Arbeiten mit E-Mails einrichten

Über eine BCC-Adresse, Ihre persönliche E-Mail-Adresse, können Sie E-Mails direkt in Scopevisio ablegen.

Ihren Geschäftspartnern können Sie spezielle E-Mail-Adressen zuordnen, um die Zusammenarbeit zu optimieren. So können z. B. Lieferanten ihre Rechnungen direkt an Ihr Rechnungseingangsbuch schicken.

Der Office Connector für Outlook bietet zusätzliche, komfortable Möglichkeiten für das Arbeiten mit E-Mails.

Die persönliche E-Mail-Adresse

Ihre persönliche E-Mail-Adresse ist eine Scopevisio-interne Adresse, die nur mit Ihnen persönlich verknüpft ist. Sie dient dazu, Belege oder andere Informationen per E-Mail direkt in das System zu senden und dort an geeigneter Stelle abzulegen.

So können Sie z. B. Geschäftsbriefe archivieren, Aufgaben anlegen, Kontaktakten aktualisieren und Belege hochladen.

Mailagent - Einstellungen

Wählen Sie Systemmenü > Systemadministration > E-Mailverwaltung > Persönliche E-Mail-Adresse verwalten.

Im sich öffnenden Formular haben Sie viele Optionen zur Individualisierung Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse. Die Nummerierung entspricht den Nummern in der unten stehenden Abbildung.

1. Vergeben Sie unter Alias eine einfache Bezeichnung für Ihre persönliche E-Mail-Adresse.

2. Mit dem Kopierbutton können Sie die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopieren und in Ihrem E-Mail-Programm als Kontakt unter dem Alias speichern. Danach  können Sie die Adresse einfach in E-Mails einfügen, die Sie an Scopevisio weiterleiten möchten. Verwenden Sie außerdem E-Mail-Befehle, werden die Mails automatisch dort gespeichert, wo sie hingehören.

3. Aktivieren Sie die Option als BCC im E-Mail-Programm hinzufügen nur dann, wenn Sie möchten, dass alle Ihre geschriebenen E-Mails direkt in Scopevisio unter Eingehende E-Mails gespeichert werden. Dann  können Sie sie Ihren Vorgängen zuordnen. Vorsicht: Dadurch verlieren Sie die Kontrolle darüber, welche E-Mails nach Scopevisio übertragen werden, und machen Ihre Kontaktakten evtl. unübersichtlich.

4. Wenn Sie auf den Link Persönliche E-Mail-Adresse klicken, wird die E-Mail-Adresse als QR-Code angezeigt. Mit einer QR-App können Sie die Adresse in Ihrem Smartphone speichern.

5. Mit einem Klick auf den Link öffnet dieser Ihr E-Mail-Programm und setzt die Adresse als Empfänger ein.

6. In den Sicherheitseinstellungen können Sie nun aus einer Reihe von Optionen wählen, die sich jeweils auf eine ganze Gruppe von Kontakten bezieht. Hier kommt das Prinzip „alle oder keiner“ zum Tragen, da Sie hier nicht die Möglichkeit haben, gezielt einzelne Kontakte auszuwählen. Es werden entweder alle Kontakte der vorgeschlagenen Gruppe für die Funktion aktiviert, indem Sie „Ja“ auswählen oder keiner, wenn „Nein“ gewählt wird. Rechts neben dem Auswahlfeld sehen Sie noch einmal im Detail, auf wen sich die Definition „alle Kontakte/Lieferanten/Kunden/Partner“ bezieht.

7. Ihre persönliche E-Mail-Adresse akzeptiert zunächst nur E-Mails von der E-Mail-Adresse, die Sie auch zur Anmeldung in Scopevisio nutzen. Tragen Sie daher in diesem Abschnitt bei Bedarf bis zu fünf zusätzliche E-Mail-Adressen ein, von denen E-Mails akzeptiert werden (z.B. Ihr externes Call Center oder Ihre private E-Mail-Adresse).

