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Datenquellen

Owned by Peter SchĂśll
Last updated: Feb. 14, 2024 by Rainer GĂśbbels
3 min read

Nutzen Sie Scopevisio als Datenquelle in Verbindung mit Microsoft Power BI, Excel oder anderen Reporting-Programmen und erstellen Sie Reports, Pivot-Tabellen und Diagramme. Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen bietet Ihnen Scopevisio damit die MÜglichkeit, neben den integrierten, vordefinierten Berichten weitere, selbst definierte Reports einzurichten. 

Sie kÜnnen z.B. Ihre gewohnten Excel- Auswertungen und Pivot-Tabellen, die Sie als Controlling-Instrumente einsetzen, mit Echtdaten aus Scopevisio weiterverwenden. Aber auch zusätzliche, ganz individuelle Berichte, z.B. fßr das Projektcontrolling oder fßr Forecasts, sind damit kein Problem. 

Die Quelldaten lassen sich automatisch aktualisieren, nachdem die VerknĂźpfung zwischen Scopevisio und Ihrem Controlling-Tool einmal eingerichtet ist.

Auch kĂśnnen Sie direkt aus Scopevisio auf Ihre mit BI erstellten Controlling-Berichte zugreifen - mehr dazu hier.

Berechtigungen einstellen

Um mit Datenquellen arbeiten zu kĂśnnen, sind zwei Berechtigungen notwendig:

  1. Das allgemeine Recht, Datenquellen zu verwenden,

  2. sowie das Recht auf die konkreten Objekte, die Sie als Datenquelle einsetzen mĂśchten, z. B. Journal oder Angebote usw.

Diese Berechtigungen sind den Benutzerprofilen zugeordnet. Sie finden sie unter Systemmenü → Systemadministration → Benutzer → Profile für Benutzer verwalten. 

Allgemeine Berechtigung fĂźr Datenquellen

Um das Datenquellen-Recht an Mitarbeiter zu vergeben, empfiehlt es sich, ein Profil zu erstellen, das ausschließlich dieses eine Recht enthält.

Um Datenquellen fĂźr andere Benutzer freizuschalten benĂśtigen Sie Administratorrechte.

  1. Hierfür wählen Sie Global → Systemadministration → Profile und Rechte der Benutzer verwalten

  2. Klicken Sie auf HinzufĂźgen.

  3. Vergeben Sie eine Bezeichnung fĂźr das neue Profil, bspw. Datenquellen.

  4. Schalten Sie nun das Recht zum Anzeigen und Bearbeiten fĂźr Datenquellen ein.

    1. Es erscheint der neue MenĂźpunkt Datenquellen unter dem Punkt OpenScope.

 

 

Datenquellenrecht zuweisen

 

  1. Öffnen Sie Global → Systemadministration → Benutzerverwaltung → Benutzer verwalten.

  2. Wählen Sie den Benutzer mit einem Doppelklick aus, an den Sie die Berechtigung vergeben mÜchten.

  3. Anschließend tragen Sie in der Spalte Profil Datenquellen ein.

    1. Eventuell geben Sie dann in der letzten Spalte noch an, fĂźr welche Gesellschaft die Berechtigung gelten soll. Speichern Sie Ihre Angaben.

 

Spezielle Berechtigungen fĂźr Datenquellen-Typen

Das Datenquellen-Recht alleine bedeutet lediglich, dass die MĂśglichkeit des Exports von Informationen direkt in Excel fĂźr den Benutzer freigeschaltet ist. Auf welche Informationen aus dem System der Benutzer zugreifen kann, muss in gesonderten Berechtigungskombinationen eingestellt werden. Das bedeutet: Der Mitarbeiter benĂśtigt das passende Benutzerprofil (falls er es noch nicht hat)

  1. Öffnen Sie Systemmenü → Systemadministration → Benutzerverwaltung → Benutzer verwalten.

  2. Wählen Sie den Benutzer mit einem Doppelklick aus, an den Sie die Berechtigung vergeben mÜchten und weisen Sie die Anwendung, das Profil und die Gesellschaft genauso zu, wie oben beschrieben.

Datenquelle einrichten

  1. Klicken Sie auf OpenScope → Datenquellen.

  2. Erstellen Sie eine neue Datenquelle, indem Sie auf Neu klicken.

    1. Sie können auch eine ähnliche, vorhandene Datenquelle markieren und Duplizieren, um dann die notwendigen Änderungen vorzunehmen.

    2. Es Üffnet sich das Geschäftsobjekt Geschäftsobjekt Datenquelle.

    3. Hier legen Sie zunächst Einstellungen zum Datenquellenabruf fest, z. B. den Zeitraum, fßr den die Informationen abgerufen werden sollen.

    4. Vergeben Sie ein beliebiges Passwort und einen Benutzernamen. Diese Authentifizierung wird dann bei jedem erneuten Abruf der Daten abgefragt.

  3. Nutzen Sie den Link Spalten konfigurieren, um die zu importierenden Informationen zu bestimmen.

  4. Unter dem Geschäftsobjekt Journal kÜnnen Sie den Bericht konfigurieren, den Sie erstellen mÜchten.

  5. Aktivieren Sie die Datenquelle (siehe Screenshot) und speichern Sie Ihre Eingaben.

  6. Nach dem Speichern kÜnnen Sie durch Klicken auf das Symbol neben dem Datenquellen-Link (im obigen Screenshot markiert) diesen in die Zwischenablage kopieren.

Vorgehen in Excel

Bitte beachten Sie, dass Sie die Datenquellen anders als im folgenden Video dargestellt im neuen Menüband unter Organisation → OpenScope → Datenquellen finden.

Einbinden in Power BI

Genauso einfach wie bei Excel kĂśnnen Sie die Datenquellen auch mit Microsoft Power BI Datenquellen einbinden und nutzen. Dort stehen Ihnen sogar noch mehr Funktionen fĂźr das individuelle Reporting zur VerfĂźgung.

Wie Sie eine Datenquelle in Power BI einbinden, zeigt Ihnen unser Kollege. Bitte beachten Sie auch hier, dass Sie die Datenquellen anders als im folgenden Video dargestellt im neuen Menüband unter Organisation → OpenScope → Datenquellen finden.

Mehr Infos zu Power BI und der Nutzung mit Scopevisio finden Sie hier.

Mehrere Datenquellen zusammenfĂźhren

Im externen Reporting lassen sich grundsätzlich unbegrenzt viele Datenquellen einbinden. Sie kÜnnen z. B. in Tabelle 1 Daten ßber Abrechnungsbelege und in Tabelle 2 Projektdaten laden, um diese dann in Tabelle 3 zu einer Auswertung zu kompilieren, die die Informationen aus den verschiedenen Datenquellen zueinander in Beziehung setzt. Es ist sogar mÜglich, die Daten mit anderen Datenquellen, z.B. Excel-Dateien aus Teamwork DMS zu verbinden.

Damit gibt Ihnen Scopevisio ein sehr mächtiges Auswertungstool fßr Ihr Unternehmenscontrolling an die Hand.

Einen kurzen Überblick über das Datenmodell von Scopevisio und wie Sie damit beim externen Reporting umgehen, gibt es hier: