Rechnungen auf Englisch

Sie können alle Belege in Scopevisio, auch Mahnungen, in Fremdsprachen generieren. Wie das funktioniert, wird im Folgenden am Beispiel einer englischsprachigen Rechnung erklärt. Sie können maximal fünf Sprachen anlegen, die das lateinische Alphabet verwenden.

Sprachunterstützung aktivieren

Wenn Sie zusätzliche Sprachen aktivieren möchten, wählen Sie Organisation bzw. Systemmenü > Stammdaten > Sprachen und Textbausteine > Sprachen für Auftragsbelege bearbeiten. Mit einem Klick auf Hinzufügen können Sie zusätzliche Sprachen anlegen.

Beleglayout in Fremdsprache erstellen

Normalerweise möchten Sie nicht nur eine einzige Rechnung auf Englisch erstellen, sondern gleich mehrere. Für diesen Zweck erstellen Sie ein Beleglayout in Englisch, dessen Textbausteine aus den jeweiligen Systemdaten befüllt werden. Damit können Sie englische Rechnungen zukünftig per Knopfdruck generieren.

Wählen Sie Organisation/Systemmenü > Stammdaten > Beleglayouts > Beleglayout individuell erstellen und öffnen Sie aus der Liste der Beispiellayouts z. B. ein Layout für Rechnung.

Dieses können Sie mit Ihrem Briefkopf und -fuß ausstatten und auf Englisch umformulieren, etwa so:

Die Angaben in geschweiften Klammern { } sind Textbausteine. Weiter unten, im Abschnitt Einstellungen an den Belegpositionen, lesen Sie, wie Sie diese separat ins Englische (oder in eine andere Sprache) übersetzen können.

Speichern Sie das geänderte Layout im ODT-Format auf Ihrem Computer ab.

Hinweis: Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung der Layouts finden Sie im Kapitel Beleglayouts.

Einstellungen im Produktkatalog

Passen Sie zunächst Ihren Produktkatalog an die neue Sprache an und hinterlegen Sie Übersetzungen, die bei der Rechnungstellung direkt aus dem System übernommen werden.

Wählen Sie Organisation > Produkteverwaltung. Markieren Sie ein Produkt und klicken Sie auf Bearbeiten.

Dann erweitern Sie das Geschäftsobjekt Übersetzung (ganz unten) und hinterlegen die englische Produktbezeichnung und -beschreibung. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Einstellungen an den Belegpositionen

Hinterlegen Sie nun die englischen Übersetzungen für die weiteren Belegangaben wie z. B. die Zahlungsart, Anreden oder Datumsangaben, damit diese ebenfalls korrekt bei der Rechnungsstellung übernommen werden.

Wählen Sie Stammdaten > Sprachen und Textbausteine > Übersetzungen verwalten. Sie sehen nun eine Liste von Platzhaltern mit Spalten für Übersetzungen. Geben Sie hier die englischsprachigen Übersetzungen ein, damit die Platzhalter in der Rechnung richtig ausgefüllt werden.

Einheiten übersetzen

Stunden, Tonnen, Kilo, Stück, Liter, Lizenzen - es gibt eine Vielzahl von Einheiten, mit denen Einzelpreise auf Rechnungen multipliziert werden können. Diese Einheiten übersetzen Sie wie folgt:

Wählen Sie Systemadministration > System > Auswahllisten verwalten > Positionen aus und machen Sie einen Doppelklick auf Einheit. Dort können Sie, soweit erforderlich, die Einheiten übersetzen. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Spracheinstellung im Rechnungsempfänger

Öffnen Sie den Kontakt, der die englischsprachige Rechnung bekommen soll, und geben Sie im Geschäftsobjekt Kommunikation im Feld Sprache den Wert Englisch ein.

Die Einstellung muss in der Rolle Allgemein vorgenommen werden, weil es sich um eine Stammdaten-Angabe handelt.

Vorsicht Falle: Wenn Sie die Rechnung direkt aus der Debitorenansicht erstellen, müssen Sie die Spracheinstellung im Debitor im Geschäftsobjekt Debitor Steuer/Währung auf Englisch einstellen.

Rechnung vorbereiten

Natürlich können Sie nicht nur Rechnungspositionen, Einheiten und Beträge in Englisch aufführen, sondern auch einen Einleitungs- und/oder Schlusssatz in das Dokument einfügen oder, falls Sie Ihre Rechnungen per E-Mail verschicken, einen E-Mail Text.

Diese Passagen können Sie wie folgt als Textbausteine formulieren:

Textbausteine für die Rechnung

Wählen Sie Stammdaten > Sprachen und Textbausteine > Textbausteine verwalten.

Klicken Sie auf Hinzufügen und erstellen Sie die benötigten Textbausteine. Sie können darin auch Platzhalter einfügen.

