Ausgangsrechnungen erstellen

Rechnungen erstellen

Wählen Sie Organisation > Abrechnungen > Hinzufügen, wenn Sie auftragsunabhängig eine neue Rechnung erstellen möchten.

Im Rahmen des Belegflusses können Sie auch einen vorgelagerten Beleg (Angebot, Auftrag) in eine Rechnung überführt werden. Hierbei werden die relevanten Daten und Positionen übernommen und können nach Bedarf weiter angepasst werden.

Viele Felder werden initial bereits vorbelegt. Füllen Sie zunächst im Formular die gelb hinterlegten Pflichtfelder aus. Wir erläutern die wichtigsten Felder der einzelnen Geschäftsobjekte. Danach gehen wir auf den unteren Formularteil mit den verschiedenen Reitern ein.

Geschäftsobjekt “Beschreibung der Rechnung”

• Projekt
  Je nach Einstellung ist das Projekt ein Pflichtfeld. Wenn das Projekt angesprochen wird, befüllt sich hieraus der Kunde.

• Kunde
  Ihr Rechnungsempfänger. Achten Sie auf die führende Debitorenkontonummer, um sicher zu gehen, dass die Buchung auf ein dediziertes Personenkonto erfolgt. Sie können über die Einblendung einfach ein Debitorenkonto anlegen.

• Ansprechpartner
  Dies ist Ihr Kontakt beim Kunden. Je nach Einstellung wird der Beleg per Mail an die E-Mailadresse dieses Kontakts versandt.

• Rechnungskreis / Abrechnungskreis

Geschäftsobjekt "Angaben zur Rechnung"

Open

• Status der Rechnung
  Dieser Wert kann vor Buchung oder Festschreibung manuell geändert werden, die weiteren Änderungen zum Zahlstatus leiten sich dann aus der Änderung des Auszifferungsstatus des offenen Postens ab.

• Sprache
  Wird aus dem Debitor vorbelegt, relevant für den Layout-Regelassistent.

• Ländercode
  Wird vorbelegt aus dem umsatzsteuerlichen Geschäftsschwerpunkt des Rechnungsstellers, kann aber auch aus weiteren Ländern gewählt werden, in denen der Rechnungssteller steuerpflichtig ist. Diese Angaben sind in den eigenen Gesellschaftseinstellungen unter Organisation > Administration > Gesellschaften: Gesellschaft verwalten > GO Gesellschaftseinstellungen zu hinterlegen.
  Der Ländercode bestimmt die Zuordnung zur Umsatzsteuervoranmeldung.

• Leistungsort
  Das Feld wird aus der Adresse des Rechnungsempfängers vorbelegt.

• Steuersachverhalt
  Der Steuersachverhalt steuert in Verbindung mit der Erlöskontenvorbelegung die Erlöskonten- und Steuerschlüsselbestimmung in Abhängigkeit vom Produkttyp.

• Preisangabe
  Steuern Sie, ob die Preise netto oder brutto zugeordnet werden. Siehe hierzu auch die Informationen zum Produktstamm. Im Falle einer Bruttodarstellung steht Ihnen der zeilenweise Positionsrabatt nicht zur Verfügung.

• Leistungsdatum von … bis
  Die Felder dienen intern auch zur Vorbelegung der passiven Rechnungsabgrenzung (siehe unten).

• Buchungsdatum
  Mit diesem Datum läuft die Rechnung in die Finanzbuchhaltung (Umsatzversteuerung, Berichte) ein. Sie können dies auf Basis von Beleg- oder Leistungsdatum vorbelegen lassen (Abrechnungseinstellungen).

• Rechnungsart
  Der Standard ist Einzelrechnung, bei Anzahlungsrechnungen ändert sich die Buchung entsprechend, einer Schlussrechnung können Sie Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen zuordnen.

• Anzahlungen und Abschläge
  Hier können Sie einer Schlussrechnung andere Rechnungen zuordnen.

• Rechnungstext
  Der Inhalt dieses Textfeldes wird als Buchungstext in der Fibu-Buchung aufgeführt.

