Belegimport

Die Funktion importiert buchungsbegründende Dokumente. Sie ist vor allem geeignet, wenn immer wieder kleinere Mengen an gescannten Papierdokumenten verarbeitet werden sollen.

Der Belegimport ist nicht direkt (sondern nur indirekt) mit dem DMS Teamwork verknüpft. Er ist nicht geeignet um

Belegimport hinzufügen

Über Organisation > OpenScope > Belegimport können Sie einen neuen Belegimportlauf hinzufügen.

Sie können dem Stapel einen Namen geben, Danach legen Sie fest, welche Belegart sie importieren. Pro Import sollten nur Dokumente der gleichen Belegart importiert werden.

Eingangsrechnungen werden im Rechnungseingangsbuch und der Belegarbeitsliste weiter verarbeitet.
Ausgangsrechnungen werden nur in der Belegarbeitsliste (BAL) sichtbar, das gilt auch für sonstige Belege.

Zum Schluss können Sie dem Import noch eine Notiz beifügen. Diese Notiz wird beim Buchen in der Belegarbeitsliste angezeigt.

Achten Sie auf die korrekte Klassifizierung, sonst gelangen Belege, die keine Eingangsrechnung sind, ungewollt in das Rechnungseingangsbuch.

Korrekturrechnungen (“Gutschriften”) eines Lieferanten sind Eingangsrechnungen.
Gutschriften eines Kunden für Ihre Leistungen (z. B. Provisionsgutschriften) sind Ausgangsrechnungen.

Ziehen Sie die Rechnungen aus ihrem Speicherort auf den Bereich Dokumente hochladen (drag & drop) (1) oder klicken Sie in den Bereich, um Belege aus einem lokalen Verzeichnis zu holen. Hierbei können Sie mehrere Dokumente dem Belegimport zuweisen. Über den Button Teamwork können Sie auch auf im DMS abgelegte Dokumente zugreifen.

Warten Sie kurz bis alle Dokumente unter (2) sichtbar sind und nutzen den aktiven Button Hochladen (3).

Vor dem Hochladen dürfen Sie die Dokumente am originalen Speicherort nicht verschieben oder löschen!

Hochgeladene Belege werden jetzt im unteren Bereich als “unbearbeitete Dokumente” gelistet (4).

Eine einzelne Datei darf das Größenlimit von 20 MB nicht überschreiten. Es ist empfehlenswert, die Gesamtanzahl bei 20 bis 30 Dokumenten zu belassen (je nach Größe).

Wählen Sie Speichern und Job starten (5), um die Belege zu verarbeiten. Dieser Prozess ist unabhängig von Ihrem Client, so können das Formular schliessen und anderweitig arbeiten oder Scopevisio ganz beenden.

Anschließend finden Sie die Belege je nach Einstellung und Belegart im Rechnungseingangsbuch und in der Belegarbeitsliste wieder.

Belege per Rechnungseingangsbuch importieren

Hiermit können Sie einzelne Eingangsrechnungen hochladen. Diese Vorgehensweise eignet sich nicht für einen Massenimport. Mehr dazu unter Belege ins Rechnungseingangsbuch importieren.

Belege per Ordner-Synchronisierung hochladen

Scannen oder speichern Sie Ihre Belege in einen Ordner, den Sie mit Scopevisio synchronisieren.

Upload-Ordner einrichten

Legen Sie auf Ihrem Desktop oder anderen Ort auf C:\ einen neuen Ordner an und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z. B. "Eingangsrechnungen".

Um die dauerhafte, userunabhängige Synchronisation sicherzustellen, kann ggf. ein technischer User (lizenzpflichtig) verwendet werden.

Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen

Folgen Sie dem Pfad Systemmenü (S-Icon oben links) > Systemadministration > DMS Teamwork: Einstellungen bearbeiten und scrollen Sie nach unten bis zum Punkt Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen. Hier können Sie bis zu zehn Ordner auf Ihrem Computer wählen, deren Inhalte Sie zu Teamwork hochladen möchten.

Die Bezeichnung der Verknüpfung können Sie selbst wählen.
Über den Link Verzeichnis ändern wählen Sie den zu synchronisierenden-Ordner von Ihrem System aus. Hat der Ordner Unterordner, werden automatisch in Teamwork entsprechende Untersammlungen angelegt.
Über den Link Sammlung auswählen bestimmen Sie, in welche Sammlung Inhalte dieses Ordners hochgeladen werden sollen.
Stellen Sie die Dokumentenart ein, hier Buchhaltungsbelege. Die Beleg-PDFs werden direkt in die Belegarbeitsliste geladen.
In dem Datenfeld Ausschluss-Liste können Sie Dateinamen oder -endungen eintragen, die sich in dem Upload-Ordner befinden, aber nicht zu Teamwork hochgeladen werden sollen. Tragen Sie den vollständigen Dateinamen ein, um eine Datei auszuschließen (z.B. thumbs.db) und/oder die auszuschließenden Dateiendungen mit *. davor (z.B. *.ini, *.csv). Trennen Sie die Einträge mit Komma.
Sie können die Verknüpfung aktivieren oder deaktivieren.
Klicken Sie auf [Ordner 1], um weitere Ordner mit weiteren Teamwork-Sammlungen zu synchronisieren.

Belege per E-Mail hochladen

Über eine persönliche E-Mail-Adresse können Sie Belege per E-Mail importieren.

Hierbei adressieren Sie eine E-Mail an Ihre persönliche E-Mail-Adresse, wie unter dem obigen Link beschrieben. In die Betreffzeile schreiben Sie [AR] für Ausgangsrechnung, [ER] für Eingangsrechnung oder [Beleg] für Sonstigen Beleg und hängen die Belege an. Diese erscheinen dann unter den passenden Kategorien in Ihrer Belegarbeitsliste.

Verwenden Sie eventuell die Scan-to-Mail-Funktion Ihres Scanners. Sie können auf diese Weise veranlassen, dass der Scanner Ihre Eingangsbelege automatisch an Scopevisio sendet und die Belegarten richtig zuordnet.