Kontenrahmen einrichten

Vorbemerkung - bitte sorgfältig lesen

Scopevisio bietet  in Abhängigkeit von der gewählten Produktlinie  mehrere Kontenrahmen als Vorlage bei der Einrichtung der Finanzbuchhaltung an. Am häufigsten gewählt werden hierbei die an den DATEV-Standard angelehnten Kontenrahmen SKR03 und SKR04.

Mit der Verwendung eines von uns vordefinierten Kontenrahmens sind bereits alle erforderlichen Einstellungen für das gesamte ERP-System getroffen. Angefangen von mit Produkten verknüpften Erlöskonten über vordefinierte Banking-Konten bis hin zur kompletten Steuermatrix sowie allen gängigen Finanzberichten erhalten Sie mit der Wahl eines Standardkontenrahmens ein rundum eingerichtetes Paket.

Sollte Ihr individueller Kontenrahmen sich auf einen der gängigen Standards zurückführen lassen oder arbeiten Sie mit einem um individuelle Konten erweiterten Standard, empfehlen wir grundsätzlich immer, einen Standardkontenrahmen als Grundlage zu nutzen. Einzelne (individuelle) Konten können jederzeit angepasst oder durch Duplizieren ganz einfach ergänzt werden.

Kommt für Sie keiner der angebotenen Standardkontenrahmen in Frage, haben Sie mit Scopevisio auch die Möglichkeit, einen völlig frei definierten Kontenrahmen zu nutzen.

Für diesen Fall bietet Ihnen das vorliegende Dokument eine Anleitung, wie Sie die Scopevisio ERP-Software selber einrichten können.

Da die Anlage eines Kontenrahmens weitreichende Auswirkungen im gesamten System nach sich zieht, möchten wir explizit darauf hinweisen, dass sich dieser Einrichtungsleitfaden an Finanzbuchhaltungsexperten richtet.

Bitte beachten Sie, dass unsere kostenlose Hotline keinen inhaltlichen Support für individuelle Kontenrahmen leisten kann. Auf Wunsch bieten wir Ihnen aber einen System-Einrichtungsservice an, der alle Experteneinstellungen für Sie vornimmt.

Gleich ob Sie sich für einen individuellen oder einen Systemkontenrahmen entscheiden, die einmal gewählte Vorlage kann später nicht mehr geändert werden. Richten Sie Ihren Kontenrahmen gleich nach Durchlaufen des Einrichtungsassistenten ein, um die grundlegenden Verbindungen im gesamten System sicher zu stellen.

Begriffsklärung Kontenrahmen vs. Kontenplan

Diese Begrifflichkeiten werden wie beschrieben in der Anwendung unterschieden.

Kontenrahmen

Der Kontenrahmen umfasst alle vorhandenen Konten. Konten aus dem Kontenrahmen können einfach in den Kontenplan übernommen werden.

Kontenplan

Der Kontenplan enthält nur die Konten des Kontenrahmens, die zur Nutzung vorgesehen wurden. Dadurch wird die Arbeit an vielen Stellen übersichtlicher. Den Kontenplan können Sie über Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Kontenplan oder im neuen Menüband unter Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Kontenplan einsehen.

Ihr Kontenplan wird tabellarisch angezeigt. Über die einzelnen Tabellentabs zeigen Sie die Sachkonten bezogen auf bestimmte Merkmale an

Die Reihenfolge der Schritte

Sowohl für den Import von Konten als auch für die manuelle Anlage gilt die gleiche sinnvolle Reihenfolge, mit der Sie möglichst effizient vorgehen. Bitte lesen Sie zunächst die gesamte Beschreibung bis zum Ende durch und benutzen dann diese Reihenfolge, um Ihren Kontenrahmen einzuarbeiten.

1. Einrichtungsassistent
2. Kontenrahmen anlegen
3. Steuermatrix einrichten
4. Umsatzsteuervoranmeldung einrichten
5. Konten zu Berichten zuweisen (Bilanz, GuV, BWA)
6. Weitere Einstellungen

Einrichtungsassistent

Durchlaufen Sie den Einrichtungsassistenten und füllen Sie die erforderlichen und gewünschten Felder aus. Die Wahl Ihres Kontenrahmens erfolgt im Schritt Finanzen. Wählen Sie die Vorlage Individuell.

Sie erhalten noch systemseitige Hinweise. Beenden Sie den Einrichtungsassistenten über die Reiter Banking und Einstellungen. Beachten Sie, dass Sie keine Hausbank ohne zugehöriges Sachkonto anlegen können. Diesen Schritt müssen Sie später nachholen.

Kontenrahmen anlegen

Sie haben die Möglichkeit, Konten per CSV-Datei aus einem Alt-System zu importieren. Alternativ können Sie Ihre Konten manuell erfassen. Beide Schritte werden im Folgenden beschrieben. Dabei entsprechen die Feldbeschreibungen bei einer manuellen Anlage den Spalten der Importtabelle.

