Teamwork App

TEAMWORK APP

Mit der einfachen und intuitiven Oberfläche haben Sie nicht nur Zugriff auf alle Dateien, die Sie über Ihren PC zu TEAMWORK hochgeladen haben, Sie können Dateien von Ihrem Smartphone oder Tablet zu TEAMWORK hochladen oder von TEAMWORK auf ihr Gerät herunterladen. Transparenz behalten Sie dabei durch Kommentarfunktion und Versionierung.

Auch mit der App können Sie Dateien an andere Benutzer und Teams freigeben, öffentliche Links erstellen und per E-Mail versenden.

Das Scopen wird Ihnen natürlich auch in der App geboten und erlaubt blitzschnellen Zugriff auf alle Dokumente.

Download der App

Laden Sie sich kostenlos die TEAMWORK App für Ihr iPad  oder Android Smartphone bzw. Tablet herunter. Scannen Sie den entsprechenden QR-Code mit Ihrem Gerät, loggen Sie sich ein und Sie können die App over-the-air auf Ihrem Gerät installieren.

Hinweis: Mit der integrierten Vorschaufunktion der TEAMWORK App sowie den standardmäßig vorinstallierten System-Apps können Sie alle gängigen Office-Formate auch nach dem Download auf Ihrem mobilen Gerät öffnen. Sollten Sie Probleme beim Öffnen bestimmter Dateitypen haben, empfehlen wir Ihnen die Installation einer kostenlosen Office App (z.B. Office Suite Free).

TEAMWORK für iPad

Loggen Sie sich mit Ihren TEAMWORK Zugangsdaten ein. Die Hauptseite mit Ihren privaten und geteilten Sammlungen öffnet. Um sich den Inhalt anzeigen zu lassen, tippen Sie auf den entsprechenden Namen. Unter Meine Dokumente werden alle Dokumente aufgeführt, auf die Sie Zugriff haben. In der Sammlung Für mich freigegeben werden alle Dateien angezeigt, für die andere Benutzer Ihnen die Zugriffsrechte erteilt haben.

Streichen Sie von rechts nach links über den Namen der Sammlung und Sie können die Sammlung mit einem weiteren Tippen auf das Löschsymbol löschen. Streichen Sie von links nach rechts über den Namen um die folgenden Optionen aufzurufen:

 Sammlungen und Dokumente freigeben

Mit Tippen auf das Freigabesymbol können Sie zunächst wählen, ob Sie die Sammlung an eine Gruppe oder einzelne Benutzer freigeben möchten. Nach Wahl der gewünschten Option werden Ihnen alle Gruppen bzw. Benutzer angezeigt, mit denen Sie die Sammlung teilen können. Gruppen bzw. Benutzer, die bereits Zugriff auf die Sammlung erhalten haben, werden durch ein Häkchen gekennzeichnet.

Tippen Sie nun auf den entsprechenden Namen und die Sammlung wird an die Gruppe bzw. den Benutzer freigegeben. Mit erneutem Tippen heben Sie die Freigabe auf.

Um ein einzelnes Dokument freizugeben, öffnen Sie es in der Detailansicht und geben Sie es über das Freigabesymbol auf die gleiche Weise frei.

Hinweis: Wurden Freigaben auf diese Weise erteilt, können die Benutzer auf das Dokument zugreifen, neue Versionen und Kommentare hinterlegen und an weitere Benutzer und Gruppen freigeben. Sie können die Dateien jedoch nicht löschen.

 Externen Link erstellen

Über den zweiten Button können Sie einen externen Link erstellen, über den Sie die gesamte Sammlung freigeben können. Auch über die App können Sie ein Passwort für den Download vergeben, die Gültigkeit begrenzen oder nur Leserechte vergeben.

 Sammlung umbenennen

Tippen Sie auf diesen Button, wenn Sie die gewählte Sammlung umbenennen möchten.

