung kommt der Freigabestufe zu, sie bestimmt die Reihenfolge der Prüfschritte. Haben mehrere Prüfschritte die gleiche Stufe sind sie gleichwertig, nur eine Prüfung pro Stufe muss erfolgreich erfolgen, um in die nächste Stufe zu gelangen.

Im obigen Beispiel haben wir Prüfer aus der Benutzerverwaltung (Spalte “Prüfer”) zugeordnet und einen 4-stufigen Prozess angelegt: Zunächst muss Herr Goebbels, dann Herr Dippel prüfen.
Danach liegt der Beleg zeitgleich Frau Blum und Herrn Beyer vor (beide Schritte haben Stufe 3). Prüft nur einer von Ihnen, geht es weiter zu Herrn Wilke. Nach dessen Prüfung ist der Prozess abgeschlossen.

Prüfer im Freigabeprozess bestimmen

Über die Spalte „Prüfer“ (3) öffnet sich eine Liste aller in Scopevisio als Nutzer angelegten Personen, die zumindest eine REBU- oder SCOPEVISIO2GO-Lizenz haben müssen.

Unter "Prüfer Organigramm“ können Sie statt eines bestimmten Mitarbeiters den Inhaber einer Stelle oder direkt eine ganze Abteilung als verantwortlich bestimmen, egal, von welchem Mitarbeiter diese in dem Moment besetzt wird. Um dies einzusetzen, benötigen Sie ein gepflegtes Organigramm (Lizenz und Rechte nötig).

So beugen Sie Verzögerungen durch eventuelle Abwesenheiten oder Abteilungswechsel eines einzelnen Verantwortlichen vor. Auch müssen Sie Mitarbeiterwechsel keine Prozesse deaktivieren oder neu aufsetzen.

Unter "Prüfung Projektrolle" ordnen Sie den Freigabeprozess direkt projektbezogen den jeweiligen Rolleninhabern wie zum Beispiel der Projektleitung oder der -assistenz zu. Dies setzt voraus, dass der Rechnung bereits bei Verifizierung das Projekt zugeordnet wurde.

Betragsabhängige Einschränkung der Prüfung

Durch Setzen eines Maximalbetrages kann ein Prüfer bei höheren Rechnungsbeträgen automatisch übersprungen werden und die Prüfung geht an einen anderen Prüfer in derselben Freigabestufe.

Durch Setzen eines Minimalbetrages können Sie z.B. die Sicht der Geschäftsleitung auf relevante Rechnungen fokussieren. Im unteren Beispiel führen Herr Adolphs und sein Teamleiter, Herr Dippel, die sachliche Prüfung durch. Belege unter 1.000 Rechnungsbetrag sieht Herr Dippel erst gar nicht und Belege über 5.000 werden Herrn Adolphs nicht angezeigt.

Pflichtfelder für Prüfschritte

Sie können die Erfassung einer Kostendimension wie der Kostenstelle zur Pflicht machen. Oft können die Besteller die Kostenstelle oder Kostenträger genauer zuordnen als der Finanzbuchhalter Deswegen kann die Erfassung im Rahmen der Prüfung als Pflicht markiert werden.

Sollten Sie die Eingabe von Pflichtfeldern aktiviert haben, beachten Sie bitte, dies in allen Prüfschritten einer Freigabestufe zu tun.

Haben Sie nun Ihren neuen Freigabeprozess fertiggestellt, speichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf das gelbe Disketten-Symbol oben rechts in der Ecke. Im Anschluss können Sie die Seite mit dem Linkspfeil daneben verlassen und befinden sich wieder im Reiter „Einstellungen Rechnungseingang“.