Aufträge

Aufträge erstellen

Wählen Sie Organisation > Aufträge > Hinzufügen.

In den oberen beiden Geschäftsobjekten tragen Sie die Beschreibung und Angaben zum Auftrag ein. Namen, Projektbezeichnungen usw. werden direkt aus Ihrer Datenbank übernommen, sobald Sie die ersten Zeichen eingetippt haben.

Anschließend fügen Sie Auftragspositionen hinzu und füllen, soweit notwendig, die weiteren Registerkarten mit Abrechnungsdetails aus.

Registerkarten in Abrechnungsbelegen

Informationen zu Dokumenten, die im Rahmen des Verkaufsprozesses heraus erzeugt werden, sind auf Reitern zusammengefasst. Die Reiter sind für fast alle Belegarten - Potenzial, Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift -  identisch. Die darin enthaltenen Informationen werden jeweils aus dem Vorgängerbeleg genommen und im Laufe des Prozesses weiterentwickelt und angereichert.

Im Folgenden werden die Reiter anhand der Belegart Auftrag beschrieben.

Positionen

Auf der Registerkarte Positionen tragen Sie die Auftragspositionen ein. Dies ist die einzige Pflichtangabe; ohne Eingabe mindestens einer Position kann der Auftrag nicht gespeichert werden.

1. Für weitere Auftragspositionen verwenden Sie den Button Hinzufügen.

2. Markieren Sie eine Auftragsposition und Entfernen Sie sie. Der Button Duplizieren spart Ihnen Erfassungsaufwand, wenn Sie mehrere ähnliche Positionen auflisten möchten.

3. Über die Pfeiltasten können Sie eine markierte Auftragsposition nach oben oder unten verschieben.

4. Sobald Sie eine Menge angegeben haben, werden Nettopreis, Steuer und Bruttopreis berechnet. Dazu werden die im Produktkatalog und in den Stammdaten hinterlegten Angaben herangezogen (z. B. Rabatt und Steuersatz).

5. Über den Button Vorlagen speichern Sie den ausgefüllten Auftrag zur Wiederverwendung als Vorlage. Oder, umgekehrt, Sie laden über diesen Button eine bereits gespeicherte Vorlage und sparen sich Erfassungsaufwand. Mehr dazu weiter unten.

6. Versenden Sie den Auftrag, falls gewünscht. Der Button Versenden wird eher für Angebote und Rechnungen verwendet.

7. In diesem Multi-Funktionsbutton finden Sie eine Reihe von Optionen, u.a. die Auswahl eines Beleglayouts.

8. Hier können Sie den Auftrag in einen anderen Belegtyp überführen und dabei die erfassten Informationen mitnehmen. Zur Auswahl stehen: In Lieferschein überführen oder In Rechnung überführen.

Falls Sie die benötigten Produkte und Leistungen nicht in der Auswahlliste vorfinden, erfahren Sie unter folgendem Link, wie Sie Produkte und Leistungen anlegen können.

Spaltenauswahl

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Tabellenkopf, um genau die Informationsspalten einzublenden, die Sie benötigen.

Vorlagen

Über den Button Vorlagen können Sie eine Vorlage für Ihren Beleg laden oder eine neue aus dem Beleg erstellen.

1. Sie haben die Wahl, ob Sie bei Verwendung der Vorlage die gespeicherten Positionszeilen bzw. Belegtexte laden möchten oder nicht.

2. Markieren Sie die zu verwendende Vorlage oder geben Sie der Vorlage einen Namen, falls Sie eine neue speichern.

3. Die Positionen aus der Vorlage können gewählt oder abgewählt werden.

4. Hier bestimmen Sie, ob Sie weitere Positionen hinzufügen oder die gemachten Angaben in Ihren Beleg übernehmen möchten.

Dokumentenlayouts / Beleglayouts

Wählen Sie aus dem Multi-Funktionsbutton Dokumentenlayouts, um aus Ihrem Layoutkatalog das passende Layout auszuwählen.

1. Wenn Sie ein Layout ausgewählt haben, können Sie dieses für zukünftige Aufträge als Standardlayout festlegen, indem Sie hier einen Haken setzen.