• Vorgänger und Nachfolger
  Wenn Sie mit den Automatismen des Belegprozesses arbeiten, können Sie hier die vorgelagerten Belege (Angebot, Auftrag) und die nachgelagerten Korrekturrechnungen sehen.

• Informationen für Debitorenbetreuer
  Für die Faktura wichtige kundenbezogene Daten können hier abgelegt werden. Der Inhalt wird kundenindividuell angezeigt, ist also in jeder Rechnung des gleichen Kunden sichtbar.

Die Reiter im unteren Teil des Formulars

Die Funktionen vieler Reiter stellen wir bereits bei den Aufträgen vor. Informationen zu den Reitern, die spezifisch in Abrechnung oder Korrekturrechnung vorkommen lesen im Folgenden:

Reiter “Positionen” in der Rechnung

Für eine vorselektierte Einzelrechnung (5) scrollen Sie nach unten und klicken auf Vorlagen (6), wenn Sie auf eine bereits bestehende Rechnungsvorlage zurückgreifen möchten. In diesem Fall wählen Sie im folgenden Pop-up-Fenster die entsprechende Vorlage aus, die Sie weiter bearbeiten oder unverändert übernehmen können. Mit dem Übernehmen-Button kehren Sie in die Rechnung zurück.

Die verwendete Vorlage ergänzen Sie bei Bedarf mit (7). Ansonsten arbeiten Sie ohne Vorlage und erstellen Ihre Rechnung, indem Sie ebenfalls mit (7) die gewünschten Positionen hinzufügen. Auszufüllende Pflichtfelder sind die (8) und (9), die weiteren Datenfelder ziehen ihre Informationen aus den im Produktstamm hinterlegten Informationen. Die Kontenzuordnung (10) passt sich zudem durch die oben beschriebene Korrelation von LC, Leistungsort und Steuersachverhalt automatisch an, sollte es in den betreffenden Feldern zu manuellen Änderungen kommen.

Über (11) können Sie ganze Positionszeilen löschen oder kopieren (12), mit den unter (13) angebotenen Pfeilen verändern Sie deren Reihenfolge.

Haben Sie dem ausgewählten Debitor in seiner Kontaktakte unter Zahlungsbedingungen Rabatt gewährt, wird dieser unter (14) automatisch übernommen. Sie können aber auch manuell prozentualen oder absoluten Rabatt eingeben, der dann den ursprünglichen überschreibt.

Um Ihre Rechnungen direkt per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf den Button Versenden (15). Die E-Mail kann direkt aus dem Programm versendet werden. Sie wird an die in den Kontaktdaten hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers übermittelt. Im sich öffnenden Formular haben Sie auch die Möglichkeit, den Text der E-Mail individuell abgestimmt und mit Hilfe von Textbausteinen anzupassen. Als Basis für das angehängte PDF-Dokument wird das unter Stammdaten > Beleglayouts festgelegte Standardlayout für Rechnungen oder das per Regelassistent bestimmte Layout verwendet.

Sollten Sie abweichend vom E-Mail-Versand Ihre Rechnung als PDF zum Druck erzeugen, sie in LibreOffice nachbearbeiten oder ihr ein weiteres Dokumentenlayout im .dot- oder .odt-Format zuweisen wollen, so tun Sie dies unter (16). Mehr über Beleglayouts steht in diesem Kapitel. 

Auch eine Sofortzahlung können Sie über den Multifunktionsbutton (16) erfassen. Das bedeutet, dass der Kunde die Rechnung gleich an Ort und Stelle in bar bezahlt. Die Barzahlung wird in einer Kasse vereinnahmt. Wenn Sie diese Option wählen und den Button klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bestimmen können, über welche Kasse das Geld vereinnahmt werden soll. Achten Sie dabei darauf, dass das entsprechende Kassenblatt geöffnet ist.

Festgeschrieben und gespeichert wird die Rechnung mit Klick auf Buchen (17). 

Sollten Sie eine Gutschrift erstellen wollen, so übernehmen Sie mit (18) alle Positionen der ursprünglichen Rechnung.

