Office Connector

Was ist der Office Connector?

Über den MS Office Connector haben Sie vollen Zugriff auf Ihre Scopevisio-Daten innerhalb der gewohnten MS Office-Anwendungen.

Umgekehrt eröffnet er die Möglichkeit, Dateien aus der Office-Anwendung direkt, ohne lokales Zwischenspeichern, zu Scopevisio hochzuladen. Der Datei-Overhead sinkt, Informationen fließen in Echtzeit, Versionsprobleme entfallen und die Produktivität wächst.

Nutzen Sie den Office Connector um Ihre Microsoft Office Desktop-Anwendungen (Outlook, Excel, Word, Powerpoint) mit Scopevisio zu verknüpfen. Die kostenlosen Browser-Anwendungen von Office Online funktionieren nicht mit dem Office Connector.

Vorteile des Office Connectors im Überblick

• MS Office-Integration der Scopevisio-Anwendung

• Stammdaten aus Scopevisio können in MS Office-Anwendungen selektiert und weiterverarbeitet werden

• Zahlreiche zeit- und kostensparende Funktionen

• Serienbrief in MS Word

• Weiterverwendung der etablierten Reports in MS-Excel

• Newsletter-Versand über MS Outlook an selektiven Empfängerkreis

• Aus Outlook-Terminen Zeiteinträge in Scopevisio-Projekten erstellen

• Aus E-Mails per Knopfdruck Aufgaben erstellen

• Anforderungen aus dem MS Office-Alltag rekrutieren sich aus EINER Anwendung („Scopevisio-Reiter“ in Ribbon-Bar) mit nur EINER Datenherkunft

• Keine separaten Insel-Lösungen, Excel- oder Verteiler-Listen außerhalb der Scopevisio-Datenbank mehr erforderlich

Hinweis zu Berechtigungen

Hinweis zu den Berechtigungen: Wenn Sie ein Dokument an einem Kontakt speichern, dann ist es für Benutzer sichtbar, die das Recht haben, auf diesen Kontakt zuzugreifen. Gleiches gilt, wenn Sie ein Dokument an einem Projekt oder in einer Sammlung speichern: Das Dokument erbt die Berechtigungen, die für das betreffende Projekt bzw. die Sammlung gelten. So ist eine konsistente Rechteverwaltung gewährleistet.

Intuitive Bedienung

Die Symbole des Office Connectors sind zumeist auf den ersten Blick verständlich. Zusätzlich ist jedes Symbol mit einem QuickInfo-Text unterlegt, der eingeblendet wird, wenn Sie mit der Maus kurz auf dem betreffenden Symbol verharren.

Als Beispiel sehen Sie unten einen Ausschnitt aus der Registerkarte Daten des Excel-Connectors, wo Sie die Möglichkeit haben, mit Daten aus dem Journal (1), dem Produktkatalog (2) oder der Zeiterfassung (3) zu arbeiten.

Systemvoraussetzungen

Für den Office Connector gelten folgende Systemvoraussetzungen:

• Microsoft Windows 7 und höher

• Microsoft Office 2010 und höher

Office Connector installieren

Den Office Connector können Sie 30 Tage lang kostenlos testen. Dazu tun Sie Folgendes:

Klicken Sie auf das Shop-Symbol und wählen Sie in der folgenden Abfrage Zum Shop. Dann markieren Sie in der Tabelle Anwendung testen die Zeile MS Office Connector und klicken auf den Button Jetzt testen und dann auf Weiter.

Einen Link zum Download finden Sie nun im Einrichtungsassistenten, den Sie im Menü über den Punkt Global aufrufen können. Im letzten Reiter Erste Schritte wurde unter der Überschrift Verbinden Sie Ihre Office Anwendungen mit Scopevisio nun ein Download-Link hinzugefügt, über den Sie das Add-In installieren können.

Neue Symbole im Menüband von Office

Nach der Installation hat das Menüband (Ribbon) Ihrer Office-Programme auf dem Start-Tab oben links eine neue Gruppe namens Scopevisio Connector mit zwei Schaltflächen, um den Scopevisio Connector oder die Scopevisio Anwendung zu starten.

Wenn Sie auf Scopevisio Connector klicken, öffnet sich ein Anmeldefenster, in dem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben. Wenn Sie über mehrerer Gesellschaften in Ihrer Scopevisio Instanz verfügen, können Sie im nächsten Bildschirm die Gesellschaft auswählen, in die Sie sich einloggen möchten.

Der Office Connector wird dann in Ihrer Office-Anwendung rechts angezeigt. Sie können ihn skalieren oder durch Ziehen mit der Maus an eine andere Stelle befördern.