Genaueres entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Textbausteine erstellen und verwenden im Kapitel Beleglayouts.

Layout importieren

Um das englische Rechnungslayout zu importieren, wählen Sie OpenScope > Import/Export > Dokumentenlayouts verwalten und klicken auf Hinzufügen und Datei hochladen. Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie das Rechnungslayout von Ihrem Computer auswählen können.

Achtung: Stellen Sie den Dokumentenlayouttyp Abrechnung ein.

Regeln für Rechnungen erstellen

Die Verwendung von Regeln hat einen großen Vorteil: Sie können bestimmen, was geschieht, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen. Angenommen, Sie erstellen deutsche und englische Rechnungen im Wechsel: Wenn Sie regelgesteuert das jeweils passende Layout ansteuern, müssen Sie nicht jedes Mal die entsprechenden Layouts manuell auswählen.

Sie können z. B. eine Regel erstellen, die besagt: Wenn als Sprache des Rechnungsempfängers Englisch im Kontaktmanagement eingestellt ist, soll das Layout für englische Rechnungen verwendet werden. So haben Sie mit einem einzigen Knopfdruck sowohl die deutschen als auch die englischen Rechnungen versandfertig.

Wählen Sie Stammdaten > Beleglayouts > Regeln für Beleglayouts und Textbausteine und klicken Sie auf Hinzufügen, um eine Bedingung hinzuzufügen.

Im Geschäftsobjekt Bedingungen wählen Sie Neuer Eintrag, definieren "Belegtyp ist gleich Rechnung", definieren Sprache ist gleich und klicken auf den Link Sprache auswählen, um die entsprechende Sprache (hier Englisch) zu wählen.

Im Geschäftsobjekt Aktionen wählen Sie Neuer Eintrag und geben Ihre englische Rechnung an.

Anschließend können Sie nun auch noch den englischen Einleitungstext und Schlusstext auswählen. In der Auswahlliste können Sie den Einleitungstext wählen und dann in das Feld rechts daneben klicken, um den Link Textbaustein auswählen einzublenden. Diesen klicken Sie an und fügen den gewünschten Baustein (hier z. B. Rechnungstext Englisch 1) ein.

Denselben Vorgang wiederholen Sie, um den Schlusstext einzufügen.

Ihr Formular müsste nun ungefähr so aussehen.

Achten Sie darauf, dass Ihre Regel Eingeschaltet ist und eine ausreichend hohe Priorität hat, damit sie nicht von einer anderen Regel außer Kraft gesetzt wird. Speichern Sie die Einstellungen.

Weitere Informationen

Im Kapitel Beleglayouts erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit dem Regelassistent für Beleglayouts besondere Aktionen für Ihre fremdsprachlichen Rechnungen automatisieren und Ihr Individualisiertes Layout in Scopevisio bereitstellen.

Einzelne Rechnungen schreiben

Ist eine fremdsprachige Rechnung ein Einzelfall, können Sie die Belegtexte auch einfach manuell eintippen, ohne die Textbausteine in den Stammdaten zu verändern.

Klicken Sie Organisation > Abrechnungen, wählen Sie den Kunden aus, klicken Sie auf Hinzufügen und fügen Sie Ihre Rechnungspositionen hinzu.

Wählen Sie den Reiter Belegtext und fügen Sie den Einleitungstext und den Schlusstext manuell in die entsprechenden Felder ein.

Über den Link Textbaustein: einfügen können Sie Textbausteine, die Sie zuvor angelegt haben (hier: Rechnungstext Englisch 1 und 2) auswählen und Einsetzen.

Anschließend klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Drucken und dann auf Beleglayouts. Dann wählen Sie Ihr Rechnungslayout aus der Liste aus und wählen PDF-Datei erzeugen.

Rechnungslauf mit fremdsprachlichen Rechnungen ausführen

Klicken Sie auf Organisation > Rechnungsversand und wählen Sie den Zeitraum für den Rechnungslauf aus. Legen Sie auch fest, ob Sie Ihre Rechnungen in Form von PDF-Dateien oder E-Mails generieren möchten.

Darunter wird nun im Geschäftsobjekt Rechnungslauf anzeigen ein Datensatz für Ihren neuen Rechnungslauf erstellt. Mit einem Doppelklick auf die Datenzeile können Sie die einzelnen Rechnungen einblenden. Klicken Sie rechts auf die Links zu den PDF-Dateien, um diese anzuschauen. Sie werden feststellen, dass die deutschen Rechnungen auf Deutsch und die englischen entsprechend der Regel, die Sie definiert haben, auf Englisch erstellt worden sind.

Dabei wurde das englischsprachige Layout verwendet und die Rechnungspositionen sowie der Einleitungs- und Schlusssatz wurden mit den englischsprachigen Textbausteinen gefüllt.