Steuerschlüssel und Umsatzsteuervoranmeldung
Ein Steuerschlüssel hat den Zweck, die Berechnung der Steuer (7% oder 19%) und das resultierende Steuerkonto einfach und zeitsparend anzusprechen.
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Gültigkeit der Werte und Jahreswechsel
Wenn Sie Änderungen vornehmen, gelten diese zunächst für die Formulare des betreffenden Kalenderjahrs.
Scopevisio stellt zu Beginn des neuen Kalenderjahrs (meistens Ende Januar) das neue UStVA- Formular zur Verfügung. Hierbei werden die individuellen Einstellungen aus dem Vorjahr einmalig übernommen.
Änderungen, die sie im Mai 2024 in einem 2024er Formular vornehmen, werden im Januar 2025 auch im neuen Formular für 2025 sichtbar sein, gelten aber auch für berichtigte Anmeldung des Januar 2024.
Änderungen, die sie im Mai 2024 in einem 2023er Formular vornehmen, gelten nur für (berichtigte) Anmeldung des Jahres 2023. Anmeldungen ab 2024 berücksichtigen nicht die Änderung.
Von der Buchung zur Umsatzsteuervoranmeldung
Die Daten einer Buchung können auf drei Wegen in die Umsatzsteuer-Voranmeldung Eingang finden.
Für Umsätze (Erlöse) kann das Erlöskonto die Bemessungsgrundlage bestimmen.
Für Umsätze (Erlöse) kann der Steuerschlüssel die Bemessungsgrundlage bestimmen.
Für die Vorsteuer kann das Vorsteuerkonto die Steuer liefern.
Die Bedeutung des Steuerschlüssels als Mittel zur Arbeitsersparnis bei der Buchungserfassung ist zu trennen von einer möglichen Bedeutung für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung (USTVA).
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Im Folgenden soll an mehreren Beispielen verdeutlicht werden, wie durch entsprechende Konfiguration bei der Buchung die korrekte Position in der USTVA im Umsatzsteuerformular getroffen werden kann. Die genannten Kontonummern beziehen sich auf den SKR03 / SKR04, evtl. Angaben zur USTVA auf den Formularaufbau des Jahres 20142023.
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Umsatzsteuer - Standardfall erfassen
Zunächst betrachten wir die Werte und Einstellungen für das Konto 8400 / 4400 Umsatzerlöse 19%. Unsere fiktive Buchungserfassung (Buchen > Stapelbuchen) lautet: Bank an Umsatzerlöse 19% 1.190 €.
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Sie können dies in der DEMO AG nachvollziehen. |
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Wechseln Sie über Buchhaltung verwalten > Kontenplan und Eingabe des Kontos 8400 im Tabellenfilter zum Konto.
Hinweis: Eventuell müssen Sie den Tabellenfilter über das Lupensymbol oben rechts im Tabellenkopf einblenden.
Dann markieren Sie das Konto und wählen Bearbeiten, um das folgende Formular aufzurufen.
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Man erkennt in der Spalte Umsatzsteuerkonto die Nummer 1776 / 8736. Auf dieses Konto wird der Umsatzsteueranteil des Umsatzes gebucht.
Erfassen Sie nun die Buchung. Anschließend sieht der Journal-Eintrag wie folgt aus:
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Der Wert aus dem Feld Steuerschlüssel wird automatisch in die Buchungsmaske eingetragen, wenn Sie das Konto benutzen.
Der Haken in der Checkbox Fester Steuerschlüssel bewirkt, dass dieser Wert in der Buchungsmaske nicht änderbar ist. Sollten Sie ein Konto benötigen, auf dem nie ein Steuerschlüssel erfasst wird, müssen Sie das Feld Steuerschlüssel leer lassen Scopevisio kennt keinen 0%-Schlüssel.
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Diese Kombination ist eine Analogie zum sogenannten DATEV-Automatikkonto. |
Wechseln Sie nun über Buchhaltung verwalten zur Steuermatrix und betrachten Sie dort die Zeile des Steuerschlüssels U19.
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Beim Stapelbuchen können Sie auf diese Weise anhand einer Journal-Vorschau prüfen, ob die Kontenzuordnungen korrekt sind, und anschließend erst die erfasste Buchung Übernehmen. Dies ist die Analogie zum Terminus „Journalisieren“ oder „Festschreiben“.
Umsatzsteuervoranmeldung - Standardfall
Wie verknüpft sich nun die Buchung mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Bitte gehen Sie im Menü auf Buchhaltung bzw. Finanzen > Umsatzsteuer.
