Abrechnungen [Rechnungen]

Rechnungsübersicht

Um die erstellten Ausgangsrechnungen anzuzeigen, wählen Sie über Organisation > Abrechnungen.

Die tabellarische Übersicht aller Ausgangsrechnungen lässt sich per Arbeitsliste so filtern, dass immer die gewünschten Informationen angezeigt werden.

Über die Spalten Letzter E-Mail-Empfänger und Letzter E-Mail Zeitpunkt können Sie einfach darüber informieren, ob und wann der Beleg dem Kunden zugestellt wurde.

Den Gebucht-Status in der Finanzbuchhaltung erfährt man über die Spalte “Gebucht” oder über die Spalte “Buchungsnummer”, mit dem Vorteil, dass man durch Klick auf die Buchungsnummer direkt in die Buchung springt.

Unterhalb der Tabelle finden sich mehrere Funktionsbuttons. Solange Sie keine Zeile mit einer Rechnung markiert haben, ist nur Hinzufügen (1) aktiv, wodurch sich ein leeres Formular öffnet und Sie eine Rechnung anlegen können. Dazu später mehr.

Nach dem eine oder mehrere Zeilen markiert sind, können die weiteren Buttons benutzt werden.

Bearbeiten (2) öffnet die Bearbeitungsmaske der Rechnung.

Entfernen (3) löscht die Rechnung. War diese bereits gebucht, wird für die Finanzbuchhaltung ein einfaches Storno erzeugt.

Duplizieren (4) erstellt eine Kopie der markierten Rechnung, die sich sofort zur Bearbeitung öffnet. Der Eintrag Massenduplizieren hingegen erstellt eine Kopie der markierten Rechnung für jeden der im folgenden Fenster ausgewählten Kontakt. Beachten Sie auch die weiteren Vorbelegungen unter Organisation > Stammdaten > Abrechnungseinstellungen.
Die weiteren Einträge Neuer Auftrag und Neues Angebot nutzen die Daten der Rechnung als Vorlage für ein neues, prozessual vorgelagertes Element.

Unter (5) befindet sich ein Multi-Button mit verschiedenen Funktionen

Um mehrere Rechnungen in einen großen Beleg zu überführen, wählen Sie Rechnungen zusammenführen. Markieren Sie mehrere Rechnungen, die weder gebucht noch abgeschlossen sind. Wie beim Zusammenführen von Kontakten werden die Unterschiede der beiden Ausgangsrechnungen in einer Tabelle gegenübergestellt und können zur Übernahme ausgewählt oder (wie im Falle der Rechnungspositionen) auch addiert werden. Nach der Zusammenführung geht die als Duplikat bezeichnete Rechnung in der Originalrechnung auf.

Über Rechnung aufteilen können Positionen der markierten Rechnung in eine neue Rechnung verschoben werden. Die Rechnung, der Positionen entnommen werden, darf weder gebucht noch abgeschlossen sein.

Wiederkehrende Rechnung erzeugen kopiert die Daten der markierten Rechnung in eine Dauerrechnung, die dann weiterbearbeitet werden kann.

Mit Fehlende Belege drucken werden Belegdateien für alle markierten Rechnungen erzeugt.

Mittels Teamwork-Upload werden die Belegdateien der markierten Rechnungen nach Teamwork übertragen. War dort bereits eine entsprechende Belegdatei vorhanden, wird diese versioniert.

Über die verschiedenen Exportieren-Funktionen können Sie die markierten Objekte im jeweiligen Format abspeichern. Von besonderer Relevanz ist aktuell

Exportieren als XRechnung (UBL)
Die Datei können Sie im Anschluss in entsprechende Portale Ihrer (öffentlichen) Auftraggeber hochladen.
Mehr dazu unter Elektronische Rechnungen .

Mit Buchen (6) wird die Buchung ausgelöst, hierbei können auch mehrere Rechnungen markiert sein. Eine Rechnung kann nur gebucht werden, wenn vorab ein Beleg erzeugt wurde. Je nach Konfiguration muss sie auch festgeschrieben sein.

Belege für Kunden (7) ruft die Belegübersicht für den Kunden der markierten Rechnung auf.

Die Vorgangsübersicht (8 ) spiegelt textuell die Vorgangsleiste wider, falls Sie diese dauerhaft ausgeblendet haben.

Der Link Ereignisse (9) listet Änderungen an der Rechnung auf.

Über Gutschreiben (10) übernehmen Sie die Daten der Rechnung in eine Korrekturrechnung. Die originale Rechnung bleibt erhalten.