DMS Teamwork: Einstellungen bearbeiten

Einstellungen

Unter Organisation > Administration > DMS Teamwork > Einstellungen bearbeiten können Sie folgende Einstellungen bearbeiten:

Mein Teamwork-Profil

Der Link Dokumente (1) ruft alle für Sie freigegebenen Dokumente auf.

Gruppen (2) zeigt die bestehenden Gruppen an. Hierzu mehr im Artikel "Benutzergruppen verwalten".

Anmeldedaten Teamwork

Über den Link Teamwork Weblogin öffnet sich die  TEAMWORK Webseite in Ihrem Browser. Loggen Sie sich mit Ihrem gewählten Teamwork-Passwort darin ein.

Lesen Sie mehr im gleichlautenden Artikel Teamwork Weblogin.

Anwendungsverhalten bei Teamwork

Im Folgenden stellen wir die Standardeinstellungen vor:

1. Tabellenexport versionieren
   Wenn Sie in Scopevisio mit der Export-Funktion eine Tabelle (bspw. die Kontaktübersicht) nach Teamwork exportieren, die dort bereits gespeichert ist, können Sie wählen, ob die neue Tabelle generell als neue Version gespeichert (die alte wird überschrieben, kann aber wiederhergestellt werden), ob sie immer als neues Dokument hinzugefügt werden soll, oder ob dies jedes Mal zuerst abgefragt werden soll.

2. Dokumentenfreigabe
   Laden Sie selbst Belege aus Scopevisio zu Teamwork hoch, sind diese nur für Sie sichtbar. Möchten Sie einzelne Belege direkt für bestimmte Teams freigeben, lassen Sie sich den entsprechenden Dialog beim Upload anzeigen.

3. Anhänge bei Kommentaren
   Hier entscheiden Sie, ob Sie Dokumente, die Sie an Kommentaren zu Ihren Kontakten anhängen, automatisch auch zu Teamwork hochladen möchten oder nicht. Dies ist insbesondere für den Fall relevant, dass Sie E-Mails automatisch als Kommentare am Kontakt speichern lassen und somit über diese Funktion entscheiden können, ob der E-Mail-Anhang zu Teamwork übertragen werden soll.

4. Belege direkt hochladen
   Wenn Sie Abrechnungsbelege (wie Rechnungen, Angebote etc.) als PDFs erstellen, können Sie diese bei der Erstellung über diese Einstellung gleichzeitig zu Teamwork hochladen. Als Uploader wird dann der Ersteller des Belegs in Teamwork angegeben.

5. Belegstempel
   Hier wählen Sie, ob Sie Ihre Belege beim Upload zu Teamwork unverändert lassen oder ein Deckblatt bzw. einen Statusstempel hinzufügen möchten. Deckblatt und Statusstempel werden bei der nächsten Synchronisation, z. B. wenn eine Zahlung eingegangen ist, an den neuen Status angepasst. Wird sich dazu entschieden, dass die Dokumente gestempelt werden sollen, lässt sich dieser Stempel im Nachhinein nicht mehr entfernen. Die Einstellung bezieht sich auf Eingangsrechnung-, Ausgangsrechnung- und Beschaffungsdokumente.

6. Automatische Belegsynchronisation
   Neben dem manuellen und dem direkten Upload externer Dateien können Sie Belege, die Sie in Scopevisio erstellt haben, automatisch synchronisieren. Um Mehrfach-Uploads zu vermeiden, kann nur ein Benutzer die automatische Synchronisation aktivieren. Wählen Sie hierzu die Option Unter meinem Namen synchronisieren. Es werden alle in Scopevisio erstellten PDFs (Angebote, Aufträge, Rechnungen usw.) zu Teamwork hochgeladen. Die automatische Synchronisation erfolgt alle 15 Minuten. Als Uploader der Dokumente wird in Teamwork der Benutzer angegeben, unter dessen Name synchronisiert wurde.

7. Simultane Dokumentbearbeitung
   Wählen Sie zwischen verschiedenen zeitlichen Abständen, innerhalb derer Sie gewarnt werden, dass auch Kollegen am selben Dokument arbeiten - oder entscheiden Sie sich gegen diese Warnung. Vermeiden Sie so doppelte Arbeit bzw., die Änderungen des jeweils anderen zu überschreiben.

8. Externer-Link Dokumentenlayout
   Über Auswählen können Sie die Nachricht anpassen, die beim Erzeugen eines Externen Links mit verschickt wird. Im unteren Bild (8) sehen Sie den Standardtext.

9. Standardsammlungen
   Verändern Sie hier die Standardeinstellung, so werden Dokumente, die in Aufgaben, Kontakten oder Projekten im Geschäftsobjekt "Dokumente" angezeigt werden, automatisch auch in die Standardordner "Aufgaben", "Kontaktdateien" und "Projekte (Vorgänge)" unterhalb der Kategorie "Organisation" nach Teamwork hochgeladen.