 Sammlung herunterladen

Über diesen Button laden Sie den gesamten Inhalt der Sammlung auf Ihr Endgerät hinunter und machen die Dokumente somit offline verfügbar.

Dokumentensuche

Für eine Schnellsuche steht Ihnen ein Suchfeld zur Verfügung, in dem Sie in allen Sammlungen nach Schlagworten, Inhalten, Dateinamen etc. suchen können.

In einer geöffneten Sammlung erscheint ein Filtersymbol neben dem Suchfeld mit dem Sie die Sammlung zusätzlich nach bestehenden Schlagwörtern, Dokumententypen und dem Uploadzeitraum filtern können.

Detailansicht

Haben Sie das gewünschte Dokument gefunden, klicken Sie darauf um weitere Aktionen durchführen zu können und Informationen zum Dokument abzurufen. Über die Buttons oberhalb des Dokuments können Sie:

• die Freigaben verwalten und so das Dokument Sammlungen, Gruppen oder einzelnen Benutzern freigeben oder Freigaben entziehen.
• einen externen Link erstellen
• detaillierte Detailinformationen abrufen wie Uploaddatum oder Besitzer
• vorherige Versionen wieder herstellen
• Schlagwörter vergeben
• Kommentare den Dokumenten hinzufügen
• das Dokument herunterladen und es so offline verfügbar machen
• das Dokument löschen
• sich das Dokument in Vollansicht anzeigen lassen

Dokumente über Kamera importieren

Hinweis: Damit TEAMWORK auf Ihr iPad zugreifen kann, vergeben Sie die entsprechenden Rechte unter Einstellungen > Datenschutz.

Öffnen Sie das Hauptmenü mit einem Ziehen über den Bildschirm von links nach rechts. Nun können Sie über die Gerätekamera Fotos aufnehmen, die direkt in TEAMWORK gespeichert werden, Fotos aus Ihrer Galerie auswählen und hochladen und mehrere Fotos in ein PDF-Dokument hochladen.

Dokument oder Beleg scannen

Mit Tippen auf diese Option öffnet sich die Kamera und Sie können mehrere Fotos hintereinander machen die anschließend zusammengefasst zu einem PDF-Dokument zu TEAMWORK hochgeladen werden.

Machen Sie zunächst ein Foto von dem gewünschten Beleg, Objekt etc. Möchten Sie dieses Foto dem PDF hinzufügen wählen Sie Foto benutzen aus. Im folgenden Fenster können Sie das Bild bearbeiten, indem Sie es drehen oder die Ränder zuschneiden. Über das Plussymbol können Sie dem Dokument weitere Seiten in Form von weiteren Fotos hinzufügen, über die Auswahl Fertig öffnet sich das Upload Fenster.

Vergeben Sie einen Dokumentennamen. Über die Vorschaubilder können Sie die Reihenfolge der Seiten in dem zukünftigen PDF-Dokument verändern.

Tippen Sie auf Senden um das Dokument zu TEAMWORK hinzuzufügen.

Foto aufnehmen

Machen Sie ein Foto mit Ihrem iPad und es wird als jpg zu TEAMWORK hochgeladen.

Über iPad importieren

Dokument auswählen

Über die Auswahl Dokument auswählen können Sie ein Dokument aus Ihrem iCloud Drive zu TEAMWORK hinzufügen.

Foto auswählen

Über diesen Button öffnet sich die Galerie und Sie können ein oder mehrere Fotos zum Upload auswählen.

Einstellungen in der App

Im Hauptmenü wird in den Systembuttons am Menüende die Option Einstellungen angeboten. Hier können Sie den Mandanten wechseln, sowie die Optionen Entfernte Dateien anzeigen und Originaldateien laden ein- und ausschalten.

Die Option Entfernte Daten zeigen bedeutet: Wenn Ihr Gerät offline ist, werden in der Übersicht trotzdem die Dokumente angezeigt, über welche die App Kenntnis hatte, auch wenn sie aktuell nicht auf dem Gerät nicht in der Detailansicht anzeigbar sind.

