Rechnungsversand

Im Formular Rechnungsversand werden Rechnungsläufe angelegt und verschickt.

Unter einem Rechnungslauf versteht Scopevisio den Massenversand von Rechnungen per E-Mail.

Rechnungslauf erstellen

Wählen Sie Organisation > Rechnungsversand, um Rechnungsläufe anzulegen oder anzuzeigen.

Selektieren Sie die Belege nach Rechnungsdatum.
Bestimmen Sie, ob die Rechnungen per E-Mail versendet oder als PDF-Dokumente heruntergeladen werden sollen.
Hinweis zu Kontaktpräferenzen für den Belegversand beachten: Wählen Sie Ja aus dem Dropdown-Menü und geben Sie im Kontaktmanagement unter Versandart Abrechnung im Geschäftsobjekt Kommunikation an, auf welchem Versandweg (E-Mail/ Brief) Ihr Kontakt die Rechnungen erhält. Nun kann der Rechnungslauf nach Versandart vorgefiltert werden. Wählen Sie, ob Sie auch bereits versendete Rechnungen in den Rechnungslauf aufnehmen möchten.
Haben Sie in den Abrechnungseinstellungen die Festschreibung aktiviert, werden die Rechnungen mit dem Erzeugen des Rechnungslauf festgeschrieben, wenn Sie hier "Ja" ausgewählt haben.
Klicken Sie auf "Hinzufügen", um den Rechnungslauf anzulegen. In der Tabelle erscheint ein Eintrag über den neu erstellten Rechnungslauf.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um nähere Informationen und Einblick in die einzelnen Rechnungen zu erhalten. Aus dem Folgeformular heraus führen Sie den eigentlichen Rechnungslauf durch.
Um Kunden für Rechnungsläufe zu sperren, folgen Sie dem Link unten rechts Ignorierte Kunden bearbeiten. Wählen Sie anschließend die Kontakte aus, die keine Rechnungen erhalten sollen. Unter Ignorierte Rechnungen bearbeiten können Sie ebenfalls vom Rechnungslauf auszunehmende Rechnungen auswählen.

Im Formular Rechnungslauf können Sie die Angaben zu den Rechnungen kontrollieren. Mit einem Klick auf Rechnungslauf durchführen erstellen Sie die die PDF Dateien und versenden Sie auch direkt per E-Mail, wenn Sie die entsprechende Auswahl getroffen haben.

Bei sehr vielen Rechnungen bietet sich die Option "Im Hintergrund durchführen" an, während Sie an anderer Stelle in Scopevisio weiterarbeiten.

Rechnungslauf korrigieren

Markieren Sie einen Rechnungslauf und wählen Sie "Bearbeiten", um Korrekturen vorzunehmen, bevor Sie den Lauf ausführen. Hier können Sie Rechnungen markieren bzw. auswählen und über Auswahl entfernen aus dem Rechnungslauf herausnehmen. Sie können den Lauf neu aufbauen und schlussendlich durchführen, indem Sie die vorhandenen PDF-Dateien überschreiben.