Je nach Anwendung stehen ihnen  unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, die im Folgenden erläutert werden

Einstellungen im Office Connector

Word-, Excel- und Powerpoint-Einstellungen

Durch Klick auf das Einstellungssymbol öffnet sich ein Menü, in dem Sie bestimmen können, wie der Connector standardmäßig mit Ihren Dokumenten umgeht.

Outlook- und E-Mail-Einstellungen

Durch Klick auf das Einstellungssymbol öffnet sich ein Menü, in dem Sie bestimmen können, wie der Connector standardmäßig mit Ihren E-Mails umgeht.

Viele Anwender bevorzugen es, E-Mails nachträglich zuzuordnen, wie es im Abschnitt Outlook beschrieben wird. Bei einer automatischen Zuordnung besteht die Gefahr, dass bei längeren E-Mail-Konversationen mit vielen Beteiligten zu viele überflüssige Mails in Scopevisio übertragen werden und die Kontakt- oder Projektakten unübersichtlich machen.

Word

Übersicht über die Funktionen

Die einzelnen Tabs im Word Connector haben folgende Funktionen.

Tab Kontakte

Adresse in Brief einfügen

Angenommen, Sie möchten einen Brief an einen Kontakt schreiben, der in Scopevisio hinterlegt ist.

Sie öffnen Ihre Briefvorlage in Word und möchten die Adresse einfügen.

Hierzu geben Sie in das Suchfeld des Office Connector den Namen (oder auch nur einige Buchstaben des Namens) ein und klicken auf das Lupensymbol. In einer Trefferliste zeigt Scopevisio die gefundenen Kontakte an. Ziehen Sie die Datenzeile des Kontaktes auf den Brief oder wählen Sie das markierte Symbol.

Die Adresse wird an der Cursorposition in das gewünschte Dokument eingefügt.

Kontakt anzeigen

Mit einem Doppelklick auf eine Datenzeile können Sie die Einzelheiten des betreffenden Kontaktes einsehen.

Dokument am Kontakt speichern

Wenn Sie in Word ein Dokument erstellt haben, das einem Kontakt zugeordnet werden soll, markieren Sie den Kontakt im Connector und klicken auf den unten abgebildeten Button. Das Dokument wird in Scopevisio hochladen und am ausgewählten Kontakt gespeichert.

Beachten Sie die Hinweise unter "Dokument speichern" und "Versionierung".

Serienbrief schreiben

Sie können in Word einen Serienbrief erstellen, indem Sie die Kontaktdaten direkt aus Ihrem Scopevisio-Kontaktmanagement herausziehen.

Schreiben Sie zuerst den Brief und wählen Sie dann die Adressen aus. Mit einem Klick auf die unten gezeigte Schaltfläche öffnen Sie die Serienbrieffunktion des Office Connector.

Adressen auswählen

Es öffnet sich das folgende zweigeteilte Fenster.

1. In der Zeile mit dem Lupensymbol können Sie ein Suchkriterium eingeben, z. B. einen Ort.

2. Links werden dann die gefundenen Kontakte aufgeführt.

3. Diese können Sie mithilfe der Pfeilsymbole in der Mitte

4. in die Adressenliste rechts übernehmen.

5. Wählen Sie den Haken, um Ihre fertige Adressenliste zu übernehmen.

Sie können mehrere Kontakte mit der Maus markieren oder mit den geläufigen Tastenkombinationen STRG+Klick (einzelne markieren) und STRG+UMSCHALT (Bereich) arbeiten.

Serienbrief in Word fertigstellen

Nachdem Sie die ausgewählten Kontakte mit dem Häkchen-Button bestätigt haben, gelangen Sie zurück in Ihr Dokument. Automatisch wurde im Menüband von Word die Registerkarte Sendungen geöffnet. Der Button Empfänger auswählen zeigt die soeben ausgewählten Adressen an und erlaubt eine abschließende Prüfung des Verteilers.

Über den Button Seriendruckfeld einfügen können Sie nun mit Platzhaltern die Positionen von Adresse und Anrede bestimmen. Fügen Sie die über die Platzhalter die anzuzeigenden Informationen an die gewünschte Stelle in Ihrem Dokument ein.

Über den Button Vorschau Ergebnisse können Sie sich die eingefügten Daten anzeigen lassen.

Um den Serienbrief auszugeben, klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen. So werden alle Briefe in einem Dokument angezeigt

Dokument speichern

Wenn Sie auf den Button Dokument speichern klicken und noch kein Dokument dieses Namens in Teamwork vorhanden ist, erscheint folgende Abfrage.