10. Dokumente in Ordnern
    Die Dokumente werden nur in den entsprechenden Unterordnern, nicht aber noch zusätzlich in den übergeordneten Ordnern angezeigt, was die Übersichtlichkeit erhöht.

11. Sammlungsbaum
    Der zugeklappte Zustand zeigt nur die geschlossenen Kategorien an. Wählen Sie die andere Option, wenn Sie immer den letzten Anzeigestand beim Öffnen von Teamwork wiederhergestellt sehen möchten. Alle zuvor geöffneten Ordner und Unterordner werden aufgeklappt dargestellt.

12. Teamwork-Kategorien
    Diese Einstellungsoption besteht nur noch aus historischen Gründen - bitte lassen Sie sie unangetastet.

13. Dokumentenfilter
    Wählen Sie aus verschiedenen Filter-Optionen die für Sie ideale Einstellung. In den Screenshots weiter unten sehen Sie die beiden Alternativen.

14. Farben
    Ist Ihnen der helle Modus zu grell, so schonen Sie Ihre Augen etwas mit dem dunklen Thema.

15. Office 365 lokal oder online öffnen
    Standardgemäß öffnet Teamwork Ihre in Office 365 erstellten Dokumente lokal - arbeiten Sie aber viel mit Kollegen an ein und demselben Dokument, so können Sie hierüber festlegen, dass Teamwork dieses sofort im Webbrowser öffnet. So wird Ihnen in Echtzeit anzeigt, welche Kollegen gerade wo im selben Dokument unterwegs sind. Voraussetzung dafür ist ein Office 365 Firmen-Konto und die einmalige Anmeldung dort, um die Verknüpfung mit Scopevisio herzustellen. Mehr zu diesem Thema hier.

Hier der im obigen Punkt 8 erwähnte Standardtext:

Die unter 13. (oben) zur Auswahl stehende horizontale Filter-Anordnung:

Die unter 13. (oben) zur Auswahl stehende vertikale Filter-Anordnung:

E-Mails in Teamwork bereitstellen

Wählen Sie aus, ob und in welcher Form E-Mails, die mit Kontakten oder Vorgängen verknüpft sind, in Teamwork bereitgestellt werden sollen.

Benachrichtigungen

Stellen Sie ein, ob Sie sofort per E-Mail benachrichtigt werden wollen, wenn eine neue Freigabe für Sie erfolgt ist, eine neue Version erstellt wurde oder einem Dokument ein Kommentar hinzugefügt wurde. Eine tägliche Zusammenfassung ist ebenfalls als E-Mail erhältlich. Diese enthält bei bis zu 999 freigegebenen oder geänderten Dokumenten Links, mit denen die betreffenden Dateien im Webclient geöffnet werden können. Darüber hinaus wird ansonsten nur die Anzahl freigegebener oder geänderter Dokumente genannt.

Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen

1. [Ordner 1]
   Sie können bis zu 10 lokale Ordner mit Teamwork verbinden. Klicken Sie auf [Ordner 1], um bei Bedarf weitere Ordner zu bestimmen.

2. Bezeichnung
   Vergeben Sie eine eigene, beliebige Bezeichnung für die Verknüpfung.

3. Status
   Bei aktiv werden Dokumente hochgeladen, bei inaktiv nicht.

4. Lokaler Ordner / Verzeichnis
   Der Pfad zum gewünschten Upload-Ordner auf Ihrer Festplatte. Er kann eingegeben oder über den Link Verzeichnis ändern eingestellt werden. Die Dokumente aus dem hier angegebenen Ordner werden automatisch in den im nächsten Feld bezeichneten Teamwork-Ordner hochgeladen.

5. Verbinden der Sammlung
   Dies ist der Ziel-Ordner in Teamwork. Er kann über den Link Sammlung auswählen eingestellt werden. Die Dokumente aus dem im vorigen Feld angegebenen Ordner werden automatisch in diesen Teamwork-Ordner in einen Unterordner namens Uploader hochgeladen.

6. Dokumentenart
   Die Standardeinstellung ist Standarddokumente. Einzelheiten zu allen Dokumentenarten finden Sie im gleichlautenden Abschnitt Dokumentenarten weiter unten.

7. Verschieben in Sammlung
   Nur in Kombination mit der Dokumentenart Downloader aus (6) oben: Geben Sie optional den Teamwork-Ordner an, in den aus Teamwork heruntergeladene Dokumente verschoben werden sollen. Dokumente, die über die Dokumentart Downloader von Teamwork heruntergeladen werden, werden gleichzeitig in den hier eingestellten Ordner verschoben.

