Belegimport

Scopevisio kann Ihre Arbeitsabläufe wesentlich beschleunigen und vereinfachen, wenn Sie digitale Belege buchen.

Das hat für Sie folgende Vorteile:

Belege werden durch die OCR-Volltexterkennung gelesen und viele Details in der Buchungsmaske automatisch ausgefüllt.
Der digitale Beleg ist jederzeit zur Hand.
Alle Bearbeitungen werden in Scopevisio GoBD-konform protokolliert und dokumentiert.

Der Arbeitsablauf ist wie folgt:

Sie legen einige Einstellungen fest.
Belege, die nicht bereits in digitaler Form vorliegen, scannen Sie mit 300 dpi.
Die Belege werden in die Belegarbeitsliste oder in das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio geladen. Dafür sind komfortable Funktionen vorhanden.
Von dort aus werden die Belege weiterverarbeitet.

Die Vorgehensweise wird im Folgenden anhand von Eingangsrechnungen erläutert.

Einfacher Belegimport

Über Organisation > OpenScope > Belegimport können Sie Belege für verschiedene Buchungen importieren. Wählen Sie Hinzufügen und legen Sie die Belegart fest.

Alle Dokumente mit der Belegart “Eingangsrechnung” stehen automatisch im Rechnungseingangsbuch zur Verfügung und erhalten ggf. eine Eingangsnummer. Achten Sie deswegen auf die korrekte Klassifizierung, sonst gelangen Belege, die keinem Freigabeprozess zuzuordnen sind, ungewollt in das Rebu.

”Gutschriften” (besser: Korrekturrechnungen) eines Lieferanten an Sie sind Eingangsrechnungen.
Gutschriften eines Kunden für Ihre Leistungen (z. B. Provisionsgutschriften) sind Ausgangsrechnungen.

Sie können dem Stapel einen Namen geben und eine Notiz beifügen. Diese Notiz wird beim Buchen in der Belegarbeitsliste angezeigt.

Ziehen Sie die Rechnungen aus ihrem Speicherort auf den Bereich Dokumente hochladen oder klicken Sie in den Bereich, um Belege aus einem lokalen Verzeichnis zu holen. Über den Button Teamwork greifen Sie auf das DMS zu.

Anschließend wählen Sie Hochladen. Die Belege werden jetzt als unverarbeitet aufgelistet.

Wichtig: Eine einzelne Datei, die Sie mit dem Belegimport hochladen, darf das Größenlimit von 20 MB nicht überschreiten. Größere Dateien sollten Sie vor dem Import aufteilen.

Wählen Sie Speichern und Job starten, um die automatische Belegerkennung (OCR) zu starten und die Belege zu verarbeiten. Die Erkennung kann einen Moment dauern.

Anschließend finden Sie die Belege je nach Einstellung und Belegart im Rechnungseingangsbuch und in der Belegarbeitsliste wieder.

Belege direkt ins Rechnungseingangsbuch importieren

Hiermit können Sie nur einzelne Rechnungen hochladen. Diese Vorgehensweise eignet sich nicht für einen Massenimport.

Wählen Sie Finanzen > Verbindlichkeiten > Rechnungseingangsbuch bzw. im neuen Menüband Finanzen > Rebu > Rechnungserfassung.

Per Drag & Drop können Sie die Datei an einen beliebigen Ort im Formular ziehen, um sie hochzuladen.

Um Rechnungen einzeln hochzuladen, wählen Sie Hinzufügen oder wählen Aus Teamwork laden. Anschließend wählen Sie die Rechnung aus.

Anhand der OCR-Erkennung werden einige Daten bereits automatisch ausgefüllt. Bitte prüfen Sie diese nach, da nicht jede Rechnung einwandfrei erkannt werden kann. Anschließend können Sie direkt mit der Rechnungsprüfung, -freigabe und -buchung fortfahren.

Belege scannen

Papierbelege sollten Sie mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi scannen. Belege, die Sie bereits in elektronischer Form erhalten haben, können Sie direkt digital weiterverarbeiten.

Belegtrennung

Mithilfe der von Scopevisio zur Verfügung gestellten Deckblätter können Sie die einzelnen Belege voneinander abgrenzen. Der OCR-Scan erkennt die Deckblätter, teilt die Datei wieder in die einzelnen Belege auf und in der Belegarbeitsliste wird die Belegart Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg vermerkt.

Auf diese Weise können Sie all Ihre Belege zu einem Stapel zusammenlegen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie vor jeden neuen Beleg ein Deckblatt mit der entsprechenden Bezeichnung legen; z. B. das Deckblatt mit der Aufschrift Deckblatt für Eingangsrechnungen vor die einzuscannende Eingangsrechnung. Besteht eine Rechnung aus mehreren Seiten, legen Sie die Blätter hintereinander und trennen Sie die Rechnung nach der letzten Seite durch ein entsprechendes Deckblatt von dem nächsten Beleg.

Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass die Deckblätter im Hochformat eingescannt werden.

Möchten Sie ohne den Einsatz der Deckblätter arbeiten, können Sie einfach unbeschriftete Blätter zwischen die einzelnen Belege legen. Wählen Sie in den Einstellungen Rechnungseingangsbuch aus, ob die automatische Trennung nach einer Leerseite oder nach zwei Leerseiten (Empfohlen für Faxe mit Duplex-Scan-Funktion) stattfinden soll.

Deckblätter für die Belegtrennung

Scopen Sie Funktionen / Deckblätter und wählen Sie Einstellungen Rechnungseingang.

Im Abschnitt Automatische Belegtrennung markieren Sie die Erkennung vordefinierter Deckblätter mit einem Haken und wählen den Link Deckblätter herunterladen. Dann speichern Sie die Deckblätter und drucken sie aus.

Legen Sie das passende Deckblatt auf den Stapel der Rechnungen, die Sie einscannen. Die OCR-Erkennung erkennt die Deckblätter, teilt die Datei wieder in die einzelnen Belege auf und in der Belegarbeitsliste wird die Belegart Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg vermerkt.

Getrennte Belege per E-Mail übertragen

Wenn Sie das PDF Dokument, mit dem E-Mail-Betreff [Beleg] nun an Scopevisio senden, erscheinen Ihre Belege getrennt in der Belegarbeitsliste und können einzeln verarbeitet werden.

Belege vom Scanner direkt in Scopevisio übertragen

Die Hardware-Lösung in Verbindung mit Scannern der Marke Fujitsu (ScanSnap ix 100 oder ix 500) und der der App ScanToScopevisio wird nicht länger angeboten, bisherige Nutzer können dies natürlich weiterhin verwenden.
Von modernen Scannern können Sie einfach das Belegbild an eine eingerichtete E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen senden.

Belege per Ordner-Synchronisierung hochladen

Scannen oder speichern Sie Ihre Belege in einen Ordner, den Sie mit Scopevisio synchronisieren.

Upload-Ordner einrichten

Legen Sie auf Ihrem Desktop oder anderen Ort auf C:\ einen neuen Ordner an und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z. B. "Eingangsrechnungen".

Hinweis: Die Dokumente werden nur hochgeladen, wenn Sie in Scopevisio angemeldet sind.

Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen

Folgen Sie dem Pfad Systemmenü (S-Icon oben links) > Systemadministration > DMS Teamwork: Einstellungen bearbeiten und scrollen Sie nach unten bis zum Punkt Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen. Hier können Sie bis zu zehn Ordner auf Ihrem Computer wählen, deren Inhalte Sie zu Teamwork hochladen möchten.

Die Bezeichnung der Verknüpfung können Sie selbst wählen.
Über den Link Verzeichnis ändern wählen Sie den zu synchronisierenden-Ordner von Ihrem System aus. Hat der Ordner Unterordner, werden automatisch in Teamwork entsprechende Untersammlungen angelegt.
Über den Link Sammlung auswählen bestimmen Sie, in welche Sammlung Inhalte dieses Ordners hochgeladen werden sollen.
Stellen Sie die Dokumentenart ein, hier Buchhaltungsbelege. Die Beleg-PDFs werden direkt in die Belegarbeitsliste geladen.
In dem Datenfeld Ausschluss-Liste können Sie Dateinamen oder -endungen eintragen, die sich in dem Upload-Ordner befinden, aber nicht zu Teamwork hochgeladen werden sollen. Tragen Sie den vollständigen Dateinamen ein, um eine Datei auszuschließen (z.B. thumbs.db) und/oder die auszuschließenden Dateiendungen mit *. davor (z.B. *.ini, *.csv). Trennen Sie die Einträge mit Komma.
Sie können die Verknüpfung aktivieren oder deaktivieren.
Klicken Sie auf [Ordner 1], um weitere Ordner mit weiteren Teamwork-Sammlungen zu synchronisieren.

Belege per E-Mail hochladen

Über eine persönliche E-Mail-Adresse können Sie Belege per E-Mail importieren.

Hierbei adressieren Sie eine E-Mail an Ihre persönliche E-Mail-Adresse, wie unter dem obigen Link beschrieben. In die Betreffzeile schreiben Sie [AR] für Ausgangsrechnung, [ER] für Eingangsrechnung oder [Beleg] für Sonstigen Beleg und hängen die Belege an. Diese erscheinen dann unter den passenden Kategorien in Ihrer Belegarbeitsliste.

Verwenden Sie eventuell die Scan-to-Mail-Funktion Ihres Scanners. Sie können auf diese Weise veranlassen, dass der Scanner Ihre Eingangsbelege automatisch an Scopevisio sendet und die Belegarten richtig zuordnet.