System: Benutzerdefinierte Felder für Kontakte/Aufgaben/Projekte/Belege/Zeiterfassung verwalten

Manchmal reichen die Standarddatenfelder in einem Formular nicht, um alle benötigten Informationen festzuhalten. Daher können Scopevisio-Anwender eigene, benutzerdefinierte Felder anlegen. Dies gilt für Kontakte, Aufgaben, Projekte, Belege und die Zeiterfassung.

Benutzerdefinierte Felder verwalten

Wir zeigen das Vorgehen am Beispiel von benutzerdefinierten Feldern für Kontakte. In den anderen Formularen funktioniert dies analog dazu.

Folgen Sie dazu dem Pfad Organisation > Administration > System > Benutzerdefinierte Felder für Kontakte verwalten.

Das Formular zeigt im oberen Teil die Geschäftsobjekte der Kontakte an, denen Felder zugeordnet werden können. Die 30 verfügbaren benutzerdefinierten Felder sind auf diese drei Geschäftsobjekte aufteilbar.

Darunter sieht man dass dem dem Geschäftsobjekt “Kontakte” ein Feld mit der Bezeichnung “Altes Personenkonto” zugeordnet ist.

Geschäftsobjekte für benutzerdefinierte Felder

Sie können die Geschäftsobjekte (GO) umbenennen, um mehr Klarheit zu schaffen, indem Sie ein Geschäftsobjekt markieren, auf den Dreieckpfeil rechts klicken und in das Dialogfeld einen neuen Namen eingeben und bestätigen.

Im Beispiel wird das Geschäftsobjekt “Kontakte” in “Relevant für Buchhaltung” umbenannt. Diese Bezeichnung wird im Kontaktmanagement wiedergegeben.

Benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Im unteren Abschnitt Benutzerdefinierte Felder werden Ihre bereits vorhandenen Felder aufgelistet.

Über Hinzufügen oder Bearbeiten gelangen Sie in das Formular, um ein benutzerdefiniertes Feld zu definieren. Machen Sie folgende Angaben:

Bezeichnung
Benennen Sie das Feld (Pflichtangabe)
Typ
Wählen Sie den Datentyp für das Feld hat.
Wenn ein Feld den Typ Text hat, können Sie eine Auswahlliste mit zulässigen Werten erstellen, die als Dropdown-Liste eingeblendet wird.

Pflichteingabe
Über die aktivierte Checkbox wird das Feld zu einem Pflichtfeld.

Falls Sie ein benutzerdefiniertes Feld als Pflichtfeld markieren, müssen Sie beim Speichern des jeweiligen Formulars das Feld gefüllt haben. Achten Sie darauf, dass das passende Geschäftsobjekt mit den (Pflicht-)Feldern gefüllt ist, ansonsten lässt sich der Datensatz nicht speichern.

Standardwert
Durch Vorgabe eines Standardwerts ersparen Sie sich (insbesondere bei Pflichtfeldern) die Eingabe.
Nur erlaubte Werte zulassen
Diese Checkbox erscheint nur bei, wenn Sie als Typ “Text” auswählen.
Sie können so die Einträge der bei “Text” angebotenen Auswahlliste selbst festlegen, indem Sie über Hinzufügen die Werte eintragen, die in Ihrer Auswahlliste erscheinen sollen. Der Vorteil ist, dass die Feldinhalte konsistent sind und keine Eingabefehler vorkommen können. Über die Pfeiltasten lassen sich die Werte sortieren, so dass die relevantesten oben stehen.

Platzhalter für Belege
Um den Feldinhalt in Ihren Beleglayouts verwenden zu können, können Sie einen sprechenden Platzhalternamen eingeben. Der Platzhalter wird in der Belegvorlage in geschweifte Klammern gesetzt. Anstelle der selbstgewählten Bezeichnung können Sie auch {Benutzerdefiniertes_Feld_3} als Platzhalter für das unten abgebildete Feld verwenden.

Unterhalb der Liste der Felder können Sie diese durch Markieren mithilfe der kleinen Pfeiltasten innerhalb des Geschäftsobjekts neu positionieren.