2. Zeigen Sie die Tabelle der Layouts an oder inspizieren Sie die Vorschau des ausgewählten Layouts.

3. Wie überall in Scopevisio können Sie die aufgelisteten Informationen ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und andere Spalten auswählen.

4. Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg mit dem ausgewählten Layout als Word-Datei und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.

5. Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg als PDF-Datei und und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.

6. Verwalten Sie Ihre Beleglayouts. Weiteres zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Beleglayouts.

7. Über die Pfeiltaste rechts im Button Dokumentenlayouts können Sie andere Optionen auswählen, darunter Drucken oder Nachbearbeiten des Belegs oder Sofortzahlung, um direkt eine Kassenbewegung zu erfassen, falls der Kunde in diesem Stadium bereits eine Barzahlung leisten möchte.

Zahlung

Hier erfassen Sie die Zahlungsbedingungen für Ihren Auftrag. Dies tun Sie entweder individuell, indem Sie Werte eingeben, oder global, indem Sie den Link Zahlungsbedingungen auswählen verwenden und aus den hinterlegten Bedingungen Ihre Wahl treffen. Die Zahlungsbedingungen werden ins Formular übernommen, können aber darin noch individuell geändert werden.

Klicken Sie in das Feld Zahlungsart, um eine Zahlungsmethode auszuwählen (1).

Markieren Sie das Feld Auf exportiertem Beleg als bezahlt ausweisen (2), um auf dem Abrechnungsbeleg z.B. zu dokumentieren, dass der Kunde sofort per Kreditkarte bezahlt hat. Die Zahlung ist dann zwar erfolgt, aber noch nicht gebucht und auch noch nicht auf Ihrem Konto eingegangen.

Zahlungsbedingung auswählen

Unter dem Link Zahlungsbedingungen auswählen stehen ab Werk bereits viele gängige Zahlungsbedingungen zur Verfügung. Sie können individuelle Zahlungsbedingungen erstellen, indem Sie eine ähnliche Standardbedingung Duplizieren, abändern und unter einer neuen Bezeichnung speichern. Oder Sie klicken auf Hinzufügen, um eine Zahlungsbedingung von Grund auf neu zu definieren. Bedingungen, die nicht benötigt werden, können Sie Entfernen; dann wird die Liste übersichtlicher.

Mit einem Buttonklick können Sie eine ausgewählte Bedingung als Standard bei neuen Debitoren festlegen.

Bankverbindung

Sind in der Kontaktakte des Kunden unter der Rolle Debitor mehrere Bankverbindungen hinterlegt, wird idR diejenige ausgewählt, die Sie als Standard bestimmt haben. Soll im Fall des ausgewählten Belegtyps davon abgewichen werden, wählen Sie hier eine alternative Bankverbindung und bestätigen Sie dies mit Klick auf den Button "Als Zielbank verwenden".

Versand

Tragen Sie hier die Lieferart ein. 

"Frei" ist voreingestellt. Mit Klick auf <neu...> fügen Sie weitere Auswahlmöglichkeiten hinzu.

Hinterlegen Sie die Versandkosten. Diese Versandkosten werden anschließend auf die Rechnung gesetzt, wenn Sie die entsprechende Versandart auswählen.

Über den Link Spracheinstellungen können Sie Übersetzungen angeben, falls Sie Ihre Ware ins Ausland liefern möchten.

Sobald Sie gespeichert haben, finden Sie die Versandkosten auf der Registerkarte Positionen wieder.

Anschrift

Standardmäßig wird als Versandanschrift die Hauptadresse des Kunden genommen. Es kann aber auch eine andere Adresse angegeben werden.

Belegtext

Hier können Sie festlegen, welcher Einleitungs- und Schlusstext auf Ihrem Abrechnungsbeleg ausgegeben wird. Sie können Textbausteine verwenden.

Wählen Sie Textbaustein einfügen oder Textbaustein ersetzen, um vorbereitete Texte ohne Erfassungsaufwand und Tippfehler in den Beleg einzufügen.