8. Ausschluss-Liste
   Hier tragen Sie Dateinamen oder -endungen ein, die sich in dem Upload Ordner befinden, aber nicht zu Teamwork hochgeladen werden sollen. Tragen Sie den vollständigen Dateinamen ein, um eine Datei auszuschließen (bspw. thumbs.db, DS_Store) und/oder die Endungen von Dateien hinter einem Sternchen (bspw. *.ini, *.csv). Geben Sie beliebig viele auszuschließende Dateien an und trennen Sie die Eingaben mit einem Komma.

Upload der Dateien

Nachdem Sie einen Ordner wie oben beschrieben angelegt haben, werden direkt nach dem Speichern dieser Einstellung  die Dokumente hochgeladen. So sieht der Ordner im Windows Explorer aus:

…und so der Ordner in Teamwork nach dem Hochladen der Dokumente:

Dokumentenarten

Standarddokumente

Mit dieser Grundeinstellung verknüpfen Sie einen Ordner Ihres PCs mit Teamwork. Die im PC-Ordner enthaltenen Dokumente werden in den ausgewählten Ordner hochgeladen, sobald Sie die Einstellung gespeichert haben. Die Dokumente verbleiben im angegebenen PC Ordner, alle Dokumente, die Sie in Zukunft in dem Ordner ablegen, werden sofort nach Teamwork hochgeladen.

Buchhaltungsbelege

Geben Sie die Einstellung Buchhaltungsbelege an, wenn Sie den Ordner auf dem PC ausschließlich zum Upload von Eingangsrechnungen verwenden möchten. Im Unterschied zu Standarddokumenten werden PDFs, die unter der Dokumentenart Buchhaltungsbelege hochgeladen werden, auch direkt in die Belegarbeitsliste hochgeladen. Von hier aus können die Belege dann einfach gebucht werden.

Sobald Sie sich mit Scopevisio verbinden, werden die Belege in die Belegarbeitsliste von Scopevisio hochgeladen, auf dem PC in einen (automatisch angelegten) Ordner _Verarbeitet verschoben und bekommen das Präfix _Verarbeitet. Auf diese Weise kann es nicht passieren, dass Belege versehentlich doppelt hochgeladen werden.

Wenn Sie jetzt im Scopevisio Menü den Punkt Buchhaltung > Buchen > Belegarbeitsliste wählen, sehen Sie dort die hochgeladenen Belege. Von hier aus können sie manuell oder automatisiert weiterverarbeitet werden.

Downloader

Mit der Dokumentenart-Einstellung Downloader werden keine Dokumente vom PC zu Teamwork hochgeladen, sondern umgekehrt von Teamwork auf den PC heruntergeladen. Wie in den anderen Fällen verbinden Sie einen Ordner auf Ihrem lokalen PC mit einem Teamwork-Ordner und speichern diese Einstellungen.

Dies ist die einzige Dokumentenart, bei der auch die folgende Einstellung Verschieben in Sammlung zum Tragen kommen kann. Hier können Sie (optional) einen Ordner einstellen, in den Dokumente, die Sie auf Ihren PC heruntergeladen haben, anschließend in Teamwork verschoben werden. Auf diese Weise wissen Sie, was bereits heruntergeladen wurde, und versuchen nicht, die Dateien doppelt herunterzuladen.

Standarddokumente (mit Hochgeladen-Ordner)

Sie können sich den Upload von Standarddokumenten auch so einrichten, dass bereits nach Teamwork hochgeladene Dokumente auf Ihrem PC in einen automatisch angelegten Ordner namens _Hochgeladen verschoben werden. Sobald Sie sich mit Scopevisio verbinden, werden die Belege in den Sammlungsordner von Scopevisio hochgeladen und auf dem PC in einen (automatisch angelegten) Ordner _Hochgeladen verschoben. Gleichzeitig findet eine Synchronisation mit bereits in Teamwork vorliegenden Dokumenten statt, so dass die lokal gespeicherten Dokumente einen eventuell neueren Bearbeitungsstand aus Teamwork zurückgemeldet bekommen und dementsprechend überschrieben werden.

Standarddokumente (nur Upload, mit Hochgeladen-Ordner)

Diese Variante unterscheidet sich von der vorherigen nur insoweit, als dass keine rückwirkende Synchronisation zwischen Teamwork und den lokal gespeicherten Dateien stattfindet.

Mit diesen fünf Einstellungen können Sie die perfekte Kommunikation zwischen Ihrem lokalen Computer oder mobilen Endgerät und Scopevisio Teamwork herstellen.

Überwachung von Eingangs-Sammlungen

Aktivieren Sie diese Funktion im ersten Datenfeld. Im zweiten Datenfeld können Sie einen von Ihnen erstellten Ordner auswählen, dessen Inhalt in den Standardordner Eingangsrechnungen verschoben wird. Die so verschobenen Belege erscheinen in der Anwendung sowohl in der Belegarbeitsliste als auch unter dem Punkt Eingangsrechnungen und können dann verbucht werden.