Belegarbeitsliste einrichten

Einstellungen

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Die Belegarbeitsliste ist zur Verarbeitung von PDF- und  JPEG-Dokumenten vorkonfiguriert (1).

Bei dieser Einstellung buchen (journalisieren) Sie einen Beleg bevor Sie den nächsten bearbeiten. Die Details der Buchung werden sofort im Journal darunter angezeigt (2).
Entscheiden Sie sich für die Stapelbuchung, werden die Belege zuerst einem Stapel hinzugefügt, der dann mit einem Klick verbucht werden kann. Bis dahin stehen die Vorgänge nicht in Auswertungen und OP-Listen zur Verfügung.

Über die Checkboxen (3) können Sie auswählen, aus welchen Quellen Dokumente in die Belegarbeitsliste automatisiert importiert werden. Möchten Sie im Fall der Eingangsrechnungen nur solche Belege in der Belegarbeitsliste angezeigt bekommen, die bereits alle Freigabestufen durchlaufen haben, haken Sie alle drei Kästchen an (4).
Diese Einstellung ist benutzerindividuell persönlich, die gesellschaftsweite Einstellung aus dem Rechnungseingangsbuch wird zur Information angezeigt (5).

Die automatischen Regeln (6) werden untenstehend ausführlich erklärt.

Automatische Regeln

Das Regelwerk unterstützt Sie bei der Vorkontierung Ihrer Belege. Die Kontierungsregeln sind als Wenn-Dann-Anweisungen formuliert. Zuerst  stellen Sie eine Bedingung ein (das "Wenn"), dann eine Aktion, die  ausgeführt wird, falls die Bedingung zutrifft (das "Dann").

Beispiel: Wenn im Text einer Rechnung der Name und die USt-ID  eines bekannten Kreditors/Lieferanten vorkommt, verwende dessen  Personenkonto als Gegenkonto. Der Text muss vorher natürlich per OCR (Texterkennung) extrahiert worden sein oder wurde in einer strukturierten Form (XML-Daten bei Zugferd oder XRechnung) angeliefert.

Regelübersicht

1. Einige universell anwendbare Regeln sind bereits "ab Werk" vordefiniert.

2. Über Hinzufügen erstellen Sie eine neue Regel. Markieren Sie eine Regel und wählen Sie Bearbeiten, um ihre Details zu sehen und sie ggfs. zu ändern.

3. Anstatt eine Regel ganz neu anzulegen, ist es oft effizienter, eine ähnliche zu Duplizieren und in einzelnen Details abzuändern.

4. Die Nummern entscheiden auch über die Priorität der Regeln (falls  mehrere Regeln zutreffen). Mit den Buttons können Sie die Priorität  einer markierten Regel herauf- oder heruntersetzen.

5. Dieser Button schaltet eine markierte Regel ein oder aus.

6. Falls Sie die von uns vordefinierten Regeln wiederherstellen möchten, wählen Sie diesen Link.

Regeldetails

Es öffnet sich der Tab Regel Details, in dem Sie Kontierungsregeln definieren können:

1. Die Nummer einer Regel entscheidet darüber, mit welcher Priorität sie angewendet wird.

2. Jede Regel braucht eine Bezeichnung.

3. Ein Farbcode kann helfen, genauer zu prüfende Regeln visuell hervorzuheben.
   Setzen Sie neue Regeln zunächst auf orange und nach einer erfolgreichen Testphase auf grün oder gelb.

4. Eine Regel kann aktiviert oder deaktiviert werden.

5. Die Regeln werden nach ihrer Nummer von oben nach unten abgearbeitet.  Das bedeutet, der Regelassistent sucht die Regeln durch, bis er eine gefunden hat, deren Bedingungen auf den vorliegenden Beleg passen.
   Beim Regelverhalten "Beendende Regel" bricht danach die Suche ab. Mit weiterlaufenden Regeln können Sie Regeln bilden, um die Belege gewissermaßen "vorzusortieren". Diese Regeln lassen den Regelassistent weiterlaufen.

6. Geben Sie an, ob nur eine oder alle Bedingungen zutreffen müssen. Die wenig trennscharfen Oder-Bedingungen sollten Sie nur sehr bewusst einsetzen.

7. Wählen Sie Neuer Eintrag, um eine Bedingung zu formulieren.

8. Auswahlhilfen unterstützen Sie beim Eingeben der Bedingung (oder weiter unten der Aktion).

9. Mit den +/- Zeichen können Sie Bedingungen hinzufügen oder entfernen.

10. Geben Sie in ähnlicher Weise an, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen zutreffen.

Anschließend speichern Sie Ihre Eingabe.