Gesellschaften der Instanz verwalten

Im Folgenden beschreiben wir, wie eine Gesellschaft hinzugefügt oder archiviert wird.

Eine Gesellschaft hinzufügen

Vorbedingung für das Hinzufügen ist eine freie Lizenz „Zusätzliche Gesellschaft“, die Sie gegebenenfalls im Shop erwerben müssen.

Gehen Sie zu Systemmenü > Systemadministration > Gesellschaften der Instanz verwalten. Prüfen Sie, ob der Button Hinzufügen ausgegraut (inaktiv) ist.
Falls ja, klicken Sie auf weitere Gesellschaften im Shop erwerben. Alternativ können Sie auch eine bestehende Gesellschaft archivieren und löschen. Mit dem Löschen wird die belegte Lizenz frei.

Die von uns ausgelieferte “Scopevisio DEMO AG” zählt nicht als Lizenz, durch Archivieren und Löschen erhalten Sie keine freie Lizenz.

Falls Sie dem Link “weitere Gesellschaften im Shop erwerben” folgen, öffnet sich der Shop.
Klicken Sie auf Ändern.

Scrollen Sie bis nach unten und setzen Sie das Häkchen bei "Weitere Gesellschaft" (1). Geben Sie die gewünschte Anzahl ein (2) und klicken Sie auf "In den Warenkorb"(3).

Geben Sie Rechnungsadresse und Zahlungsinformationen ein, sofern diese nicht identisch mit den Voreinstellungswerten sind, und klicken Sie auf Weiter.

Prüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf Gebührenpflichtig aktivieren.

Bestätigen Sie die Kenntnisnahme der AGB durch einen Haken in der Checkbox (1) und klicken Sie auf "Gebührenpflichtig aktivieren" (2).

Der folgende Bildschirm wird eingeblendet. Schließen Sie die Maske, ohne einen Namen für die Gesellschaft zu vergeben.

Archivieren einer Gesellschaft

Hier ein paar allgemeine Informationen zum Archiv:

Die Ablage von Daten in das Archiv verbessert die Performance des Systems.
Archivierte Gesellschaften können jederzeit wiederhergestellt werden.
Archivierte Gesellschaften benötigen eine Lizenz.

Eine Gesellschaft archivieren

Wenn Sie eine Gesellschaft nicht mehr benötigen, können Sie diese löschen. Um nicht versehentlich echte Daten zu löschen, ist der Prozess zweigeteilt: Zunächst muss die Gesellschaft archiviert werden, erst dann kann sie aus dem Archiv heraus gelöscht werden.

Verlassen Sie bitte zunächst die zu archivierende Gesellschaft und wechseln Sie in eine andere Gesellschaft Ihrer Instanz.

Schritt 1: Kassen archivieren

Falls Sie die Kassenfunktion in Ihrer Gesellschaft nutzen, archivieren Sie zunächst die hinterlegten Kassen in der betreffenden Gesellschaft.
Über Finanzen > Kassen > Kassenübersicht können Sie über Archivieren jede Kasse einzeln archivieren.

Schritt 2: Gesellschaft archivieren

Über die Archivierungsfunktion können Sie Ihre Gesellschaft zunächst archivieren, um Sie, falls gewünscht, anschließend mit allen Daten zu löschen. Markieren Sie die Gesellschaft, die Sie archivieren möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.

Sie heben zunächst die Zuordnung der Nutzer zur Gesellschaft auf. Dazu markieren Sie den obersten Eintrag und können nun durch Klicken auf Entfernen alle Einträge nacheinander löschen. Anschließend speichern Sie bitte.

Da Sie auch Ihren eigenen Benutzer entfernt haben, wechseln Sie ggf. automatisch in eine andere Gesellschaft.

Mit einem Klick auf den Zurück-Button gelangen Sie in das Formular, in dem Sie die Gesellschaft archivieren können. Es ist kein Nutzer mehr angegeben. Markieren Sie die Gesellschaft und klicken Sie auf Archivieren. Der Vorgang kann einige Minuten dauern.

Gesellschaften endgültig löschen

Archivierte Gesellschaften können in einem weiteren Schritt final gelöscht werden.
Dieser Prozess wird hier beschrieben.