8. Möchten Sie einen Verlauf Ihrer E-Mails und sonstigen Kommunikation mit Ihren Kontakten als Zeitstrahl aufbauen, können Sie die E-Mails zusätzlich als Kommentar in den Kontaktdetails hinterlegen. So können Sie die E-Mail Inhalte bearbeiten, verschlagworten und auch weitere Dateien daran speichern.

9. Hier speichern Sie Ihre Eingaben.

E-Mail-Adressen der Gesellschaft

Sie können in Scopevisio spezielle E-Mail-Adressen einrichten, um die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern noch weiter zu vereinfachen. So können Sie zum Beispiel eine spezielle E-Mail-Adresse für Ihre Lieferanten festlegen. Alle Eingangsrechnungen, die an diese Adresse geschickt werden, gelangen automatisch in das Rechnungseingangsbuch. Einen derartigen Mailbot können Sie auch für Partner oder Kunden – hier mit dem Bezug auf eine Teamwork Sammlung – einrichten. Alle Dokumente, die an diese Adresse geschickt werden, landen dann in der entsprechenden Teamwork-Sammlung. 

Die Mailbots sowohl für das Rechnungseingangsbuch als auch für Teamwork definieren Sie unter Systemadministration > E-Mailverwaltung > E-Mail-Adressen der Gesellschaft verwalten.

Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie bereits bestehende E-Mail-Adressen der Gesellschaft einsehen und verwalten können. Klicken Sie auf Hinzufügen, um den folgenden Bildschirm aufzurufen.

1. Automatisch wird das Alias "Eingangsrechnung" angelegt, um die Adresse für den sie benutzenden Lieferanten eindeutig zu benennen.

2. Scopevisio generiert jedes Mal, wenn Sie sich für diese Möglichkeit entscheiden, automatisch eine neue Mailbot-E-Mail-Adresse. Diese ist individuell und eindeutig von der Zuordnung her. Um diese sehr lange und kryptische Adresse handlicher zu machen, vergibt das System einen Aliasnamen (1), wie hier „Eingangsrechnung“. Dies macht es Ihrem Lieferanten auch leichter, diese E-Mail-Adresse für das Verschicken von Rechnungen an Ihre Firma von etwaigen anderen E-Mail-Kontakten zu unterscheiden.
   Mit einem Klick auf den Link öffnet sich sofort eine neue, an dieses Alias adressierte E-Mail.

3. Klicken Sie auf das kleine Symbol, um die oben sichtbare automatisch generierte E-Mail-Adresse in die Zwischenablage zu kopieren. Dies bietet sich an, wenn Sie Ihrem Lieferanten mitteilen möchten, dass er von nun ab die entsprechende E-Mail-Adresse nutzen soll. Um die Funktion der automatischen Zuweisung zum Rechnungsbuch verwenden zu können, muss nämlich auch der Lieferant darüber unterrichtet sein und die neu für ihn generierte E-Mail-Adresse nutzen. Hier geht es zu unserem Experten-Tip, wie Sie dies am besten umsetzen.

Unser Tipp: Kopieren Sie sich diese E-Mail-Adresse auch in Ihr E-Mail-Programm, um mithilfe von Regeln weitere eingehende Rechnungen direkt ins Rechnungseingangsbuch umzuleiten.

1. Unter „Interne Bezeichnung“ können Sie unabhängig von der Alias-Bezeichnung einen weiteren Namen vergeben, der Ihnen in der Liste der E-Mail-Adressen der Gesellschaft angezeigt wird und Ihnen zur Unterscheidung der verschiedenen Eingangsrechnungen dienen kann. Das System vergibt automatisch die Benennung  "Eingangsrechnung".

2. Standartmäßig ist hier „Aktiv“ ausgewählt, Sie können aber auch entscheiden, diese E-Mail-Adresse zeitweise auf inaktiv zu schalten. Dann werden Rechnungen nicht automatisch ins Rechnungseingangsbuch geleitet. Stattdessen werden sie wieder von Ihrem regulären E-Mail-Programm abgefangen, um dann bei Bedarf manuell ins Rechnungseingangsbuch verschoben zu werden.

