Belege scannen

Papierbelege sollten Sie mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi scannen.

Das sogenannte “ersetzende Scannen” mit Vernichtung des originalen Papierbelegs setzt eine entsprechende Verfahrensdokumentation voraus. Fragen Sie hierzu Ihren Scopevisio Berater.

Belegtrennung einrichten

Mithilfe der von Scopevisio zur Verfügung gestellten Deckblätter können Sie die einzelnen Belege voneinander abgrenzen. Der OCR-Scan erkennt die Deckblätter, teilt die Datei wieder in die einzelnen Belege auf und in der Belegarbeitsliste wird die Belegart Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg vermerkt.

Auf diese Weise können Sie all Ihre Belege zu einem Stapel zusammenlegen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie vor jeden neuen Beleg ein Deckblatt mit der entsprechenden Bezeichnung legen; z. B. das Deckblatt mit der Aufschrift Deckblatt für Eingangsrechnungen vor die einzuscannende Eingangsrechnung. Besteht eine Rechnung aus mehreren Seiten, legen Sie die Blätter hintereinander und trennen Sie die Rechnung nach der letzten Seite durch ein entsprechendes Deckblatt von dem nächsten Beleg.

Achten Sie darauf, dass die Deckblätter im Hochformat eingescannt werden.

Möchten Sie ohne den Einsatz der Deckblätter arbeiten, können Sie einfach unbeschriftete Blätter zwischen die einzelnen Belege legen. Wählen Sie in den Einstellungen Rechnungseingangsbuch aus, ob die automatische Trennung nach einer Leerseite oder nach zwei Leerseiten (Empfohlen für Faxe mit Duplex-Scan-Funktion) stattfinden soll.

Deckblätter für die Belegtrennung

In den Einstellungen des Rechnungseingangs können Sie Vorbelegungen zu Deckblättern .

Im Abschnitt Belegtrennung aktivieren Sie die Erkennung vordefinierter Deckblätter mit einem Haken und wählen den Link Deckblätter herunterladen. Dann speichern Sie die Deckblätter und drucken sie aus.

Legen Sie das passende Deckblatt auf den Stapel der Rechnungen, die Sie einscannen. Die OCR-Erkennung erkennt die Deckblätter, teilt die Datei wieder in die einzelnen Belege auf und in der Belegarbeitsliste wird die Belegart Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg vermerkt.

Per Deckblatt getrennte Belege durch E-Mail übertragen

Wenn Sie das PDF-Dokument, mit dem E-Mail-Betreff [Beleg] nun an Scopevisio senden, erscheinen Ihre Belege getrennt in der Belegarbeitsliste bzw. im Rechnungseingangsbuch und können einzeln verarbeitet werden.

PDF-Belege vom Scanner direkt an Scopevisio übertragen

Die Hardware-Lösung in Verbindung mit Scannern der Marke Fujitsu (ScanSnap ix 100 oder ix 500) und der der App ScanToScopevisio wird nicht länger angeboten, bisherige Nutzer können sie weiterhin verwenden.

Von modernen Scannern können Sie einfach das Belegbild an eine eingerichtete E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen senden (siehe E-Mail-Adressen der Gesellschaft).