Jeder der Beteiligten im Freigabeprozess für Eingangsrechnungen hat seinen eigenen virtuellen Arbeitsplatz. Dieser ist durch die entsprechende Rechtevergabe individuell auf seine Rolle im Freigabeprozess zugeschnitten.
Der Erfasser
Zunächst einmal muss eine generelle Verantwortlichkeit für das Rechnungseingangsbuch festgelegt werden. Diese kann bei einer verantwortlichen Person, Stelle oder Abteilung liegen, die die Aufgabe hat, die eingehenden Rechnungen formal zu prüfen, einem Freigabeprozess zuzuordnen und diesen administrativ zu überwachen. In Scopevisio sprechen wir hier vom Erfasser. Ihm obliegt die Vorprüfung.
Die Prüfer
Die Hauptprüfung obliegt den Prüfern. Diese sind gemäß des ausgewählten Freigabeprozesses für die sachliche Prüfung und die anschließende Zahlungsfreigabe zuständig.