Sie haben die Möglichkeit, ein neues Dokument zu erstellen oder das Dokument als PDF-Datei zu speichern. Den Namen können Sie ebenfalls bearbeiten. Durch Klick auf das Häkchen speichern Sie.

Versionierung

Wenn Sie auf den Button Dokument speichern klicken und bereits ein Dokument dieses Namens in Teamwork vorhanden ist, erscheint folgende Abfrage.

Sie haben die Möglichkeit, eine neue Version des vorhandenen Dokuments zu speichern, oder ein neues Dokument zu erstellen. Letzteres ist nicht zu empfehlen, denn dadurch entstehen Dubletten in Ihrem System. Besser ist es, das Dokument unter einem anderen Namen abzulegen. Durch Klick auf das Häkchen speichern Sie.

Tab Kampagnen

Wählen Sie eine Kampagne aus und ziehen Sie ihre Datenzeile mit der Maus auf Ihr Dokument. Oder klicken Sie den Button am unteren Rand des Connectors. Sie fügen damit die Rahmendaten der Kampagne in Ihr Dokument ein.

Tab Projekte

Ziehen Sie die Rahmendaten eines Projekts mit der Maus in Ihr Word-Dokument oder fügen Sie sie mit Klick auf den Button 1 ein.

Mit Klick auf den Button 2 können Sie das aktive Dokument dem ausgewählten Projekt zuordnen. Es erscheint dann in den Projektdokumenten.

Beachten Sie die Hinweise unter "Dokument speichern" und "Versionierung".

Tab Teamwork

1. Schalten Sie zwischen der Listen- und der Vorschau-Ansicht um.

2. Durch Klick auf das Ordnersymbol zeigen Sie Ihre Sammlungen an.

3. Ist diese Option aktiviert (gelb), werden nur Word-Dokumente angezeigt (das umfasst auch txt-, rtf- und andere mit Word kompatible Formate).

4. Über diesen Button öffnen Sie das im Connector ausgewählte Dokument in Word.

5. Über diesen Button speichern Sie das aktive Word-Dokument in Teamwork. Beachten Sie die Hinweise unter "Dokument speichern" und "Versionierung".

6. Erstellen Sie einen externen Link auf das aktive Dokument, wie im nächsten Schritt beschrieben.

Externen Link erstellen

Bei Klick auf den Link-Button im Tab Teamwork öffnet sich das folgende Dialogfeld.

Hier haben Sie dieselben Link-Optionen wie in der Desktop-Version von Teamwork. Wenn Sie Ihre Einstellungen festgelegt haben, wählen Sie das Häkchen unten links, um den Link zu erstellen und in Ihre Zwischenablage zu kopieren.

Excel

Die Excel-Funktionen des Office Connector ähneln in vieler Hinsicht jenen von MS Word. Nur anstelle des Tabs Kampagnen sehen Sie in Excel den Tab Daten.

Tab Kontakte

Sie können Kontakte anlegen (1) oder Kontaktdaten aus Scopevisio herunterladen (2-3). Oder Sie speichern das aktive Excel-Dokument am ausgewählten Kontakt (4).

Beachten Sie die Hinweise unter "Dokument speichern" und "Versionierung".

Tab Daten

1. Wählen Sie die gewünschten Daten aus.

2. Auf dieser Registerkarte finden Sie Journaldaten

3. Auf dieser Registerkarte finden Sie Produktdaten

4. Auf dieser Registerkarte finden Sie Zeiterfassungsdaten

5. Hiermit fügen Sie alle Daten (hier: Zeiteinträge) in das aktuelle Dokument ein.

6. Hiermit fügen Sie nur ausgewählte Daten (hier: Zeiteinträge) in das aktuelle Dokument ein.

Tabs Projekte und Teamwork

Wir verweisen auf die entsprechenden Erklärungen im Abschnitt "Word".

PowerPoint

Der Connector steht auch für PowerPoint zur Verfügung. Die Funktionen sind weitgehend identisch mit denen, die im Abschnitt "Word" erläutert wurden.

Outlook

Die Outlook-Funktionen des Connectors können Ihre Produktivität steigern. Besonders die Fähigkeit, E-Mails zuzuordnen und zu archivieren hilft Ihnen beim Führen Ihrer Akten und bei der Erfüllung Ihrer Dokumentationspflichten.

E-Mails zu Kontakten zuordnen

1. Aktivieren Sie den Tab Kontakte und ziehen Sie eine E-Mail aus Outlook darauf. Warten Sie einen Moment, bis Scopevisio passende Kontakte herausgesucht hat. Diese werden im Tabellenbereich aufgelistet. Ohne die Maustaste unterwegs loszulassen, ziehen Sie die Mail weiter auf den gewünschten Kontakt und legen sie dort ab, um sie diesem Kontakt direkt zuzuordnen.
   