3. Als Aktion in dieser Auswahl können Sie entscheiden, ob die Dokumente dem Rechnungseingangsbuch als Eingangsrechnung oder direkt Teamwork zugeteilt werden sollen. Hierbei ist zu beachten, dass alles, was dem Rechnungseingang zugeordnet wird, automatisch auch in Teamwork hinterlegt wird – allerdings nicht umgekehrt. Wenn Sie auf „Teamwork“ umschalten, ändern sich sowohl das Feld darunter  („Typ“) wie auch oben der Name unter „Alias-Bezeichnung“ zu “Sammlung“.

4. Unter „Typ“ können Sie zwischen Eingangs-, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg wählen, bei „Sammlung“ bekommen Sie per Auswahlliste die Namen der verschiedenen Sammlungen in Teamwork angezeigt.

5. In den Sicherheitseinstellungen können Sie nun aus einer Reihe von Optionen wählen, die sich jeweils auf eine ganze Gruppe von Kontakten bezieht. Hier kommt das Prinzip „alle oder keiner“ zum Tragen, da Sie hier nicht die Möglichkeit haben, gezielt einzelne Kontakte auszuwählen. Es werden entweder alle Kontakte der vorgeschlagenen Gruppe für die Funktion aktiviert, indem Sie „Ja“ auswählen oder keiner, wenn „Nein“ gewählt wird. Rechts neben dem Auswahlfeld sehen Sie noch einmal im Detail, auf wen sich die Definition „alle Kontakte/Lieferanten/Kunden/Partner“ bezieht.

6. Die letzten 5 Felder können Sie je nach Betriebspraxis konfigurieren:
   - hinterlegen Sie einzelne, ausgewählte E-Mail-Adressen aus Ihrer Kontaktliste. Diese Einstellung überschreibt die unter (8) festgelegten Einschränkungen.
   - befüllen Sie sie mit zusätzlichen E-Mail-Adressen von Absendern, die nicht in Ihren Kontaktdaten hinterlegt sind.
   - hinterlegen Sie dort Ihre eigene E-Mail-Adresse, mit der Sie normalerweise Rechnungen in Ihrem E-Mail-Programm empfangen (zum Beispiel rechnungseingang@xyz.com oder invoice@gmail.com). So aktivieren Sie quasi eine automatische Weiterleitung von Ihrem E-Mail-Programm ins Rechnungseingangsbuch von Scopevisio.

7. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Sie sehen, dass Scopevisio Ihnen zahlreiche Optionen zur individuellen Anpassung bietet. Nutzen Sie die vielen Konfigurationsmöglichkeiten und vereinfachen Sie sich die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern!

Die speziellen E-Mail-Adressen gelten für die gesamte Gesellschaft, während persönliche E-Mail-Adressen einzelnen Nutzern in der Gesellschaft zugeordnet sind.

E-Mails übertragen

E-Mail-Befehle

Die Tabelle gibt eine Übersicht über die Kürzel für eine automatische Zuordnung gesendeter Mails.

Arbeiten Sie mit oben genannten Kürzeln, so überschreiben diese die Einstellungen für Aktion, Typ und Lieferanten-Zuordnung, die Sie bei der E-Mail-Adresse der Gesellschaft weiter oben hinterlegt haben.

Import von Dokumenten in die Belegarbeitsliste

Um einen Beleg für die Weiterverarbeitung durch die Anwendung Finanzen zu importieren, senden Sie das entsprechende Dokument als Anhang an die Scopevisio E-Mail-Adresse und tragen Sie in der Betreffzeile die Begriffe [Eingangsrechnung] oder [ER], [Ausgangsrechnung] oder [AR], [sonstiger Beleg] oder [Beleg] ein. Setzen Sie die entsprechenden Begriffe dabei in eckige Klammern.

Die so versendete Eingangsrechnung finden Sie dann in der Belegarbeitsliste unter Buchhaltung > Buchen > Belegarbeitsliste wieder.

Weitere Informationen finden Sie unter Belegarbeitsliste und Digitaler Belegimport.

Eingegangene E-Mails weiterleiten

Rufen Sie in Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Outlook) eine eingegangene E-Mail auf und klicken Sie auf Weiterleiten.

Tragen Sie im Feld Empfänger die Scopevisio E-Mail-Adresse ein und versenden Sie die E-Mail.

