Saldenbestätigung und Kontoauszug für Personenkonten

Jedes Jahr zur Abschlusserstellung ist es notwendig, dass man sich zur Bestätigung der Richtigkeit der Buchhaltung die gebuchten Salden durch Debitoren oder Kreditoren bestätigen lässt.

Die Funktion kann aber auch zur Erstellung und direktem Versand eines Kontoauszugs genutzt werden.

Hierbei lassen sich Varianten unterscheiden, die Schreiben selbst können gedruckt oder direkt aus Scopevisio als E-Mail versandt werden.

Ein Rückversand ist gewollt oder das Schreiben dient nur zur Information. Im letzteren Fall spricht man auch von einem Kontoauszug.
Ist eine Rückantwort erwünscht, unterscheiden Sie noch nach dem Empfänger. Die Saldenbestätigung wird hierbei normalerweise direkt an Ihren Wirtschaftsprüfer gesandt und nicht an Sie selbst.

Immer jedoch handelt es sich um eine Stichtagsbetrachtung. Die Offene Posten Liste zu einem Stichtag mit dem dort erfassten Stichtagsdatum ist immer das Startformular. Am Fuß der Seite finden Sie den Aufruf Saldenbestätigung vorbereiten.

Saldenbestätigung

Die Funktion steht für Kreditoren und Debitoren zur Verfügung, beispielhaft beziehen wir uns auf die Debitorenseite. Gehen Sie über Finanzen > Forderungen > Offene Posten Debitoren auf den Link Offene Posten zu einem Stichtag anzeigen.

Geben Sie nun den entsprechenden Stichtag ein. Die Checkbox „Spätere Auszifferung berücksichtigen“ (1) darf nicht aktiviert sein, da sonst stichtagsrelevante Posten ausgeblendet werden.

Klicken Sie auf den Button „Saldenbestätigung vorbereiten“ (2).

Sie befinden sich jetzt im Formular „Saldenbestätigung“. Da die Rücksendung einer Saldenbestätigung in aller Regel direkt an Ihren Wirtschaftsprüfer erfolgt, können Sie diesen mitsamt dem gewünschten AP direkt aus dem Kontaktmanagement auswählen (1).

Aus Ihrem eigenen Benutzer wählen Sie nun ein Layout aus (2). Wir haben einige beispielhafte Layouts erstellt, ggf. müssen Sie diese im Bereich Organisation > OpenScope > Import & Export > Dokumentenlayouts verwalten aus den Systemdaten ergänzen.

Wählen Sie nun per Checkbox die Debitoren, von denen eine Saldenbestätigung angefordert wird. Über „Drucken“ können Sie alle Belege auf einmal erstellen, wenn Sie den E-Mail-Versand nutzen, wählen Sie nur einen Debitor, da der Versand einzeln erfolgt.

Über die Spalte „Letzter E-Mail Versand“ können Sie leicht feststellen, an wenn Sie bereits gemailt haben.

Für den E-Mail Versand können Sie auch Textbausteine für den E-Mail Betreff und den E-Mail Text vordefinieren. Unter Organisation > Stammdaten > Sprachen und Textbausteine: Textbausteine verwalten haben wir Texte vorbereitet, die Sie problemlos anpassen können.