Sie können in Scopevisio spezielle E-Mail-Adressen einrichten, um die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern noch weiter zu vereinfachen. So können Sie zum Beispiel eine spezielle E-Mail-Adresse für Ihre Lieferanten festlegen. Alle Eingangsrechnungen, die an diese Adresse geschickt werden, gelangen automatisch in das Rechnungseingangsbuch.
Einen derartigen Mailbot können Sie auch für Partner oder Kunden – hier mit dem Bezug auf eine Teamwork Sammlung – einrichten. Alle Dokumente, die an diese Adresse geschickt werden, landen dann in der entsprechenden Teamwork-Sammlung.
E-Mail-Adresse der Gesellschaft
Die Mailbots sowohl für das Rechnungseingangsbuch als auch für Teamwork definieren Sie unter Systemadministration > E-Mailverwaltung > E-Mail-Adressen der Gesellschaft verwalten.
Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie bereits bestehende E-Mail-Adressen der Gesellschaft einsehen und verwalten können. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue E-Mail-Adresse der Gesellschaft anzulegen.
- Automatisch wird das Alias "Eingangsrechnung" angelegt, um die Adresse für den sie benutzenden Lieferanten eindeutig zu benennen.
- Scopevisio generiert jedes Mal, wenn Sie sich für diese Möglichkeit entscheiden, automatisch eine neue Mailbot-E-Mail-Adresse. Diese ist individuell und eindeutig von der Zuordnung her. Um diese sehr lange und kryptische Adresse handlicher zu machen, vergibt das System einen Aliasnamen (1), wie hier „Eingangsrechnung“. Dies macht es Ihrem Lieferanten auch leichter, diese E-Mail-Adresse für das Verschicken von Rechnungen an Ihre Firma von etwaigen anderen E-Mail-Kontakten zu unterscheiden.
Mit einem Klick auf den Link öffnet sich sofort eine neue, an dieses Alias adressierte E-Mail. - Klicken Sie auf das kleine Symbol, um die oben sichtbare automatisch generierte E-Mail-Adresse in die Zwischenablage zu kopieren. Dies bietet sich an, wenn Sie Ihrem Lieferanten mitteilen möchten, dass er von nun ab die entsprechende E-Mail-Adresse nutzen soll. Um die Funktion der automatischen Zuweisung zum Rechnungsbuch verwenden zu können, muss nämlich auch der Lieferant darüber unterrichtet sein und die neu für ihn generierte E-Mail-Adresse nutzen. Hier geht es zu unserem Experten-Tipp, wie Sie dies am besten umsetzen.
Unser Tipp: Kopieren Sie sich diese E-Mail-Adresse auch in Ihr E-Mail-Programm, um mithilfe von Regeln weitere eingehende Rechnungen direkt ins Rechnungseingangsbuch umzuleiten.
- Unter „Interne Bezeichnung“ können Sie unabhängig von der Alias-Bezeichnung einen weiteren Namen vergeben, der Ihnen in der Liste der E-Mail-Adressen der Gesellschaft angezeigt wird und Ihnen zur Unterscheidung der verschiedenen Eingangsrechnungen dienen kann. Das System vergibt automatisch die Benennung "Eingangsrechnung".
- Standartmäßig ist hier „Aktiv“ ausgewählt, Sie können aber auch entscheiden, diese E-Mail-Adresse zeitweise auf inaktiv zu schalten. Dann werden Rechnungen nicht automatisch ins Rechnungseingangsbuch geleitet. Stattdessen werden sie wieder von Ihrem regulären E-Mail-Programm abgefangen, um dann bei Bedarf manuell ins Rechnungseingangsbuch verschoben zu werden.
- Als Aktion in dieser Auswahl können Sie entscheiden, ob die Dokumente dem Rechnungseingangsbuch als Eingangsrechnung oder direkt Teamwork zugeteilt werden sollen. Hierbei ist zu beachten, dass alles, was dem Rechnungseingang zugeordnet wird, automatisch auch in Teamwork hinterlegt wird – allerdings nicht umgekehrt. Wenn Sie auf „Teamwork“ umschalten, ändern sich sowohl das Feld darunter („Typ“) wie auch oben der Name unter „Alias-Bezeichnung“ zu “Sammlung“.
- Unter „Typ“ können Sie zwischen Eingangs-, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg wählen, bei „Sammlung“ bekommen Sie per Auswahlliste die Namen der verschiedenen Sammlungen in Teamwork angezeigt.
- In den Sicherheitseinstellungen können Sie nun aus einer Reihe von Optionen wählen, die sich jeweils auf eine ganze Gruppe von Kontakten bezieht. Hier kommt das Prinzip „alle oder keiner“ zum Tragen, da Sie hier nicht die Möglichkeit haben, gezielt einzelne Kontakte auszuwählen. Es werden entweder alle Kontakte der vorgeschlagenen Gruppe für die Funktion aktiviert, indem Sie „Ja“ auswählen oder keiner, wenn „Nein“ gewählt wird. Rechts neben dem Auswahlfeld sehen Sie noch einmal im Detail, auf wen sich die Definition „alle Kontakte/Lieferanten/Kunden/Partner“ bezieht.
- Die folgenden 5 Felder können Sie je nach Betriebspraxis konfigurieren:
- hinterlegen Sie einzelne, ausgewählte E-Mail-Adressen aus Ihrer Kontaktliste. Diese Einstellung überschreibt die unter (8) festgelegten Einschränkungen.
- befüllen Sie sie mit zusätzlichen E-Mail-Adressen von Absendern, die nicht in Ihren Kontaktdaten hinterlegt sind.
- hinterlegen Sie dort Ihre eigene E-Mail-Adresse, mit der Sie normalerweise Rechnungen in Ihrem E-Mail-Programm empfangen (zum Beispiel rechnungseingang@xyz.com oder invoice@gmail.com). So aktivieren Sie quasi eine automatische Weiterleitung von Ihrem E-Mail-Programm ins Rechnungseingangsbuch von Scopevisio. - Legen Sie einen Mailbot an, werden Sie als Standardempfänger per Email über Fehlermeldungen informiert. Möchten Sie den Empfängerkreis erweitern, um auch in Urlaubs- und Vertretungszeiten zu gewährleisten, dass sich Fehlermeldungen nicht ungelesen in Ihrem Email-Postfach ansammeln, geben Sie hier Adressen von Kollegen an, die an Ihrer statt reagieren können.
Speichern Sie Ihre Eingaben.
Sie sehen, dass Scopevisio Ihnen zahlreiche Optionen zur individuellen Anpassung bietet. Nutzen Sie die vielen Konfigurationsmöglichkeiten und vereinfachen Sie sich die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern!
Die speziellen E-Mail-Adressen gelten für die gesamte Gesellschaft, während persönliche E-Mail-Adressen einzelnen Nutzern in der Gesellschaft zugeordnet sind.