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Manchmal reichen die Standarddatenfelder in einem Formular nicht, um alle benötigten Informationen festzuhalten. Daher können Scopevisio-Anwender eigene, benutzerdefinierte Felder anlegen. Dies gilt für Kontakte, Aufgaben, Projekte, Belege und die Zeiterfassung. |
Benutzerdefinierte Felder
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verwalten
Wir zeigen das Vorgehen am Beispiel von benutzerdefinierten Feldern für Kontakte. In den anderen Formularen funktioniert dies analog dazu.
Folgen Sie dazu dem Pfad Organisation > Administration > System > Benutzerdefinierte Felder für Kontakte verwalten.
Geschäftsobjekte für benutzerdefinierte Felder
Im oberen Teil des Formulares bestimmen Sie, wie Sie die Geschäftsobjekte benennen möchten, die die benutzerdefinierten Felder enthalten.
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Das Formular zeigt im oberen Teil die Geschäftsobjekte der Kontakte an, denen Felder zugeordnet werden können. Die 30 verfügbaren benutzerdefinierten Felder sind auf diese drei Geschäftsobjekte aufteilbar.Deren Standardnamen (Kontakte, Kontakte (Weitere) und Kontakte (Weitere 2)) können Sie ändern
Darunter sieht man dass dem dem Geschäftsobjekt “Kontakte” ein Feld mit der Bezeichnung “Altes Personenkonto” zugeordnet ist.
Geschäftsobjekte für benutzerdefinierte Felder
Sie können die Geschäftsobjekte (GO) umbenennen, um mehr Klarheit zu schaffen, indem Sie ein Geschäftsobjekt markieren, auf den Dreieckpfeil rechts (1) klicken und in das Dialogfeld einen neuen Namen (2) eingeben und bestätigen.
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Im Beispiel wurde wird das Feld Kontakte in Zusätzliche Vertriebsinfo Geschäftsobjekt “Kontakte” in “Relevant für Buchhaltung” umbenannt. Diese Bezeichnung wird im Kontaktmanagement wiedergegeben, während das Feld "hinter den Kulissen" weiterhin Kontakte (3) heißt. Klicken Sie auf den Namen in der Spalte, können Sie das Feld auch einem der anderen beiden Geschäftsobjekte zuordnen.
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Benutzerdefinierte Felder hinzufügen
Im unteren Abschnitt Benutzerdefinierte Felder werden Ihre bereits vorhandenen Felder aufgelistet.
Darunter finden Sie Buttons zu Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen von Feldern. Darüber hinaus können Sie die Reihenfolge, in der die Felder im Geschäftsobjekt angezeigt werden, verändern.
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Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Im folgenden Formular machen Über Hinzufügen oder Bearbeiten gelangen Sie in das Formular, um ein benutzerdefiniertes Feld zu definieren. Machen Sie folgende Angaben:
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Bezeichnung
Benennen Sie das Feld (Pflichtangabe)Typ
Wählen Sie
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den Datentyp für das Feld hat.
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Wenn ein Feld den Typ Text hat, können Sie eine Auswahlliste mit zulässigen Werten erstellen, die als Dropdown-Liste eingeblendet wird.
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Pflichteingabe
Über die aktivierte Checkbox wird das Feld zu einem Pflichtfeld.
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Falls Sie ein benutzerdefiniertes Feld als Pflichtfeld markieren, müssen |
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Wenn Sie das unterlassen, können Sie das Formular des betreffenden Kontakts nicht speichern. Ihre neu gemachten Eingaben gehen verloren.
Änderungen an den benutzerdefinierten Feldern werden in einem bereits geöffneten Kontakt nicht direkt sichtbar, sondern erst, wenn Sie den Kontakt schließen und erneut öffnen.
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Der Standardwert wird eingesetzt, wenn der Anwender nichts in das Feld einträgt.
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Sie beim Speichern des jeweiligen Formulars das Feld gefüllt haben. Achten Sie darauf, dass das passende Geschäftsobjekt mit den (Pflicht-)Feldern gefüllt ist, ansonsten lässt sich der Datensatz nicht speichern. |
Standardwert
Durch Vorgabe eines Standardwerts ersparen Sie sich (insbesondere bei Pflichtfeldern) die Eingabe.Nur erlaubte Werte zulassen
Diese Checkbox erscheint nur bei, wenn Sie als Typ “Text” auswählen.
Sie können so die Einträge der bei “Text” angebotenen Auswahlliste selbst festlegen, indem Sie über Hinzufügen die Werte eintragen, die in Ihrer Auswahlliste erscheinen sollen. Der Vorteil ist, dass die Feldinhalte konsistent sind und keine Eingabefehler vorkommen können.
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Über die Pfeiltasten lassen sich die Werte sortieren, so dass die relevantesten oben stehen.
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Platzhalter für Belege
Um den Feldinhalt in Ihren Beleglayouts verwenden zu können,
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können Sie
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einen sprechenden Platzhalternamen
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eingeben. Der Platzhalter wird in der Belegvorlage in geschweifte Klammern gesetzt. Anstelle der selbstgewählten Bezeichnung können Sie auch {Benutzerdefiniertes_Feld_
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3} als Platzhalter für das unten abgebildete Feld verwenden.
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Hier sehen Sie, wie ein Feld mit Auswahlliste angelegt wird.
Nach dem Speichern wird das Feld in der Übersicht der benutzerdefinierten Felder angezeigt. und kann verwendet werden.
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Anzeige im Kontaktmanagement
Das benutzerdefinierte Feld wird im umbenannten Geschäftsobjekt angezeigt. Ein Klick auf das Filtersymbol blendet die Auswahlliste ein.
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Unterhalb der Liste der Felder können Sie diese durch Markieren mithilfe der kleinen Pfeiltasten innerhalb des Geschäftsobjekts neu positionieren.