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Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um eine Rechnung, „diein einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Alle im europäischen Standard EN 16931 geforderten Daten müssen in der Datei mitgegeben werden.

Eine elektronische Rechnung hat Daten in einem strukturierten (hierarchisch gegliederten) Format und ist somit einfach maschinenlesbar. Hierfür wird XML als Auszeichnungssprache verwendet,
E-Rechnungsdateien haben deswegen oft die Dateiendung .xml.

Als zulässige Formate für den Versand elektronischer Rechnungen (in Deutschland) bietet Scopevisio das Format XRechnung und das Format ZUGFeRD an.