   Ansonsten ordnen Sie E-Mails Kontakten zu, indem Sie Kontakte über das Suchfeld „scopen“, den gewünschten Kontakt markieren und die drei untenstehenden Buttons verwenden, nämlich:

2. Einen Kontakt anlegen

3. Eine E-Mail an den ausgewählten Kontakt schreiben

4. Die in Outlook ausgewählte E-Mail (rechtes Symbol) oder nur den E-Mail-Anhang (linkes Symbol) am ausgewählten Kontakt speichern. Dies sind vielleicht die meistgenutzten Funktionen des Office Connectors!

5. Wenn Sie Active Tracking einschalten, sehen Sie beim Durchklicken durch die Mails im Connector immer direkt den assoziierten Kontakt.

E-Mails zu Aufgaben oder Projekten zuordnen

Sinngemäß gilt hier dasselbe, wie im vorigen Abschnitt.

Aktivieren Sie je nachdem den Tab Aufgaben oder Projekte, scopen Sie die gesuchte Aufgabe bzw. das Projekt und wählen Sie einen der beiden abgebildeten Buttons, um entweder den E-Mail-Anhang oder die gesamte E-Mail dem gewünschten Element zuzuordnen.

Die E-Mail wird in Scopevisio gespeichert. und ist nun in der Aufgaben- oder Projektakte verfügbar.

Eine Aufgabe aus einer E-Mail erstellen

Häufig enthalten E-Mails Arbeitsaufträge. Über den Office Connector können Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe in Scopevisio anlegen.

Wählen Sie den Tab Aufgaben und klicken Sie auf den linken Button in der unteren Symbolleiste.

Aufgabe zuordnen und spezifizieren

Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie die Aufgabe genau spezifizieren und sogar an einen anderen Scopevisio-Benutzer delegieren können. Standardmäßig sind Sie selbst als Verantwortlicher für die Aufgabe eingetragen.

Ordnen Sie die Aufgabe z. B. einem Kontakt oder Projekt zu und vergeben Sie einen Status, eine Priorität und einen Fälligkeitstermin.

Sie können die ausgewählte E-Mail der Aufgabe zuordnen und mit einem Klick auf den Haken unten die Aufgabe in Scopevisio anlegen.

E-Mails werden in Outlook markiert

Eine Popup-Meldung informiert Sie, dass die E-Mail am Kontakt „veröffentlicht“ wird. Lassen Sie sich davon nicht irritieren: Nur wer berechtigt ist, den Kontakt zu sehen, kann die E-Mail lesen.

Sie können die zugeordneten E-Mails anschließend im Geschäftsobjekt E-Mails der Kontakte sehen.

E-Mails, die mithilfe des Connectors in Scopevisio veröffentlicht wurden, werden in Outlook mit einer entsprechenden Markierung versehen; siehe nachfolgende Abbildung.

Die farbigen Markierungen bedeuten:

• Hellgelb: In Teamwork veröffentlicht

• Dunkelgelb: An Kontakt gespeichert

• Rot: An Projekt gespeichert

• Lila: In Aufgaben veröffentlicht

Einstellungen für das Speichern von E-Mails und Anhängen

Über das Einstellungssymbol des Connectors können Sie bestimmen, ob E-Mails und/oder deren Anhänge automatisch, manuell oder gar nicht den Empfängern zugeordnet werden, soweit diese Empfänger in Ihrem Scopevisio-Kontaktmanagement angelegt und ihre E-Mail-Adressen hinterlegt worden sind.

Outlook-Termine in Scopevisio-Projekte speichern

Aktivieren Sie im Connector den Tab Projekte, wählen Sie die Kalenderfunktion von Outlook und ziehen Sie einen Termin mit der Maus auf ein ausgewähltes Projekt. Oder verwenden Sie die markierte Schaltfläche unten links. Auf diese Weise erstellen Sie aus einem Outlook-Zeiteintrag einen Scopevisio-Zeiteintrag, der in die Zeit- und Leistungsabrechnung und projektbezogenen Auswertungen mit einfließen kann.

Hinweis: Entscheidend für die Zuordnung von Outlook-Daten zu einem Projekt ist, dass die Projekt-ID in der E-Mail bzw. dem Zeiteintrag angegeben ist.

Tab Teamwork

Die Outlook-Funktionen dieses Tabs sind völlig analog zu den entsprechenden Funktionen in Word. Wir verweisen auf die Erklärungen im entsprechenden Abschnitt.