Benutzer verwalten

Wer in Scopevisio auf Daten und Funktionen zugreifen möchte, benötigt dazu Benutzerrechte.

Diese Benutzerrechte sind an Lizenzen und Profile geknüpft. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Benutzerrechte einrichten können.

Diese Option steht nur Benutzern zur Verfügung, die Administratorrechte haben.

Benutzer verwalten

Das Verwalten der Benutzer ist eine der zentralen administrativen Funktionen im System. Wählen Sie Organisation > Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten.
Im oberen Formularteil sehen Sie, wie viele Benutzer aktiv sind und wie viele Lizenzen zugewiesen bzw. noch frei verfügbar sind. In der Tabelle darunter sehen Sie die aktuellen Benutzer und können Nutzer zeilenweise markieren um sie zu Bearbeiten, Entfernen oder als Kontakt anlegen. Über Hinzufügen kann ein neuer Kontakt angelegt werden.

Unterschiedliche Filtereinstellungen können Sie einfach als Arbeitsliste ablegen.

Gesperrte Benutzer werden normalerweise angezeigt, während entfernte Benutzer ausgeblendet sind. Diese können unten links zusätzlich eingeblendet werden.

Zusätzlich werden besondere Rechte in separaten Spalten angezeigt (z. B. Administrator oder Lohnbuchhalter).

Benutzer hinzufügen oder bearbeiten

Klicken Sie auf Hinzufügen. Im Abschnitt Benutzerkennung des Formulars "Benutzerdaten" befüllen Sie zunächst die gelben Pflichtfelder (1).

Mit der E-Mail (Benutzerkennung) erfolgt in Zukunft die Anmeldung.

Die Signatur (2) wird am Datenobjekt dauerhaft gespeichert, im Gegensatz zur E-Mail kann diese nicht mehr geändert werden. Wenn der Benutzer Daten anlegt oder ändert, wird seine Signatur an der Transaktion gespeichert.

Lizenzen zuweisen

Wählen Sie im Bereich Lizenzen die benötigten (und zuvor von Ihnen gebuchten) Lizenzen für den Benutzer aus. Falls Sie noch im alten Preismodell sind (Bestandskunden) sehen die Felder leicht anders aus.
Da die Lizenzen aus verschiedenen Tarifen (z. B. Testphase) stammen können, wählen Sie zusätzlich das Tarifmodell der Lizenz aus (4).

Zusätzliche Lizenzen können Sie über den Link Weitere Lizenzen erwerben hinzufügen. Den Erwerb von Lizenzen erläutern wir im Artikel zum Shop.

Benutzerprofile zuweisen

Den Benutzern werden für jede Gesellschaft ein oder mehrere Rechteprofile zugewiesen.
In diesen Benutzerprofilen werden Lese- und Bearbeitungsrechte im Kontext eines übergeordneten Funktionsbegriffs (Anwendung) zusammengefasst.

Geben Sie die Anwendung (den Funktionsbereichs) (1) ein, so filtern sie direkt passenden Rechteprofile.

Haben Sie bereits einen Benutzer mit gleichartigen Zugriffsrechten, können Sie die Rechte von Benutzern kopieren und dann ggf. detailliert anpassen.

Einige Bereiche oder Funktionen sind nur für Benutzer zugänglich, wenn sie zusätzlich zum jeweiligen Recht (über das Profil) auch die Eigenschaft des Administrators besitzen.
Über Administratorrechte setzen können Sie einen Benutzer zum Administrator der Scopevisio-Instanz machen. Die Eigenschaft Administrator lässt sich nicht auf eine Gesellschaft beschränken. Bitte beachten Sie, dass diese Zuweisung sehr weitgehende Rechte einräumt.

Die Zuweisung des Administrators bedeutet nicht, dass der Nutzer nun automatisch Zugriff auf alle Bereiche erhält. Rechte(profile) und Lizenzen werden natürlich weiterhin geprüft.

Konfigurationen auswählen

Unter Umständen wurden Ihnen Konfigurationen (Settings) mitgeliefert. Haken Sie diese an, damit sie auf Ihre Benutzer angewendet werden.

Benutzereinladung schreiben

Im Bereich Persönliche Nachricht können Sie dem neuen Benutzer optional eine persönliche Mitteilung schreiben, die ihm zusammen mit der Einladungs-Email zugehen wird.

Speichern Sie Ihre Eingaben. Sie können nun das Formular schließen.

Benutzer in Systemprozessen

Die angelegten Benutzer werden in verschiedenen Vorgängen (z. B. in der Aufgabenerstellung oder in den Abrechnungsbelegen) als Verantwortliche angeboten. Dies ist nur möglich für Kontakte, die eine Benutzer sind.