Damit die E-Mail korrekt zugeordnet werden kann, ist es erforderlich, dass

• im Betreff der E-Mail das Kürzel WG: oder FW: oder FWD: enthalten ist (in der Regel wird dieses Kürzel automatisch eingesetzt).

• sich oberhalb der weitergeleiteten E-Mail eine Zeile befindet, welche den Text Von: sowie die E-Mail-Adresse oder den Namen des Kontakts beinhaltet (wird normalerweise vom E-Mail-Programm eingetragen).

Ausgehende E-Mails übertragen

Um eine E-Mail gleichzeitig an Ihren Kontakt und an die Anwendung zu senden, tragen Sie in das  Feld An die Empfänger-E-Mail-Adresse und in das Feld BCC Ihre Scopevisio E-Mail-Adresse ein.

Gegebenenfalls müssen Sie in Ihrem E-Mail-Programm das Feld BCC zusätzlich einblenden.

Hinweis: Durch das Versenden als Blindkopie ist die zweite E-Mail-Adresse für den eigentlichen Empfänger nicht sichtbar.

Tipp: Um die Weiterleitung Ihrer ausgehenden E-Mails zu erleichtern, empfiehlt sich das Erstellen entsprechender Regeln (in Outlook heißen sie "Quicksteps") in Ihrem E-Mail-Programm.

Interne E-Mails Kontakten zuweisen

Um interne Informationen nicht nur Kollegen zu senden, sondern auch dem entsprechenden Kontakt im Scopevisio Kontaktmanagement zuzuweisen, schicken Sie E-Mails an Ihre Kollegen und per BCC an Scopevisio.

Fügen Sie zusätzlich im E-Mail-Betreff die E-Mail-Adresse des Kontakts - eingeschlossen in eckigen Klammern z.B. [martin.cebit@googlemail.com] - hinzu. Die E-Mail wird dann in den entsprechenden Kontaktdetails gespeichert.

E-Mails am Kontakt anzeigen

Um die abgelegten E-Mails abzurufen, öffnen Sie den gewünschten Kontakt in Scopevisio. Dies können Sie entweder über Menü > Kontakte oder Sie suchen den Namen einfach im Scopen-Suchfeld und öffnen ihn.

Die gespeicherten E-Mails finden Sie im Geschäftsobjekt E-Mail und, je nach Einstellung, zusätzlich im Geschäftsobjekt Kommentare.

E-Mails weiterer Arbeitnehmer anzeigen

Im Geschäftsobjekt E-Mail eines Kontakts können Sie nicht nur die direkt mit diesem Kontakt verbundenen E-Mails anzeigen, sondern auch die E-Mails der Arbeitnehmer, sofern dem betreffenden (Gesellschafts-)Kontakt in Scopevisio Arbeitnehmer zugeordnet sind.

Stehen Sie mit mehreren Mitarbeitern eines Kundenunternehmens in Kontakt, werden auf diesem Wegen E-Mails angezeigt, die mit diesen verschiedenen Ansprechpartnern ausgetauscht wurden.

Eingehende E-Mails anzeigen

Wählen Sie Organisation > E-Mails > E-Mail Korrespondenz, um die übertragenen E-Mails zu sehen. Sofern die E-Mails anhand der Absender-Adressen zugeordnet werden konnten, werden sie auch im Kontaktmanagement an dem entsprechenden Kontakt hinterlegt.

E-Mails, die keinem Kontakt zugeordnet werden konnten, können Sie über den Button Zuordnungen bearbeiten nachträglich einem Kontakt, einem Projekt oder einer Aufgabe zuordnen.

Ausgehende E-Mails anzeigen

Wählen Sie Organisation > E-Mails > E-Mail Scopevisio, um die direkt aus Scopevisio verschickten E-Mails zu sehen.

Dazu gehören Angebote und Abrechnungsbelege, die mit Scopevisio generiert und direkt aus dem System heraus per E-Mail versendet wurden, sowie die aus dem System versendeten E-Mails mit externen Teamwork-Links oder Kampagnen-E-Mails.

