DMS Teamwork: HTML-Layout für Teamwork-E-Mails erstellen

Wenn Sie einen externen Link aus Teamwork versenden, wird für die Begleit-E-Mail ein Standardtext verwendet. Diesen können Sie ändern oder gegen eine eigene Vorlage austauschen. Voraussetzung dafür sind Grundkenntnisse in HTML.

E-Mail-Layout öffnen

Wählen Sie Organisation > Administration > DMS Teamwork > Einstellungen bearbeiten. Im Abschnitt Anwendungsverhalten bei Teamwork befindet sich das Feld Externer-Link Dokumentenlayout. Klicken Sie auf den Link Auswählen.

Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie auf den Link Vorlage eCollaboration klicken.

Voreingestelltes Layout anpassen

Das Layout öffnet sich in Ihrem Browser. Im Folgenden sehen Sie das Standardlayout mit den in geschweifte Klammern { } eingefassten Platzhaltern.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Ihren Browser und wählen Sie Seitenquelltext anzeigen oder Quelltext (je nachdem welchen Browser Sie verwenden).

HTML-Code kopieren und ändern

Es wird dann der HTML-Code des Layouts angezeigt. Diesen kopieren Sie mit STRG+A und fügen ihn in einen einfachen Texteditor ein. Word ist dafür ungeeignet; Microsoft-Anwender verwenden am besten das Programm Editor.

Im Editor können Sie das Layout bearbeiten.

Anschließend speichern Sie es unter einem aussagekräftigen Namen und mit der Dateiendung .html ab.

Angepasstes HTML-Layout hochladen

Klicken Sie im Feld Externer-Link Dokumentenlayout erneut auf den Link Auswählen und im nächsten Bildschirm auf den Link Dokumentenlayouts verwalten.

Im folgenden Bildschirm stellen Sie die Anzeige auf Teamwork Dokumentenlayouts anzeigen ein und klicken unten auf Hinzufügen.

Im folgenden Formular

geben Sie Ihrem neuen Layout einen Namen,
klicken Sie auf den Upload-Button und
laden Sie das Layout von seinem Speicherort hoch.

Dann speichern Sie Ihre Änderung mit einem Klick auf das Diskettensymbol und klicken auf den Zurück-Pfeil oben rechts.

Ihr neues Layout wird jetzt aufgelistet.

Angepasstes HTML-Layout als Standard einstellen

Wenn Sie jetzt zu Organisation > Administration > DMS Teamwork > Einstellungen bearbeiten> Abschnitt Anwendungsverhalten bei Teamwork > Externer Link Dokumentenlayout zurückkehren und auf Auswählen klicken, steht Ihre neue HTML-Vorlage für E-Mails zur Wahl.

Markieren Sie diese und klicken Sie auf Auswählen, um sie als Standardlayout für den Versand von externen Links zu hinterlegen.