Textbaustein einfügen oder ersetzen

Wählen Sie Textbaustein einfügen, um das folgende Formular zu öffnen. Hier finden Sie vorbereitete Textbausteine.

1. Markieren Sie einen Baustein und klicken Sie auf Einsetzen, um ihn an der Cursorposition in Ihren Beleg zu übernehmen.

2. Oder wählen Sie Hinzufügen, um einen neuen Textbaustein zu formulieren.

3. Wählen Sie den Link Fehlende Standard-Textbausteine..., wenn Sie versehentlich Standard-Textbausteine gelöscht haben, die Sie nun doch wieder benötigen. Die ab Werk eingestellten Textbausteine werden dann wieder hergestellt.

Dokumente

Zusätzlich zum Beleg können auch weitere Dokumente zu einem Abrechnungsvorgang oder Geschäftsvorfall gehören. Denkbar sind z. B. Verträge, Listen, Aufschlüsselungen, handschriftliche Notizen und vieles mehr. Diese Dokumente können Sie am Vorgang hinterlegen, indem Sie sie einfach aus einem lokalen Ordner auf das Feld Dokumente ziehen.

Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.

Belegfluss

Diese Registerkarte ist eine Art Vorgangsleiste in Langfassung. Hier sehen Sie, wie sich der Vertriebs- und Abrechnungsprozess über die verschiedenen Belegarten hinweg entwickelt hat. Zusätzliche Informationen können wie immer eingeblendet werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften klicken und die benötigten Datenfelder anhaken. Über Verlinkungen sind weiterführende Angaben zugänglich, z. B. Projekt, Beleg, Kunde.

Haken Sie die Checkbox Belegpositionen anzeigen an, um die dem Beleg zugrunde liegenden Liefer- und Leistungsbestandteile zu sehen.

Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.

Ereignisse

Auf diese Registerkarte wird protokolliert, wer wann was im Rahmen des Geschäftsvorfalles unternommen hat. Der Button Anzeigen blendet detaillierte Informationen zur ausgewählten Aktion ein.

Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.

Benutzerdefinierte Felder

Haben Sie benutzerdefinierte Felder angelegt, können Sie dem Beleg in diesem Reiter weitere Angaben mitgeben.

ZUGFeRD

Haben Sie in unter Organisation > Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten > Belegerstellung: Rechnungs-PDF als ZUGFeRD erstellen: Rechnungsdaten-Comfort ausgewählt, können Sie hier von den in der Kontaktakte in den Reitern Debitor oder Kreditor hinterlegten Informationen abweichende Daten für die zu erzeugende ZUGFeRD-Datei mitgeben. Diese überschreiben nicht die Stammdaten des Kontaktes, sondern gelten nur für diesen einen Beleg.

XRechnung

Behörden und die öffentliche Verwaltung erwarten seit November 2020 Rechnungen im rein elektronisch lesbaren und genormten XRechnung-Format. Optional zur im Debitor hinterlegten Leitweg-ID können Sie hier weitere für den jeweiligen Beleg relevante Informationen mitgeben.

Rechnungsabgrenzung

Nicht bei den anderen Belegtypen, sondern nur in den beiden Aufrufen Abrechnungen und Korrekturrechnungen/Gutschriften findet sich der Reiter "Rechnungsabgrenzung". Nähere Informationen dazu hier.

Lieferstatus und Rechnungsstatus

Erkennen Sie, ob zu einem Auftrag noch Lieferungen oder Rechnungen ausstehen.

Öffnen Sie die Auftragsübersicht unter Organisation > Aufträge. Welche Vorgänge noch ausstehen können Sie den Spalten Lieferstatus und Rechnungsstatus entnehmen.

Wo wird die Menge der noch zu liefernden oder abzurechnenden Produkte angezeigt?

Öffnen Sie einen Auftrag, zu dem Sie ausstehende Liefermengen bzw. Abrechnungsmengen einsehen möchten. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf  die Spaltenbeschriftungen der Tabelle. Es öffnet sich ein Kontext-Menü. Wählen Sie Menge (zu liefern) und Menge (abzurechnen). In der Positionstabelle werden nun auch diese Spalten angezeigt.