Aufbewahrungspflicht beachten

Sie können E-Mails auch löschen, beachten Sie jedoch, dass Sie gesetzlich verpflichtet sind Geschäftsbriefe und Ihre Anhänge mindestens 10 Jahre lang zu archivieren.

E-Mail-Zuordnungsfehler erkennen und bearbeiten

Dies kann verschiedene Ursachen haben: Öffnen Sie in Ihrem E-Mail-Programm die versendete E-Mail  und beantworten Sie sich bitte  je nach Anwendungsfall die folgenden Fragen. Nur wenn Sie alle Fragen mit Ja beantworten können, kann eine Zuordnung im CRM erfolgen.

Nicht zuzuordnende E-Mails finden Sie unter dem Punkt Systemmenü > Systemadministration > E-Mailverwaltung > E-Mail Zuordnungen verwalten (siehe Screenshot).

Hier können Sie eingegangene E-Mails, die nicht zugewiesen werden konnten, manuell verarbeiten.

• Ist Ihre Absender-E-Mail-Adresse identisch mit Ihrer bei den Scopevisio Benutzerdaten oder bei Aktivitäten > Eingehende E-Mails > Einstellungen hinterlegten E-Mail-Adresse?

• Falls Sie eine von einem Kontakt erhaltene E-Mail an Scopevisio weitergeleitet haben…

• …enthält die Betreff-Zeile das Kürzel FWD:, FW: oder WG:?

• …enthält der E-Mail-Text eine durch Von: oder From: eingeleitete Zeile, welche die E-Mail-Adresse des Kunden enthält?

• …ist die E-Mail-Adresse des Kontakts identisch mit der hinterlegten E-Mail-Adresse?

• Falls Sie die E-Mail an einen Kontakt und per CC oder BCC an Scopevisio geschickt haben…

• …ist die bei Empfänger (AN:) eingetragene E-Mail-Adresse identisch mit der beim Kontakt hinterlegten E-Mail-Adresse?

• Falls Sie eine interne E-Mail an einen Kollegen und per CC oder BCC an die Scopevisio E-Mail-Adresse geschickt haben und in der Betreff-Zeile die E-Mail-Adresse eines Kunden eingetragen ist…

• …ist die in der Betreff-Zeile eingetragene Kunden-E-Mail-Adresse in eckige Klammern eingeschlossen?

• …ist diese E-Mail-Adresse identisch mit der beim Kontakt hinterlegten E-Mail-Adresse?

E-Mail-Benachrichtigungen erhalten

Wählen Sie Organisation > E-Mails > Benachrichtigungen.

1. Im oberen Bereich können Sie vorgangs- und kontaktbezogene Benachrichtigungen verwalten.

2. De-/Aktivieren Sie die hinterlegte Benachrichtigung. 

3. Benachrichtigungen sind möglich für alle aufgelisteten Ereignisse.

4. Wählen Sie, ob Sie per E-Mail oder Slack informieren möchten.

5. Sie können sich unmittelbar bei jedem Ereignis oder in Sammelmitteilungen, z. B. täglich oder wöchentlich, benachrichtigen lassen.

6. Wählen Sie den/die Mitarbeiter aus, der/die benachrichtigt werden soll/en.

7. Per Eigenbenachrichtigung werden auch Sie darüber informiert, wenn eines der Ereignisse eintritt, bei dem ein anderer Mitarbeiter informiert wird.

Die Einstellungen sind sofort gültig, sie brauchen nicht explizit gespeichert zu werden.

Erweiterte Funktionen des Office Connectors

Das Add-on MS Office Connector gibt Ihnen fortgeschrittene Möglichkeiten für die Verwendung von E-Mails mit Scopevisio.

Wählen Sie Mein Scopevisio und klicken Sie auf den Link MS Office Connector installieren, um die Anwendungsdatei herunterzuladen. Anschließend setzen Sie einen Doppelklick auf die Datei und starten die Installation.

Vor der Installation schließen Sie alle MS Office-Anwendungen.

Sehen Sie im Folgenden einen Auszug aus den Möglichkeiten, die Sie alleine mit MS Outlook haben. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Office Connector.