Wählen Sie dort Umsatzsteuer-Voranmeldung und stellen Sie den Zeitraum (hier April 2014) korrekt ein.
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Wir wissen, dass die Bemessungsgrundlage (BMG) von 1.000,00 Euro und die Umsatzsteuer von 190,00 Euro in der USTVA-Position „Steuerpflichtige Umsätze (Lieferungen und sonstige Leistungen …) zum Steuersatz von 19%“ ausgewiesen werden muss. Die Anzeige sieht korrekt aus.
Markieren Sie nun die Zeile 26 und klicken Sie auf Zuordnung bearbeiten.
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Das Formular besteht aus den Bereichen Position, Bemessungsgrundlage und Steuer. Alle Konten, die eine Bemessungsgrundlage für die Zeile 26 darstellen, sind aufgeführt, darunter auch unser Konto 8400 / 4400. Mit Hilfe dieser BMG wird im unteren Teil die Steuer berechnet, wobei k81 dem Kennzeichen BMG der USTVA entspricht. Aus dieser Logik ergibt sich:
Jedes Umsatzsteuer-relevante Konto muss in der Voranmeldung genau einer Zeile zugeordnet sein.
Früher durfte auf Umsatzsteuerkonten nicht mit gemischten Steuerschlüsseln gebucht werden, da der gesamte Saldo des Kontos mit dem Steuersatz multipliziert wurde. Heute kann auch eingestellt werden, dass die Umsatzsteuer nach Steuerschlüsseln statt nach Konten gezogen wird. Infolgedessen kann ein USt.-Konto jetzt auch mit gemischten Steuerschlüsseln bebucht werden.
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Bitte gehen Sie im Menü auf Finanzen > Umsatzsteuer und wählen Sie dort in der Übersicht Voranmeldung öffnen für einen Monat (hier Januar 2023).
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Über die Zuordnung legen Sie fest, wie die Werte der markierten Zeile ermittelt werden. |
Zuordnung zur Umsatzsteuervoranmeldung - Erlöse
Markieren Sie nun die Zeile für “Steuerpflichtige Umsätze zum Steuersatz von 19%” und klicken Sie auf Zuordnung bearbeiten.
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Das Formular zur Zuordnung einer einzelnen Voranmeldungszeile besteht aus den Bereichen
Position,
Bemessungsgrundlage und
Steuer.
Während die Position nur das Kennzeichen referenziert, legen wir im Bereich Bemessungsgrundlage fest, wie der Wert ermittelt werden soll.
Ist in der Tabelle eine Zeile mit einem Konto eingetragen, wird der Saldo des Kontos der Umsatzsteuerperiode zur Bemessungsgrundlage addiert.
Eventuell verwendete Steuerschlüssel werden nicht beachtet! Sinnvolle Anwendungsfälle ergeben sich z.B. bei nicht steuerbaren oder steuerfreien Erlösbuchungen.
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Das Konto “Sonstige Erträge” ist bewusst ein schlechtes Beispiel, denn der Saldo wird unabhängig vom tatsächlichen Steuersachverhalt verwendet. Für Erlöse ist zu empfehlen, die Bestimmung der Bemessungsgrundlage ausschließlich über Steuerschlüssel durchzuführen und den Bereich Konto leer zu lassen. |
In einem zweiten Schritt werden dann zusätzlich alle Zeilenbeträge mit den im Feld Steuerschlüssel zugewiesenen Werten saldiert. Eine normale Buchungszeile (Ausnahme: Reverse charge) wird in der USTVA nur einmal angesprochen und dabei hat die kontenmäßige Zuordnung Priorität.
Im Beispiel ist der Schlüssel U19 aufgeführt. Das heißt, alle Buchungen, die mit U19 erstellt wurden und nicht bereits im Rahmen einer Kontenzuordnung berücksichtigt wurden, werden auch zum Wert von Kz 81 addiert.
Wir empfehlen, im Erlösbereich die Bemessungsgrundlage möglichst ausschließlich über die Zuordnung der Steuerschlüssel abzubilden. Die Kontenzuordnung findet teilweise noch Verwendung, wenn keine umsatzsteuerbaren oder umsatzsteuerpflichtigen Erlöse vorliegen (z. B. Vermietung). Aber auch dort können Sie mit Schlüsseln mit 0%-Satz mehr Klarheit schaffen, dasselbe gilt für 13b-Erlöse und die Steuerschlüssel wie ZM-SL oder ZM-LIE.
Die zur BMG gehörige Steuer wird im unteren Teil berechnet. Bei Zeilen, die einen festen Steuerprozentsatz vorsehen, erfolgt dies über die Einstellung Berechnung. Man referenziert das Kennzeichen der BMG im Formular (hier: k81) und multipliziert im Feld mit dem Prozentsatz: k81 * 19%.
