ScanToScopevisio

Mit einem Fujitsu-Scanner des Typs ScanSnap iX100 oder iX500 können Sie Visitenkarten, Belege und andere Dokumente direkt in Scopevisio hineinscannen.

Das bedeutet z. B. für den Upload von Eingangsrechnungen oder die Erfassung von Visitenkarten eine große Zeit- und Arbeitsersparnis.

Mit der kleinen Anwendung ScanToScopevisio können Sie diese neue Upload-Möglichkeit für sich arbeiten lassen.

Nachdem Sie die Anwendung erhalten haben, speichern Sie sie in einen Ordner und starten sie mit einem Doppelklick, um sie zu installieren.

Programme installieren

Als Erstes installieren Sie bitte die mit Ihrem Scanner mitgelieferte ScanSnap-Software von der DVD aus.

Anschließend installieren Sie ScanToScopevisio mit einem Doppelklick auf die Datei.

Dokumente an Kontakten speichern

Scannen Sie ein Dokument. Es erscheint das abgebildete Fenster. Sie können direkt ein weiteres Dokument scannen.

Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Scan beenden.

Im nächsten Bildschirm können Sie wählen, ob Sie das Dokument an einem Kontakt, in Ihrem Rechnungseingangsbuch (ReBu), an einem Projekt, an einer Aufgabe oder in Ihrem DMS Teamwork speichern möchten.

Markieren Sie Ihr Dokument und klicken Sie auf die gewünschte Option.

Hier wählen wir als Beispiel ScanToKontakt. Markieren Sie das gescannte Dokument und wählen Sie ScanToKontakt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen Kontakt auswählen oder anlegen können, an dem Sie das Dokument hinterlegen möchten.

Falls Sie mit mehreren Gesellschaften arbeiten, können Sie vorher über den Button Gesellschaft wechseln die passende Gesellschaft auswählen.

Mit einem Klick auf Senden wird das Dokument am ausgewählten Scopevisio-Kontakt gespeichert.

Sie können sich vergewissern, indem Sie in Scopevisio den Kontakt öffnen und im Geschäftsobjekt Teamwork Dokumente nachschauen.

Dokumente in Rechnungseingangsbuch, Teamwork, Projekt oder Aufgabe scannen

Das Scannen ins Rechnungseingangsbuch, in Teamwork, in ein Projekt oder in eine Aufgabe funktioniert nach genau demselben Prinzip.

Visitenkarten scannen

Zusammen mit der ScanSnap-Software wurde auch eine kleine Anwendung namens CardMinder installiert. Diese liest und speichert Ihre gescannten Visitenkarten direkt beim Scannen.

Neue Datenbank anlegen

Unter Umständen muss vorher eine CardMinder-Datenbank angelegt werden. Starten Sie CardMinder und wählen Sie das Programmsymbol ganz oben links im CardMinder-Bildschirm, um das folgende Menü zu öffnen. Wählen Sie Neue Datenbank. Es öffnet sich ein Explorerfenster. Hier geben Sie der Datenbank einen Namen und wählen OK.

Visitenkarten verarbeiten

Das Programm CardMinder öffnet sich mit dem unten abgebildeten Bildschirm. Unterhalb der Visitenkarten-Darstellung werden die erkannten Kartendaten in Datenzeilen angezeigt.

Eventuell sollten Sie diese noch kontrollieren und korrigieren, da je nach Schriftart, Grafik und Druckqualität nicht jede Vorlage korrekt erkannt wird.

Visitenkarten in Scopevisio importieren

Markieren Sie die zu speichernden Datenzeilen (1) und wählen Sie Ausgabedatei (2).

Als Exportformat empfiehlt sich vcf; dieses lässt sich leicht in andere Anwendungen importieren.

Die Ausgabedatei speichern Sie in einem Ordner Ihrer Wahl.

Die gespeicherten Visitenkarten im vcf-Format ziehen Sie aus Ihrem Speicherordner mit der Maus auf die Titelleiste von Scopevisio und legen sie dort ab. Ihre Visitenkartendaten werden ohne Erfassungsaufwand ins Scopevisio Kontaktmanagement übernommen.