Nummernkreis ändern

Zunächst sind 4-stellige Kontonummern vorgesehen. Wenn Sie Kontonummern mit mehr Stellen anlegen oder importieren möchten, erweitern Sie als Erstes den Nummernkreis für Sachkonten. Wählen Sie dazu Global > Stammdaten > Buchhaltung / Buchhaltung verwalten > Nummernkreise (neues Menüband: Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Nummernkreise). Dort finden Sie die Tabelle für Nummernkreise. Dann wählen Sie den Nummernkreis 1 Sachkonten und klicken auf Bearbeiten.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Stellenzahl einmal heraufgesetzt haben, können Sie diese nicht wieder heruntersetzen. Die Zahl der Stellen kann auf maximal 8 hochgesetzt werden; dies wird aber kaum jemals notwendig sein.

Sie finden im Formular Nummernkreis unter anderem das Feld Stellenanzahl vor. Hier können Sie die Länge der Kontonummern variieren.

Konten im CSV-Format importieren

Über die Schnittstellen von Scopevisio können Sie Ihren bisherigen Kontenrahmen importieren.

Folgen Sie unter OpenScope > Import & Export > Importe verwalten dem Link auf Sachkonten, Kreditoren, Debitoren und Buchungssätze im CSV-Format importieren. Der Reiter Sachkonten beinhaltet die Importmaske für Ihre Sachkonten.

Die ersten drei Spalten der Tabelle sind Pflichtspalten:

• Konto (Nummer des Sachkontos),
• Kontoname,
• Kontoart (Aktiv, Passiv, Aktiv/Passiv, Kosten, Erlöse).

Die weiteren Spalten der Importmaske werden in der folgenden Tabelle genauer erläutert.

Kontenimport - Vorbereitung

Bei einem umfangreichen Kontenrahmen ist es sinnvoll, die TXT- bzw. CSV-Datei vor dem Import in Excel zu bearbeiten und bereits dort die benötigten Kennzeichen zu setzen bzw. die benötigten Spalten zu füllen. Achten Sie darauf, die bearbeitete Datei im CSV-Format zu speichern.

Einige Angaben können nicht importiert werden. Dies betrifft die Einstellungen zu

• DATEV Automatikkonto,
• Beleg aus USTVA ausfiltern und
• den gesamten Bereich „Anlagenbuchhaltung“.

Schauen Sie sich im nachfolgenden Abschnitt die Erläuterung zu diesen Punkten an. Wenn einer der Punkte auf Sie zutrifft, bearbeiten Sie die entsprechenden Konten nachträglich manuell.

Konten manuell anlegen

Kontenpläne mit geringem Umfang können manuell erfasst werden.

Wechseln Sie über Global > Stammdaten > Buchhaltung / Buchhaltung verwalten (neues Menüband: Systemmenü > Buchhaltung verwalten) in den Menüpunkt Kontenplan. Ein neues Konto legen Sie an, indem Sie ein ähnliches Konto markieren und auf Hinzufügen klicken. Die Angaben des markierten Kontos werden übernommen und Sie müssen nur noch die abweichenden Angaben eintragen.

Hinweis: Konten, die auf diese Weise dupliziert werden, erben auch die Zuordnungen zu den Berichten (Berichtspositionen).

Abschnitt Allgemeine Angaben

Ergänzen Sie die allgemeinen Angaben für das Sachkonto.

Hier sind folgende Pflichteingaben zu erfassen:

• Konto (Nummer des Sachkontos),
• Kontoname,
• Kontoart (Aktiv, Passiv, Aktiv/Passiv, Kosten, Erlöse)

Die Kontokennzeichen bestimmen, wo das Konto zur Verfügung steht.

Folgende Kennzeichen erlauben es, das Konto als Sammelkonto einem Personenkonto zuzuweisen:

• Forderungen aus Lieferung und Leistung sowie
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Dabei werden Sammelkonten im Kontenplan automatisch als solche gekennzeichnet, sobald

1. das betreffende Konto bei Erstellung eines Personenkontos als Sammelkonto ausgewählt und
2. erstmalig darauf gebucht wurde.

Konten mit folgenden Kennzeichen stehen in der Steuermatrix zur Verfügung:

• Umsatzsteuer und
• Vorsteuer geschlüsselte Konten

Das Kontokennzeichen Andere Konten kann vernachlässigt werden.

Aktivieren/Deaktivieren Sie über die Checkboxen die jeweiligen Merkmale für das Sachkonto:

• Für Buchungen gesperrt
• Direkt bebuchbar (Konto kann über die Buchungsmaske angesprochen werden. Nicht direkt bebuchbar kann für Forderungs- und Verbindlichkeitssammelkonten sowie Umsatzsteuerkonten genutzt werden)
• Abstimmbar (Konto steht in der Sachkontenabstimmung zur Verfügung)

Abschnitt Steuer

Ergänzen Sie die steuerrelevanten Angaben für das Sachkonto.

Überspringen Sie das Feld Steuerkennzeichen; es hat eine Sonderfunktion und wird hier nicht benötigt.

