Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Gäste ohne eigene Lizenz zu Teamwork einladen und Benutzer verwalten können.
Auf diese Funktionen haben nur Administratoren Zugriff.
Teamwork-Benutzertypen und ihre Rechte
Vorweg eine kurze Einführung in die vier Benutzertypen:
- Administratoren
- interne Benutzer
- Gäste
- externe Benutzer
Administratoren und interne Benutzer benötigen eine Teamwork-Lizenz, deren Zuweisung im Artikel "Lizenzen von Benutzern verwalten" erklärt wird. Gäste und Externe können Teamwork auch ohne Lizenz eingeschränkt nutzen.
Einen Gast nach Teamwork einladen
Wenn Sie nur kurzfristig, z. B. im Rahmen eines Projekts, mit anderen via Teamwork zusammenarbeiten möchten, können Sie Gäste oder Externe als Benutzer mit beschränkten Rechten einladen, ohne dafür eine weitere Teamwork-Lizenz buchen zu müssen.
Rufen Sie dafür Organisation > Administration > DMS-Teamwork > Benutzer verwalten auf.
Hier sehen Sie eine Übersicht über die bereits angelegten Benutzer. Über den Button "Neu" laden Sie einen Benutzer des Typs "Gast" ein:
Füllen Sie alle Pflichtfelder aus. Lassen Sie das Häkchen bei "Passwort in der Einladung anzeigen" weg (1), teilen Sie dem Teamwork-Gast das Passwort auf anderem Wege mit. Ansonsten setzen Sie das Häkchen und das Passwort wird mit der Email versendet. Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen"(2). Automatisch wird eine E-Mail-Einladung an den Benutzer versendet und der Benutzer wird als Gastbenutzer hinzugefügt.
Der eingeladene Gast ist nun als solcher angelegt worden.
Benutzertyp ändern
Möchten Sie den Benutzertyp ändern, wählen Sie den entsprechenden Benutzer aus und klicken Sie auf "Typ ändern".
Wählen Sie im Pop-up-Fenster den neuen Typ aus. Gäste und externe Benutzer können die Typen tauschen sowie Administratoren und Interne.
Sofort wird der neu zugewiesene Benutzertyp in der Übersicht angezeigt.
Tipp: Erstellen Sie eine Gruppe "Externe Benutzer" um für diese Personen gezielt Dokumente freizugeben.
Benutzernamen bearbeiten
Möchten Sie einen Benutzernamen bearbeiten zwecks Korrektur, wählen Sie den jeweiligen Benutzer aus (1) und klicken Sie dann auf "Bearbeiten"(2).
Geben Sie den korrekten Namen ein und speichern Sie.
Der korrigierte Name wird sofort angezeigt.
Benutzer entfernen
Möchten Sie einen Benutzer entfernen, so wählen Sie ihn erst aus und klicken dann auf den gleichlautenden Button.
Legen Sie fest, an welchen Benutzer eventuell in Teamwork liegende Dokumente vererbt werden sollen. Klicken Sie dann auf "Benutzer löschen".
Setzen Sie das Häkchen im Pop-up-Fenster und bestätigen Sie mit "Ja".
Der Nutzer ist nun entfernt.
Die Email-Einladung
Die Einladungs-Mail enthält einen Link, über den sich der Benutzer bei Teamwork anmelden kann.
Benutzer mit einem Gastzugang können auf die Browser-gestützte Version von Teamwork zugreifen, das sogenannte Teamwork-Weblogin.
Zu Beginn kann der Gastbenutzer eine kurze Tour durch die wichtigsten Teamwork-Funktionen absolvieren.
