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Vergeben Sie unter Alias eine einfache Bezeichnung für Ihre persönliche E-Mail-Adresse.
Mit dem Kopierbutton können Sie die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopieren und in Ihrem E-Mail-Programm als Kontakt unter dem Alias speichern. Danach können Sie die Adresse einfach in E-Mails einfügen, die Sie an Scopevisio weiterleiten möchten. Verwenden Sie außerdem E-Mail-Befehle, werden die Mails automatisch dort gespeichert, wo sie hingehören.
Aktivieren Sie die Option als BCC im E-Mail-Programm hinzufügen nur dann, wenn Sie möchten, dass alle Ihre geschriebenen E-Mails direkt in Scopevisio unter Eingehende E-Mails gespeichert werden. Dann können Sie sie Ihren Vorgängen zuordnen. Vorsicht: Dadurch verlieren Sie die Kontrolle darüber, welche E-Mails nach Scopevisio übertragen werden, und machen Ihre Kontaktakten evtl. unübersichtlich.
Wenn Sie auf den Link Persönliche E-Mail-Adresse klicken, wird die E-Mail-Adresse als QR-Code angezeigt. Mit einer QR-App können Sie die Adresse in Ihrem Smartphone speichern.
Mit einem Klick auf den Link öffnet dieser Ihr E-Mail-Programm und setzt die Adresse als Empfänger ein.
In den Sicherheitseinstellungen können Sie nun aus einer Reihe von Optionen wählen, die sich jeweils auf eine ganze Gruppe von Kontakten bezieht. Hier kommt das Prinzip „alle oder keiner“ zum Tragen, da Sie hier nicht die Möglichkeit haben, gezielt einzelne Kontakte auszuwählen. Es werden entweder alle Kontakte der vorgeschlagenen Gruppe für die Funktion aktiviert, indem Sie „Ja“ auswählen oder keiner, wenn „Nein“ gewählt wird. Rechts neben dem Auswahlfeld sehen Sie noch einmal im Detail, auf wen sich die Definition „alle Kontakte/Lieferanten/Kunden/Partner“ bezieht.
Ihre persönliche E-Mail-Adresse akzeptiert zunächst nur E-Mails von der E-Mail-Adresse, die Sie auch zur Anmeldung in Scopevisio nutzen. Tragen Sie daher in diesem Abschnitt bei Bedarf bis zu fünf zusätzliche E-Mail-Adressen ein, von denen E-Mails akzeptiert werden (z.B. Ihr externes Call Center oder Ihre private E-Mail-Adresse).
Möchten Sie einen Verlauf Ihrer E-Mails und sonstigen Kommunikation mit Ihren Kontakten als Zeitstrahl aufbauen, können Sie die E-Mails zusätzlich als Kommentar in den Kontaktdetails hinterlegen. So können Sie die E-Mail Inhalte bearbeiten, verschlagworten und auch weitere Dateien daran speichern.
Hier speichern Sie Ihre Eingaben.
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E-Mail-Adressen der Gesellschaft
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Automatisch wird das Alias "Eingangsrechnung" angelegt, um die Adresse für den sie benutzenden Lieferanten eindeutig zu benennen.
Scopevisio generiert jedes Mal, wenn Sie sich für diese Möglichkeit entscheiden, automatisch eine neue Mailbot-E-Mail-Adresse. Diese ist individuell und eindeutig von der Zuordnung her. Um diese sehr lange und kryptische Adresse handlicher zu machen, vergibt das System einen Aliasnamen (1), wie hier „Eingangsrechnung“. Dies macht es Ihrem Lieferanten auch leichter, diese E-Mail-Adresse für das Verschicken von Rechnungen an Ihre Firma von etwaigen anderen E-Mail-Kontakten zu unterscheiden.
Mit einem Klick auf den Link öffnet sich sofort eine neue, an dieses Alias adressierte E-Mail.Klicken Sie auf das kleine Symbol, um die oben sichtbare automatisch generierte E-Mail-Adresse in die Zwischenablage zu kopieren. Dies bietet sich an, wenn Sie Ihrem Lieferanten mitteilen möchten, dass er von nun ab die entsprechende E-Mail-Adresse nutzen soll. Um die Funktion der automatischen Zuweisung zum Rechnungsbuch verwenden zu können, muss nämlich auch der Lieferant darüber unterrichtet sein und die neu für ihn generierte E-Mail-Adresse nutzen. Hier geht es zu unserem Experten-TipTipp, wie Sie dies am besten umsetzen.
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