Die Option Originaldateien laden bedeutet, dass neben der standardmäßig heruntergeladenen Vorschau eines Dokuments, auch die Originaldatei heruntergeladen wird. So laden Sie bspw. eine Excel-Datei für die weitere Bearbeitung mit einer anderen App auf Ihr Gerät herunter.

Hinweis: Die Dateien sind dann nur über die TEAMWORK-App erreichbar und sind nicht bspw. unter Downloads zu finden.

TEAMWORK App für Android

Loggen Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten in TEAMWORK ein.

Es öffnet sich die Hauptseite mit allen Dateien, in der Ihnen zentral ein Suchfeld zur Verfügung steht, in dem Sie wie gewohnt nach Schlagworten, Inhalten, Dateinamen etc. suchen können.

Tippen Sie auf das Menüicon links oben in der Ecke um sich alle Aktionen, die Sie durchführen können, anzeigen zu lassen.

Im Menü können Sie die Sammlungen öffnen, denen Sie beigetreten sind. Über die drei Punkte können Sie die markierte Sammlung teilen, einen externen Link erstellen oder die Inhalte der Sammlung auf Ihr Tablet bzw. Smartphone herunterladen.

Dokumentensuche

Nutzen Sie den Filter um gezielt nach einem Dokument suchen. Tippen Sie auf das Filtersymbol um die Filterleiste zu öffnen.

Filtern Sie gezielt nach Dateien, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden, Dokumententypen oder vergebenen Schlagwörtern. Sie beziehen diese in die Suche ein, indem Sie sie mit Tippen auf die Bezeichnung aktivieren.

Detailansicht

Haben Sie das gewünschte Dokument gefunden, klicken Sie darauf um weitere Aktionen durchführen zu können und Informationen zum Dokument abzurufen. Über die Reiter können Sie

• sich das Dokument in Vollansicht anzeigen lassen
• Kommentare den Dokumenten hinzufügen
• einen externen Link erstellen
• Schlagwörter vergeben
• vorherige Versionen wieder herstellen
• detaillierte Detailinformationen abrufen wie Uploaddatum oder Besitzer

Über den Freigabebutton in der Überschriftenleiste können Sie auch die Freigaben verwalten und das Dokument Sammlungen, Gruppen oder einzelnen Benutzern freigeben oder Freigaben entziehen. Über die drei Punkte neben dem Button können Sie das Dokument löschen oder umbenennen.

Dokumente hochladen

Über den Plusbutton auf dem Startscreen können Sie ein Dokument auf Ihrem Gerät auswählen und hochladen, direkt ein Foto mit der Kamera aufnehmen oder ein Dokument scannen. Im letzteren Fall können Sie mehrere Fotos aufnehmen, die dann als ein PDF-Dokument gespeichert und hochgeladen werden.

Fotos und Dateien werden direkt zu TEAMWORK hochgeladen, um ein Dokument zu scannen und es anschließend als PDF-Datei einer Sammlung hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Tippen Sie zuerst auf das Pluszeichen und anschließend auf Dokument scannen.
2. Fotografieren Sie die erste Seite des Dokuments, das Sie scannen möchten und bestätigen Sie die Aufnahme.
3. In der folgenden Anzeige können Sie das Foto noch bearbeiten, indem Sie es drehen oder beschneiden. Über das Plussymbol fügen Sie dem Dokument weitere Seiten in Form von Fotos hinzu, mit dem Häkchen beenden Sie die Aufnahme.
4. Zurück in der Übersicht werden die Fotos angezeigt, die zu einem Dokument zusammengefasst werden. Über die Buttons im oberen Bereich können Sie dem Dokument einen Namen geben (1) und es zu TEAMWORK hochladen (2). Möchten Sie das Dokument direkt zu einer bestimmten Sammlung hinzuzufügen, tippen Sie auf die drei Menüpunkte und wählen Sie die gewüschte Sammlung über die Option im Kontextmneü aus.

Übersicht über die Menüpunkte.