Kontenrahmen einrichten

Vorbemerkung - bitte sorgfältig lesen

Scopevisio bietet in Abhängigkeit von der gewählten Produktlinie mehrere Kontenrahmen als Vorlage bei der Einrichtung der Finanzbuchhaltung an. Am häufigsten gewählt werden hierbei die an den DATEV-Standard angelehnten Kontenrahmen SKR03 und SKR04.

Mit der Verwendung eines von uns vordefinierten Kontenrahmens sind bereits alle erforderlichen Einstellungen für das gesamte ERP-System getroffen. Angefangen von mit Produkten verknüpften Erlöskonten über vordefinierte Banking-Konten bis hin zur kompletten Steuermatrix sowie allen gängigen Finanzberichten erhalten Sie mit der Wahl eines Standardkontenrahmens ein rundum eingerichtetes Paket.

Sollte Ihr individueller Kontenrahmen sich auf einen der gängigen Standards zurückführen lassen oder arbeiten Sie mit einem um individuelle Konten erweiterten Standard, empfehlen wir grundsätzlich immer, einen Standardkontenrahmen als Grundlage zu nutzen. Einzelne (individuelle) Konten können jederzeit angepasst oder durch Duplizieren ganz einfach ergänzt werden.

Kommt für Sie keiner der angebotenen Standardkontenrahmen in Frage, haben Sie mit Scopevisio auch die Möglichkeit, einen völlig frei definierten Kontenrahmen zu nutzen.

Für diesen Fall bietet Ihnen das vorliegende Dokument eine Anleitung, wie Sie die Scopevisio ERP-Software selber einrichten können.

Da die Anlage eines Kontenrahmens weitreichende Auswirkungen im gesamten System nach sich zieht, möchten wir explizit darauf hinweisen, dass sich dieser Einrichtungsleitfaden an Finanzbuchhaltungsexperten richtet.

Bitte beachten Sie, dass unsere kostenlose Hotline keinen inhaltlichen Support für individuelle Kontenrahmen leisten kann. Auf Wunsch bieten wir Ihnen aber einen System-Einrichtungsservice an, der alle Experteneinstellungen für Sie vornimmt.

Gleich ob Sie sich für einen individuellen oder einen Systemkontenrahmen entscheiden, die einmal gewählte Vorlage kann später nicht mehr geändert werden. Richten Sie Ihren Kontenrahmen gleich nach Durchlaufen des Einrichtungsassistenten ein, um die grundlegenden Verbindungen im gesamten System sicher zu stellen.

Zunächst wollen wir die Begrifflichkeiten Kontenplan und Kontenrahmen definieren.

Kontenplan

Der Kontenplan enthält nur die Konten des Kontenrahmens, die zur Nutzung vorgesehen wurden. Dadurch wird die Arbeit an vielen Stellen übersichtlicher. So sehen Sie in den drop-down-Hilfen (Selektoren) maximal Konten des Kontenplans.
Den Kontenplan können Sie über Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Kontenplan oder unter Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Kontenplan einsehen.

Kontenrahmen

Der Kontenrahmen (oder Sachkontorahmen, kurz SKR) umfasst alle theoretisch verfügbaren Konten. Er enthält in der Regel auch Konten, die nicht zu Ihrer Unternehmung passen. So finden sich im SKR03 Konten für Einnahme-Überschuss-Rechner und Bilanzierer genauso wie für Personen- und Kapitalgesellschaften.
Konten aus dem Kontenrahmen können einfach in den Kontenplan übernommen oder zurück geschoben werden.

Die Reihenfolge der Schritte

Sowohl für den Import von Konten als auch für die manuelle Anlage gilt die gleiche sinnvolle Reihenfolge, mit der Sie möglichst effizient vorgehen. Bitte lesen Sie zunächst die gesamte Beschreibung bis zum Ende durch und benutzen dann diese Reihenfolge, um Ihren Kontenrahmen einzuarbeiten.

Einrichtungsassistent
Kontenrahmen anlegen
Steuermatrix einrichten
Umsatzsteuervoranmeldung einrichten
Konten zu Berichten zuweisen (Bilanz, GuV, BWA)
Weitere Einstellungen

Einrichtungsassistent

Durchlaufen Sie den Einrichtungsassistenten und füllen Sie die erforderlichen und gewünschten Felder aus. Die Wahl Ihres Kontenrahmens erfolgt im Schritt Finanzen. Wählen Sie die Vorlage Individuell.

Sie erhalten noch systemseitige Hinweise. Beenden Sie den Einrichtungsassistenten über die Reiter Banking und Einstellungen. Beachten Sie, dass Sie keine Hausbank ohne zugehöriges Sachkonto anlegen können. Diesen Schritt müssen Sie später nachholen.

Kontenrahmen anlegen

Sie haben die Möglichkeit, Konten per CSV-Datei aus einem Alt-System zu importieren. Alternativ können Sie Ihre Konten manuell erfassen. Beide Schritte werden im Folgenden beschrieben. Dabei entsprechen die Feldbeschreibungen bei einer manuellen Anlage den Spalten der Importtabelle.

Nummernkreis ändern

Zunächst sind 4-stellige Kontonummern vorgesehen. Wenn Sie Kontonummern mit mehr Stellen anlegen oder importieren möchten, erweitern Sie als Erstes den Nummernkreis für Sachkonten. Wählen Sie dazu Global > Stammdaten > Buchhaltung / Buchhaltung verwalten > Nummernkreise (neues Menüband: Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Nummernkreise). Dort finden Sie die Tabelle für Nummernkreise. Dann wählen Sie den Nummernkreis 1 Sachkonten und klicken auf Bearbeiten.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Stellenzahl einmal heraufgesetzt haben, können Sie diese nicht wieder heruntersetzen. Die Zahl der Stellen kann auf maximal 8 hochgesetzt werden; dies wird aber kaum jemals notwendig sein.

Sie finden im Formular Nummernkreis unter anderem das Feld Stellenanzahl vor. Hier können Sie die Länge der Kontonummern variieren.

Konten im CSV-Format importieren

Über die Schnittstellen von Scopevisio können Sie Ihren bisherigen Kontenrahmen importieren.

Folgen Sie unter OpenScope > Import & Export > Importe verwalten dem Link auf Sachkonten, Kreditoren, Debitoren und Buchungssätze im CSV-Format importieren. Der Reiter Sachkonten beinhaltet die Importmaske für Ihre Sachkonten.

Die ersten drei Spalten der Tabelle sind Pflichtspalten:

Konto (Nummer des Sachkontos),
Kontoname,
Kontoart (Aktiv, Passiv, Aktiv/Passiv, Kosten, Erlöse).

Die weiteren Spalten der Importmaske werden in der folgenden Tabelle genauer erläutert.

Kontenimport - Vorbereitung

Bei einem umfangreichen Kontenrahmen ist es sinnvoll, die TXT- bzw. CSV-Datei vor dem Import in Excel zu bearbeiten und bereits dort die benötigten Kennzeichen zu setzen bzw. die benötigten Spalten zu füllen. Achten Sie darauf, die bearbeitete Datei im CSV-Format zu speichern.

Einige Angaben können nicht importiert werden. Dies betrifft die Einstellungen zu

DATEV Automatikkonto,
Beleg aus USTVA ausfiltern und
den gesamten Bereich „Anlagenbuchhaltung“.

Schauen Sie sich im nachfolgenden Abschnitt die Erläuterung zu diesen Punkten an. Wenn einer der Punkte auf Sie zutrifft, bearbeiten Sie die entsprechenden Konten nachträglich manuell.