Für Zeilen mit unterschiedlichen Steuerprozentsätzen siehe das Vorgehen über Kontenzuordnung im Bereich Vorsteuer.
Zuordnung zur Umsatzsteuervoranmeldung - Vorsteuer
Für die Vorsteuer werden die Salden der Vorsteuerkonten gelesen werden, denn es wird keine Bemessungsgrundlage benötigt. Stellen Sie den Radio-Button auf Kontenzuordnung und ergänzen Sie die entsprechenden Vorsteuerkonten. Zur Veranschaulichung können Sie eine entsprechende Zeile des USTVA-Formulars über
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Zuordnung bearbeiten öffnen.
Die unter Steuerschlüssel mit Auswählen zugewiesenen Werte dienen als zusätzlicher Filter, falls Sie auf einem Konto mehrere Sachverhalte buchen (z.B. alle 13b-Vorsteuern auf ein einziges Konto).
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Denken Sie daran, ggf. auch den Pseudoschlüssel “-” ausdrücklich zuzulassen, denn nur so werden direkte Steuerbuchungen ohne Steuerschlüssel nicht ausgefiltert. |
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Reverse-charge / Innergemeinschaftliche Erwerbe
Wenn Sie eine Buchung mit einem Steuerschlüssel erfassen, der sowohl Vorsteuer als auch Umsatzsteuer auslöst, sind diese Fälle separat zu betrachten. Die Vorsteuer ist i. d. R. problemlos, da der Saldo des angesprochenen Kontos Vorsteuerkontos ausgelesen wird.
Für den Ausweis der Umsatzsteuer stellt das angesprochene Aktiv- bzw. Aufwandskonto jedoch die Bemessungsgrundlage dar. Deswegen müssen für diese Buchungen immer eigene Konten angelegt werden!
Duplizieren Sie dazu das entsprechende Wareneingangs- oder Aufwandskonto, indem Sie Buchhaltung verwalten > Kontenplan wählen, ein ähnliches Konto markieren und auf Hinzufügen klicken. Basierend auf der Vorlage des markierten Kontos erstellen Sie dann ein neues (siehe folgende Abbildung).
Das hat den Vorteil, dass das neue Konto in der BWA automatisch richtig berücksichtigt wird.
Geben Sie dem Konto einen passenden Namen (z. B. Werbekosten Reverse-charge VST/UST) und weisen ihm den passenden Steuerschlüssel fest zu.
Öffnen Sie die USTVA und fügen Sie das Konto in der passenden Zeile als Bemessungsgrundlage hinzu.
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Sonderfälle beim Buchen der Umsatzsteuer
Umbuchung bei Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen
Von Anzahlungsrechnung ist die Rede, wenn der Rechnungssteller noch keine Leistung oder Lieferung erbracht hat. Sie wird auch als Vorauszahlungsrechnung bezeichnet. Die Umsatzsteuer wird fällig mit der Bezahlung der Anzahlungsrechnung durch den Kunden.
Von Abschlagsrechnung ist die Rede, wenn bereits ein Teil der Leistung erbracht worden ist, aber die Leistung nicht konkretisiert werden kann. So rechnet beispielsweise der Bauunternehmer 30% ab, ohne spezifizieren zu können, ob nun 28% oder 35% aller Kabel verlegt wurden. Die Umsatzsteuer wird fällig mit Bezahlung der Abschlagsrechnung durch den Kunden.
Die Buchung erfolgt in beiden Fällen Personenkonto (Debitor) gegen das Verrechnungskonto "erhaltene Anzahlungen" und das korrespondierende Konto für "nicht fällige Umsatzsteuer".
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Zum Buchungsdatum der Zahlung erfolgt eine Umbuchung:
"Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen" und "Umsatzsteuer nicht fällig" an "Erhaltene, versteuerte Anzahlungen und Umsatzsteuer" in Höhe der (Teil-)Zahlung (Auszifferung).
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Sondervorauszahlung 1/11
Im Bereich Steuer der Zeile mit Kennzeichen 39 ist im Standard bereits die Checkbox “Sondervorauszahlung für Dauerfristverlängerung” gesetzt. Dadurch wird der Saldo des angegebenen Sachkontos in der Dezember-Anmeldung automatisch in Abzug gebracht.
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Zum Zeitpunkt der Abgabe der Dezember-Anmeldung muss der Saldo des zugewiesenen Kontos genau dem Elftel entsprechen. Das Konto muss also jährlich “glattgestellt” werden! |