Vergleich von Inhalten

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Es unterteilt sich in die drei Bereiche Einstellungen, Freigaben und Regeln.

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Freigaben

Sobald eine Rechnung im Rechnungseingangsbuch erscheint, steht sie bereits an einer bestimmten Stelle des Rechnungsworkflows, den sie zu durchlaufen hat. Diesen können und sollten Sie als Verantwortlicher für das Rechnungseingangsbuch Ihren eigenen Arbeitsabläufen entsprechend mithilfe von Freigabeprozessen selbst definieren. Zusätzlich wird es immer einen systemgenerierten Standardfreigabeprozess geben, bestehend aus einer sachlichen Prüfung und einer Zahlungsfreigabe. Der Workflow entsteht durch eine Reihe hintereinander geschalteter Freigabeprozesse, und zwar mindestens immer einer sachlichen Prüfung und einer Zahlungsfreigabe. Die Festlegung dieser Freigabeprozesse wird Sie anfangs vielleicht etwas Mühe kosten, Ihnen dann aber viel Arbeit ersparen. Im Folgenden leiten wir Sie durch die Anlage verschiedener Freigabeprozesse, um Ihnen die diversen Möglichkeiten aufzuzeigen:

Freigabeprozesse für Rechnungen definieren

1. Klicken Sie auf den Reiter "Freigaben", um bestehende Freigabeprozesse angezeigt zu bekommen oder neue anzulegen.

2. Haben Sie hierüber Mitarbeiter ausgewählt, bekommen diese automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung bei Zuständigkeit geschickt, die sie individuell auch wieder deaktivieren können. So ersparen Sie dem Erfasser der Rechnung, aus jeder freizugebenden Rechnung manuell eine E-Mail-Benachrichtigung herauszuschicken.

3. Einen neuen Freigabeprozess legen Sie hierüber an - oder Sie markieren einen aus der Übersicht der vorhandenen Freigabeprozesse und duplizieren ihn, um ihn dann nur noch anzupassen.

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Nach Klick auf "Hinzufügen" öffnet sich das Formular für die Definition eines neuen Freigabeprozesses.

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Der Prozess wird automatisch mit „Unbekannt“ betitelt. Wählen Sie einen eindeutig zuzuordnenden Namen, fügen Sie optional auch ein Startdatum im Namen hinzu. Dadurch können Sie ihn von gleichlautenden, mittlerweile abgelösten Prozessen unterscheiden. Den Prozess können Sie im Feld darunter auch noch näher beschreiben. Dieser orientiert sich im Idealfall an den in Ihrer Firma üblichen Prozessen. Unten einige Beispiele für eindeutige Prozess-Benennungen:

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1. Sie können den Prozess zeitlich beschränken, indem Sie ein Start- und Enddatum wählen (z.B. im Falle einer Urlaubsvertretung), oder ihm nur ein Startdatum zuordnen.

2. Standardmäßig ist darunter bei „Standard-Prozess“ „Nein“ ausgewählt. Sobald Sie hier auf „Ja“ umstellen, wird für DIESEN Prozess nach dem Speichern in der Spalte „Standardprozess“ (siehe oben beim Prozess „HE Einkauf Hardware“) ein grünes Häkchen gesetzt. Sollten Sie zuvor bereits einen anderen Prozess als Standardprozess definiert haben, so wird dieser hiermit ersetzt, da es nur einen einzigen Standardprozess geben kann - aber nicht notwendigerweise geben muss. Im Rebu zu verifizierende Rechnungen bekommen automatisch den von Ihnen bestimmten Standardprozess zugewiesen, was dem Erfasser Arbeit abnimmt. Daher sollte der Standardprozess dem am häufigsten verwendeten Freigabeprozess in Ihrem Unternehmen entsprechen.

Unsere Empfehlung: Je mehr unterschiedliche Verantwortlichkeiten Sie im Unternehmen haben, also je mehr Prozesse Sie abbilden wollen, umso weniger sinnvoll ist es, mit einem Standardprozess zu arbeiten. 