Wird das Konto überwiegend mit Steuer bebucht, können Sie hier den Steuerschlüssel hinterlegen, der in der Buchungsmaske vorbelegt werden soll. In Verbindung mit der Checkbox Fester Steuerschlüssel kann dieser Steuerschlüssel dann wahlweise überschrieben werden oder nicht.

Hier typische Beispielkombinationen:

Das Skontokonto wird nach Erstellen der Steuermatrix in Abhängigkeit vom Steuerschlüssel automatisch ergänzt. Davon abweichend kann pro Konto ein individuelles Skontokonto angegeben werden.

Die Checkbox DATEV Automatikkonto ist relevant, wenn Sie Buchungen zwischen Scopevisio und DATEV ex- oder importieren wollen. Sie bewirkt, dass beim Export von Buchungen nach DATEV kein DATEV-Steuerschlüssel übermittelt wird und beim Import von Buchungen der Scopevisio Steuerschlüssel Anwendung findet, auch wenn die DATEV keinen BU-Schlüssel mitgibt.  Daraus folgt, dass die aktivierte Checkbox regelmäßig nur sinnvoll ist in Kombination mit Steuerschlüssel hinterlegt plus fester Steuerschlüssel = gesetzt. 

Die Einstellung Beleg aus USTVA ausfiltern bewirkt, dass Buchungssätze, in denen dieses Konto vorkommt, in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht berücksichtigt werden.

Ihre Funktionsweise wird im Abschnitt zum innergemeinschaftlichen Erwerb erläutert.

Abschnitt Dimensionen

Tragen Sie in den einzelnen Spalten der Tabelle die Kostendimensionen ein, die bei einer neuen Buchung auf das Konto standardmäßig in der Buchungsmaske vorbelegt werden sollen. Ein Ändern in der Buchungsmaske ist möglich.

Abschnitt Anlagenbuchhaltung

Ergänzen Sie ggfs. die Sachkonteneinträge bei Konten des Anlagevermögens und sichern Sie Ihre Eingaben.

Berichte

Alle Berichte in Scopevisio haben eine identische Logik in ihrer Struktur und sind schnell und einfach zu modifizieren. Sie finden die Berichte im alten Menübaum unter Berichte > Finanzen. Im neuen Menüband wählen Sie Finanzen > Berichte > Finanzen. Beispielhaft betrachten wir die Bilanz im Bereich Jahresabschluss und eigene Berichte Arbeitsberichte.

Klicken Sie auf den doppelten, blauen Pfeil, der erscheint, wenn Sie die Maus über den Abschnitt Bilanz bewegen. Ein Dropdown-Menü gibt Ihnen die Gelegenheit, die Gliederung zu bearbeiten und Konten zuzuweisen.

Bearbeiten Sie, sofern erforderlich, Ihre Gliederung und wählen Sie Konten zuweisen. Die nicht-zugewiesenen Konten, die auf der rechten Seite aufgeführt sind, müssen zugewiesen werden. Markieren Sie ein oder mehrere Konten und ziehen Sie die markierten Konten mit der Maus auf den passenden Bilanzgliederungspunkt. Zur besseren Orientierung sind Aktivkonten grün, Passivkonten blau und Konten mit wechselndem Saldo (Aktiv/Passiv) weiß gefärbt. Diese Konten müssen Sie einer Aktivposition und einer Passivposition zuweisen.

Wenn Sie das Formular verlassen, sollten alle Konten zugeordnet sein. Denken Sie daran, die Zuweisung zu speichern.

Liste der Berichte

Nehmen Sie diese Zuordnungen für alle Berichte vor, die Sie benötigen. Lediglich für die Summen- und Saldenliste, die Hauptabschlussübersicht und Fälligkeiten ist keine Zuordnung erforderlich.

Solange in einem Bericht Konten nicht zugewiesen sind, kann man dies in der Übersicht an einer Zahl mit rotem Ausrufezeichen erkennen, die Zahl gibt die Anzahl der nicht zugewiesenen Konten an.

Weitere Einrichtungsschritte

Anlagenbuchhaltung

Für die Anlagenbuchhaltung haben Sie bereits im Kontenplan einige Vorbelegungen getroffen. Zusätzlich ist es erforderlich, unter Globa bzw. Systemmenü >Stammdaten > Anlagen > Anlagenbuchhaltung einrichten die Standardkonten für GWG-Pool, Anlagenabgang sowie bei Bedarf für kalkulatorische Abschreibung zu hinterlegen.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel über Anlagenbuchhaltung.

Standarderlöskonten für die Abrechnung

Sofern Sie die Anwendung Scopevisio Abrechnung nutzen, empfehlen wir, Standarderlöskonten für Ihre Produkte zu definieren.

Hinterlegen Sie dazu unter Global bzw. Systemmenü > Stammdaten > Abrechnung > Erlöskonten-Vorbelegung bearbeiten Ihre Standardkonten für die unterschiedlichen Steuerfälle. Abweichend davon, können Sie für jedes Produkt spezielle Erlöskonten definieren.