Wenn Sie Rechnungen oder andere Belege versenden, möchten Sie, dass diese individuell aussehen. Hierfür sind in Scopevisio die Beleglayouts da.
Wählen Sie Global > Stammdaten > Beleglayouts.
Platzhalter verwenden
Ein Platzhalter markiert im Beleglayout einen Platz, an dem eine Angabe eingefügt wird. So werden z. B. Adressfelder, Rechnungsartikel, Beträge, Rabatte uvm. automatisch durch die hinterlegten Daten ersetzt. In Scopevisio beginnt ein Platzhalter mit dem $-Zeichen; in einer odt-Datei wird er durch geschweifte Klammern { } gekennzeichnet.
Sie können Platzhalter nach Bedarf Platzhalter in Ihr Beleglayout einfügen oder daraus löschen. Eine Liste der verfügbaren Platzhalter finden Sie hier.
Was ist der Unterschied zwischen Platzhaltern und Textbausteinen?
Platzhalter werden in den odt-Dateien hinterlegt, während Textbausteine in Scopevisio selbst erstellt werden. Die Platzhalter {Einleitungstext} und {Schlusstext} markieren die Positionen im Dokument, an denen die Textbausteine eingefügt werden.
Textbausteine können für längere Texte verwendet werden, zwischen denen bei Bedarf in der Anwendung schnell gewechselt werden kann. Erstellen Sie beispielsweise einen Rechnungs-Einleitungstext speziell für Erstkunden und fügen Sie diesen in der Rechnungsstellung unter dem Reiter Texte ein.
So können Sie unterschiedliche Texte in Ihren Belegen verwenden, ohne dafür das Layout auszutauschen.
Auch in einem Textbaustein können Platzhalter verwendet werden, z. B. um eine personalisierte Ansprache zu erstellen.
Textbausteine erstellen und verwenden
Häufig wiederkehrende Einleitungs- oder Schlusstexte Ihrer Ausgabebelege können Sie in der Anwendung speichern und mit Platzhaltern versehen, die automatisch mit den Rechnungs- oder Auftragsdaten gefüllt werden. Zum Schluss können die so erstellten Texte als Standard für den gewünschten Beleg gewählt werden.
Um Standardtexte zu erstellen öffnen Sie Global > Stammdaten > Sprachen und Textbausteine > Textbausteine verwalten und klicken Sie im nächsten Fenster auf Hinzufügen.
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (1). Um den neuen Textbaustein als Standard-Einleitungs- oder -Schlusstext in ein Dokument einzufügen, wählen Sie den passenden Eintrag in der Auswahlliste (2).
Geben Sie Ihren Text ein. Sie können auch Platzhalter einfügen (3). Diese Platzhalter werden durch die Angaben z.B. in der Rechnung automatisch ergänzt. Eine Liste mit möglichen Platzhaltern finden Sie unter (4). Speichern Sie Ihren neu erstellten Textbaustein durch Klick auf das Diskettensymbol.
Die Registerkarte Belegtext
Lesen Sie im Kapitel über Scopevisio Aufträge die Informationen zur Registerkarte Belegtext in den Abrechnungsformularen.