1. Auch das Feld „Aktiv“ ist per Default auf „Nein“ gesetzt. Dieses ist manuell auf „Ja“ umzuschalten, wenn der Freigabeprozess zur Verwendung freigegeben sein soll und somit auch in der Liste zur Auswahl eines Freigabeprozesses angezeigt wird. Handelt es sich um einen bereits mindestens einmal angewendeten Prozess, so kann man diesen nicht mehr mit „Entfernen“ löschen, ihn jedoch deaktivieren. Angewandte Prozesse nicht löschen zu können gewährleistet, dass nach GoBD der Dokumentationspflicht nachgekommen wird.

2. Hierüber können Sie, unabhängig von den am Prüfprozess beteiligten Personen, zB die Buchhaltung automatisch informieren lassen.

3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Es wird eine neue Zeile für die Freigabestufe 1 und den Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ generiert. Möchten Sie den verantwortlichen Mitarbeiter aussuchen, so klicken Sie einmal in die Spalte „Prüfer“ und dann auf den kleinen Pfeil rechts daneben. Es öffnet sich eine Liste aller in Scopevisio als Nutzer angelegten Mitarbeiter, die zumindest eine REBU- oder SCOPEVISIO2GO-Lizenz haben müssen, aus der Sie entweder per Sucheingabe oder durch Scrollen den gewünschten Verantwortlichen heraussuchen und auswählen können.

4. Unter "Prüfer Organigramm“ können Sie statt eines bestimmten Mitarbeiters eine ganze Abteilung als verantwortlich bestimmen. Dafür wählen Sie einen Abteilungsknoten oder eine bestimmte Stelle aus - egal, von welchem Mitarbeiter diese in dem Moment besetzt wird. So können Sie Verzögerungen durch eventuelle Abwesenheiten oder Abteilungswechsel eines einzelnen Verantwortlichen vorbeugen.

5. Unter "Prüfung Projektrolle" ordnen Sie den Freigabeprozess direkt projektbezogen den jeweiligen Rolleninhabern wie zum Beispiel der Projektleitung oder der -assistenz zu. Dies setzt voraus, dass die jeweiligen Projektdaten auch die Informationen zu den Projektteams enthalten. Hierfür empfiehl es sich, das Häkchen bei "Projekte" zu setzen, um diese Eingabe zur Pflichteingabe zu machen.

6. Wird hier ein Betrag gesetzt, wird dieser Prüfer bei höheren Rechnungsbeträgen automatisch übersprungen und die Prüfung geht an den nächsten Prüfer in derselben Freigabestufe.

7. Hier gesetzte Häkchen machen diese Felder zu Pflichteingaben bei der Prüfung im Rebu.

8. Klicken Sie noch einmal auf „Hinzufügen“, generieren Sie so automatisch eine weitere Freigabestufe, der wieder der Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ zugeordnet wird. Im Bedarfsfall stellen Sie dies per Auswahl mit dem kleinen Pfeil rechts auf „Zahlungsfreigabe“ um. Auch hier wählen Sie wieder einen verantwortlichen Mitarbeiter aus dem Drop-down-Menü aus.

9. Über diese beiden Buttons organisieren Sie die Reihenfolge der Prüfschritte um. Achten Sie darauf, die Freigabestufen anzupassen - gleichlautende Ziffern in der Freigabestufe bei gleichlautendem Freigabetyp bedeuten eine "oder"-Funktion, das heißt, ein beliebiger der angegebenen Prüfer kann die Aufgabe übernehmen. Aufeinanderfolgende Ziffern in der Freigabestufe bei verschiedenen Freigabetypen bedeutet, dass die Stufen nacheinander abgearbeitet werden müssen. So können Sie zB eine Vier-Augen-Option in den Prüfprozess einbauen.

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Sollten Sie die Eingabe von Pflichtfeldern aktiviert haben, beachten Sie bitte, dies in beiden Zeilen der "oder"-Funktion zu tun.

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Regeln

Regeln ergänzen das Feature Freigabeprozesse und erleichtern Ihnen die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

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