Outlook Connector

Den neuen Scopevisio Connector für Microsoft Outlook können Kunden nicht nur unter Windows, sondern auch mit MacOS und als Web-Add-In nutzen. Somit ist seine Funktionalität nicht nur auf ein Betriebssystem oder einen lokalen Rechner beschränkt, da man ihn aus jedem Webbrowser heraus mit MS Outlook aufrufen kann.

Emails Kontakten oder Projekten in Scopevisio zuordnen, Aufgaben in Scopevisio erstellen, Teamwork-Dokumente aus Outlook heraus freigeben - all dies ist möglich, ohne Scopevisio öffnen zu müssen.

Voraussetzungen

Die Nutzung des Connectors setzt außer einer gültigen Scopevisio-Volllizenz auch ein Konto bei MS Office 365 voraus.

Den Connector in Outlook abrufen

Klicken Sie in der Menüleiste von Outlook auf Add-Ins abrufen.

Open

Ein Fenster mit einer Suchmaske öffnet sich. Geben Sie dort "Scopevisio" ein und klicken Sie auf das angezeigte Ergebnis.

Open

Klicken Sie auf "Hinzufügen".

Nachdem der Connector hinzugefügt worden ist, können Sie das Fenster wieder schließen.

In der Menüleiste von Outlook sehen Sie nun den Aufruf des Scopevisio Connectors.

Die Anmeldung im Connector

Klicken Sie auf den Aufruf des Scopevisio Connectors. Dieser öffnet sich im rechten Randbereich von Outlook.

Geben Sie Ihre Anmeldedaten für Scopevisio ein. Dies ist ein einmaliger Vorgang.

Klicken Sie dann auf "Anmelden". Eine Verbindung zwischen Ihrem MS Office 365-Konto und Scopevisio wird hergestellt.

Nach erfolgreicher Anmeldung wählen Sie die gewünschte Gesellschaft aus (1), falls Sie als Benutzer in verschiedenen Gesellschaften angelegt sind. Alle Aktionen, die Sie aus dem Connector heraus tätigen, beziehen sich auf diese Gesellschaft. Durch das Ab- und Wiederanmelden (2) in einer anderen Gesellschaft können Sie diese wechseln.

Arbeiten mit dem Connector

Die mit den verschiedenen Menüpunkten verbundenen Aktionen beziehen sich in diesem Beispiel auf die T&S Service AG.

Die Einstellungen

Legen Sie zunächst fest, was Ihnen der Connector alles anzeigen soll. Gehen Sie dafür auf das kleine Zahnrad-Symbol.

Hier legen Sie Filter-Vorgaben für Aufgaben, Projekte und Teamwork-Dokumente fest. Speichern Sie Ihr Auswahl.

Kontakte

Im Menüaufruf "Kontakte" können Sie nach bestehenden Kontakten suchen (1), einen neuen Kontakt anlegen (2), oder mit der zuvor in Outlook ausgewählten Email (3) verschiedene Aktionen durchführen (4).

Wählt man "Dateianhänge zuordnen", werden die aus der in Outlook markierten Email angezeigt und können einzeln dem ausgewählten Kontakt zugeordnet werden.

Projekte

Wählen Sie "Projekte" aus, werden Ihnen die in Scopevisio angelegten Projekte angezeigt. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Dateianhänge der ausgewählten Email oder die Email selbst einem Projekt zuzuordnen.

Aufgaben

Klicken Sie aus dem Connector heraus auf "Aufgaben", so bekommen Sie bestehende Aufgaben angezeigt, denen Sie die Anhänge der ausgewählten Email oder die Email selbst zuordnen können (1). Ebenso ist es möglich, eine neue Aufgabe aus dem Outlook Connector heraus zu erstellen (2).

Teamwork

Rufen Sie mit einem Klick auf "Teamwork" die in Scopevisio angelegten Ordner auf. Im unteren Teil des Connectors werden die in einem ausgewählten Ordner liegenden Dokumente angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit, Freigabelinks zu erstellen oder zu bearbeiten, diese direkt per Email zu versenden oder das Dokument aus dem Connector heraus zu öffnen, ohne vorher den Scopevisio-Client geöffnet zu haben.

Teams

Benutzen Sie Teams und arbeiten Sie dort mit Teams, werden Ihnen diese nach Klick auf "Teams" angezeigt. Wählen Sie eines davon aus, werden die darin enthaltenen Kanäle aufgelistet.

Voraussetzung an die Anbindung zu Teamskanälen

Voraussetzung für die Anzeige der einzelnen Kanäle ist, dass Sie zuvor einmalig die Email-Adressen der Kanäle abgerufen haben.

Öffnen Sie dafür die Teams-Anwendung, gehen Sie auf die Teams (1), klicken Sie auf die drei Punkte eines beliebigen Kanales (2) und dann auf "E-Mail-Adresse abrufen" (3). Sie brauchen nichts weiter zu speichern, schließen Sie nur das Fenster.

Wiederholen Sie dies für alle Kanäle, die Sie über den Scopevisio Connector anbinden möchten.

Sie haben nun die Möglichkeit, den Inhalt der ausgewählten Email an einen Kanal weiterzuleiten, oder aus dem Connector heraus eine neue Nachricht in einem Teamskanal zu veröffentlichen.

Bei Auswahl einer neuen Nachricht öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ganz bequem aus dem Outlook Connector heraus etwas in einen Teamskanal schreiben können.