Solange eine Rechnung nicht gebucht worden ist, Sie sie aber dennoch festhalten wollen, speichern Sie mit (19) den Zwischenstand.

Wenn Sie individuelle Daten abweichend von den Stammdaten erfassen möchten, stehen Ihnen dazu die weiteren Registerreiter im unteren Bereich des Formulares zur Verfügung. Details über die einzelnen Registerkarten finden Sie im Artikel Aufträge.  

Reiter “Dokumente” in der Rechnung

Möchten Sie ein Dokument in eine XRechnung einbetten, können Sie es hier hochladen und
als Export XRechnung markieren.

Reiter “Buchungen” in der Rechnung

Ist die Rechnung bereits gebucht, ist die entsprechende Buchung hier zu finden. Dasselbe gilt für zugeordnete Zahlungen.

Reiter “Zahlungseingänge” in der Rechnung

Arbeiten Sie nicht mit der Scopevisio Finanzbuchhaltung, geben Sie hier manuell zur Rechnung gehörige Zahlungseingänge ein.

Reiter “ZUGFeRD” in der Rechnung

Haben Sie in unter Organisation > Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten > Belegerstellung: Rechnungs-PDF als ZUGFeRD erstellen: Rechnungsdaten-Comfort ausgewählt, können Sie hier von den in der Kontaktakte in den Reitern Debitor oder Kreditor hinterlegten Informationen abweichende Daten für die zu erzeugende ZUGFeRD-Datei mitgeben. Diese überschreiben nicht die Stammdaten des Kontaktes, sondern gelten nur für diesen einen Beleg. Siehe auch elektronische Rechnungen.

Reiter “XRechnung” in der Rechnung

Optional zur im Debitor hinterlegten Leitweg-ID können Sie hier weitere für den jeweiligen Beleg relevante Informationen mitgeben. Siehe auch elektronische Rechnungen.

Reiter “Rechnungsabgrenzung” in der Rechnung

In den beiden Aufrufen Abrechnungen und Korrekturrechnungen/Gutschriften findet sich der Reiter "Rechnungsabgrenzung". 

Sie können so ihre noch nicht erbrachten, aber bereits fakturierten Leistungen abgrenzen und per Dauerbuchung wieder auflösen. Das ist nicht nur Verpflichtung bei Bilanzerstellung und Leistungszeitraum über den Bilanzstichtag hinweg, auch bei lediglich unterjähriger Abgrenzung werden Ihre Berichte aussagekräftiger.

Hinterlegen Sie

1. als passives Rechnungsabgrenzungskonto (PRAP) das entsprechende passive Bilanzkonto. Im SKR03 ist dafür die Kontonummer 0990 vorgesehen,

2. das Erlösabgrenzungskonto. Empfehlenswert ist ein speziell angelegtes Erlöskonto, um die Nettoabgrenzung (kein vorbelegter Steuerschlüssel) und eine abweichende Berichtszuordnung zu ermöglichen. Sie können den Erlöskonten im Sachkontenstamm individuelle Abgrenzungsgegenkonten zuweisen.

3. Als Abgrenzungsperiode ist monatlich vorgesehen.

4. Die Anzahl der Abgrenzungsbuchungen wird automatisch durch das Setzen von Leistungsdatum und Leistungsdatum bis berechnet. Alternativ kann dieser Wert auch manuell gesetzt werden.

5. Aufgrund Ihrer vorhergegangenen Angaben schlägt Ihnen Scopevisio einen auf die Anzahl der Abgrenzungsbuchungen gleichmäßig aufgeteilten Abgrenzungsbetrag vor. Diesen können Sie manuell anpassen.

Beim Buchen der Ausgangsrechnung bucht Scopevisio zusätzlich den gesamten Betrag per Abgrenzungsgegenkonto an PRAP und erstellt aufgrund der Parameter einen automatischen Dauerbuchungsplan, der den PRAP wieder auflöst.

Wir empfehlen, das gewählte PRAP-Konto als abstimmbar zu kennzeichnen und eine regelmäßige Sachkontenabstimmung durchzuführen.