Datenquellen

Nutzen Sie Scopevisio als Datenquelle in Verbindung mit Microsoft Power BI, Excel oder anderen Reporting-Programmen und erstellen Sie Reports, Pivot-Tabellen und Diagramme.
Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen bietet Ihnen Scopevisio damit die Möglichkeit, neben den integrierten, vordefinierten Berichten weitere, selbst definierte Reports einzurichten.

Sie können Ihre gewohnten Excel- Auswertungen und Pivot-Tabellen, die Sie als Controlling-Instrumente einsetzen, mit Echtdaten aus Scopevisio weiterverwenden. Aber auch zusätzliche, ganz individuelle Berichte für das Projektcontrolling oder für Forecasts, lassen sich realisieren.

Die Quelldaten werden automatisch aktualisiert, nachdem die Verknüpfung zwischen Scopevisio und Ihrem Controlling-Tool einmal eingerichtet ist. Zusätzlich können Sie direkt aus Scopevisio auf Ihre mit BI erstellten Controlling-Berichte zugreifen - mehr dazu hier.

Datenquellen und Berechtigungen

Datenquellen bilden eine Brücke aus den Scopevisio-Daten nach außen. Damit an dieser Stelle keine unzulässigen Zugriffe erfolgen, sind zunächst beim Einrichten der Datenquelle zwei Berechtigungen notwendig. Der Benutzer muss zur Anlage der Datenquelle

zum einen das Recht für das Formular Datenquelle selbst haben (in den Profilen der Anwendung Finanzen, im Standard abgeschaltet).

zum anderen das Recht auf den konkreten Bereich (z. B. das Journal) haben.

Wir empfehlen für die Zuweisung des Rechts Datenquelle ein gesondertes Profil zu verwenden, in dem alle anderen Rechte abgeschaltet sind (hier mehr zur: Profilverwaltung). So kann dies eindeutig zugewiesen werden.

Datenquelle einrichten

Klicken Sie auf zunächst OpenScope > Datenquellen. Sie gelangen in die Übersicht der Datenquellen.
Die folgende Beschreibung orientiert sich am Beispiel einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA).

Während Neu, Bearbeiten und Entfernen selbsterklärend sind, müssen Sie zum Duplizieren einer Datenquelle diese zunächst Markieren.

Über Neu gelangen wir in das Formular Datenquelle und betrachten das gleichnamige Geschäftsobjekt Datenquelle.

Wählen Sie zunächst den Datenquellentyp, also den Bereich aus dem Daten abgerufen werden sollen. Welches (Lese-)Recht Sie für den Bereich benötigen, wird angezeigt.
Geben Sie der Datenquelle eine sinnvolle Bezeichnung.
Bestimmen das Format in dem Daten bereit gestellt werden. Lesen Sie hierzu auch den Artikel zu Darstellungsproblemen.
Über Konfigurieren legen Sie die Benutzer fest.
Wenn Sie einen Benutzer als “Scopevisio-Benutzer” kennzeichnen, entspricht das Passwort dem Scopevisio-Login. Wenn Sie einen anderen Benutzer anlegen, achten Sie auf die Vergabe eines sicheren Passworts. Klicken Sie nach Eingabe von Benutzername und Passwort auf Hinzufügen.
Über dieses drop-down können Sie die Datenquelle als ganzes deaktivieren, anstatt sie zu löschen.
Die Datenquelle muss initial aktiviert werden. Speichern Sie danach.
Über den Link “Spalten konfigurieren” sehen Sie die Daten spaltenweise aufbereitet. Sie können an dieser Stelle bereits Spalten abwählen und dem Gebot der Datensparsamkeit Rechnung tragen.
Das Beispiel Spreadsheet bietet eine kurze Vorschau auf ihre Daten und beinhaltet nicht alle Datensätze.
Über den Datenquellen-Link verbinden Sie die Datenquelle mit MS Excel oder anderen Anwendungen.

Im unteren Bereich des Formulars können Sie noch den Datenzeitraum eingrenzen (1).

Bei unserer Journal-Datenquelle kann direkt eine Berichtsgliederung (2) mitgegeben werden, genauso wie Einstellungen zu Kostendimensionen (3) und Stornobuchungen (4).

Vorgehen in Excel

Nach dem Einbinden des Datenquellen-Links als “Daten aus dem Web” kann in Excel mit der Pivot-Funktion in wenigen Klicks diese BWA erzeugt werden, die sich über Aktualisieren immer die aktuellen Daten aus Scopevisio zieht.

Das ganze ist noch in folgendem Video (Datenquelle einbinden) erläutert, bitte beachten Sie, dass Sie die Datenquellen, anders als dargestellt, unter unter Organisation > OpenScope > Datenquellen finden.

Einbinden in Power BI

Genauso einfach wie bei Excel können Sie die Datenquellen auch mit Microsoft Power BI Datenquellen einbinden und nutzen. Dort stehen Ihnen sogar noch mehr Funktionen für das individuelle Reporting zur Verfügung.

Wie Sie eine Datenquelle in Power BI einbinden, zeigt Ihnen unser Kollege. Bitte beachten Sie auch hier, dass Sie die Datenquellen anders als im folgenden Video dargestellt im neuen Menüband unter Organisation → OpenScope → Datenquellen finden.

Mehr Infos zu Power BI und der Nutzung mit Scopevisio finden Sie hier.

Mehrere Datenquellen zusammenführen

Im externen Reporting lassen sich grundsätzlich unbegrenzt viele Datenquellen einbinden. Sie können z. B. in Tabelle 1 Daten über Abrechnungsbelege und in Tabelle 2 Projektdaten laden, um diese dann in Tabelle 3 zu einer Auswertung zu kompilieren, die die Informationen aus den verschiedenen Datenquellen zueinander in Beziehung setzt. Es ist auch möglich, die Daten mit anderen Datenquellen, z.B. Excel-Dateien aus Teamwork DMS zu verbinden.