Beleglayout individuell erstellen

Wenn Sie Rechnungen oder andere Belege versenden, möchten Sie, dass diese individuell aussehen. Hierfür sind in Scopevisio die Beleglayouts da. Hierzu wählen Sie Organisation > Stammdaten > Beleglayouts.

Beleglayout individuell erstellen

Wenn Sie Inhalt und Eigenschaften der Kopf-, Absender- und Fußzeilen, Schriftart und -größe sowie die Position Ihres Firmenlogos festlegen und/oder Tabellen, Textblöcke und Platzhalter einfügen möchten, verwenden Sie Beleglayouts im odt-Format.

Dieses Format wird von dem kostenlosen Programm LibreOffice angelegt. Wir haben uns für LibreOffice entschieden, da diese Software auf Windows, Mac OS oder Linux gleichermaßen funktioniert und unseren Anwendern keine zusätzlichen Kosten verursacht. Hier können Sie LibreOffice kostenfrei herunterladen.

Textbausteine, die mit einem $-Zeichen beginnen, werden bei Ausgabe der Belege durch die hinterlegten Angaben ersetzt.

Am einfachsten erstellen Sie ein Beleglayout, indem Sie eines der mitgelieferten Muster an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dies wird im Folgenden geschildert.

Beleglayout auswählen

Öffnen Sie Organisation > Stammdaten > Beleglayouts > Beleglayout individuell erstellen.

Suchen Sie sich aus den vielen mitgelieferten Layouts das aus, das dem Gewünschten am nächsten kommt. Dann speichern Sie es unter einem aussagekräftigen Namen auf Ihrem Computer.

Beleglayout in LibreOffice öffnen

Klicken Sie auf Ihrem lokalen Computer die gespeicherte odt-Datei mit der rechten Maustaste an. Dann wählen Sie Öffnen mit und als Programm LibreOffice.

Beleglayout verstehen

Das Beleglayout enthält zwei verschiedene Arten von Daten:

Solche, die bei jedem Beleg gleich bleiben - z. B. Ihre Firma, Ihr Logo, Ihre Absenderadresse. Diese Daten können im Klartext angegeben werden, oder als Textbaustein. Textbausteine beginnen mit einem $-Zeichen. Sie beziehen sich auf einen bestimmten Eintrag in der Datenbank und werden beim Ausdrucken des Belegs durch diese Daten ersetzt - z. B. $Logo durch Ihr Logo.
Solche, die bei jedem Beleg anders sind - z. B. der Rechnungsempfänger und die Rechnungspositionen. Diese Daten werden mit Platzhaltern angegeben und für jede Rechnung passend ausgefüllt (ähnlich wie bei einem Serienbrief). Platzhalter stehen in geschweiften Klammern. Hier finden Sie alle Platzhalter, die Scopevisio zur Verfügung stellt.

Beleglayout individualisieren

Markieren Sie den Briefkopf und löschen Sie die Anweisungen. Fügen Sie stattdessen Ihr Logo und Ihre Daten ein.

Tipp: Fügen Sie eine Grafik über Einfügen > Bild ein.

Auf dieselbe Weise individualisieren Sie die übrigen Bestandteile des Layouts.