Eine Vielzahl an vordefinierten Berichten geben Ihnen Auskunft über Ihren Umsatz, Ihre Ausgaben und weitere relevante betriebwirtschaftliche Eckdaten.
Folgende Standardberichte stellen wir Ihnen zur Verfügung. Sie können noch wie in den folgenden Abschnitten erklärt individuell angepasst werden.
- Fälligkeiten Debitoren/Kreditoren
- Summen- und Saldenliste
- Hauptabschlussübersicht
- Umsatz pro Debitor
- Aufwand pro Kreditor
- Eigenkapital
- Ergebnis
- Finanzierung
- Investitionen
- Kosten
- Liquidität auf Kassen und Banken
- Umsatz
- Bilanz
- Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
An Beispiel der Umsatzentwicklung werden in diesem Kapitel die Funktionen rund um die Standardberichte erklärt.
Vordefinierte Berichte
Anhand der vordefinierten Berichte können Sie bereits die wichtigsten Kennzahlen in Ihrem Unternehmen abrufen, Scopevisio bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Berichte individuell auf Ihre Konten und besonderen Berechnungsmethoden anzupassen.
Anhand der Umsatzentwicklung zeigen wir Ihnen, wie Sie die Finanzberichte nutzen und individualisieren können.
Berichte aufrufen
Unter Berichte > Finanzen > Finanzberichte > Umsatz (neues Menüband: Finanzen > Berichte > Finanzen >Finanzberichte > Umsatz) können Sie umfangreiche Berichte über Ihre aktuelle Umsatzentwicklung erstellen und diese auch mit den vergangenen Wirtschaftsjahren vergleichen.
Nutzen Sie die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten um die zu vergleichenden Wirtschaftsjahre auszuwählen. Innerhalb der Wirtschaftsjahre können Sie ebenfalls auf einzelne Monate oder Quartale für einen Vergleich auswählen.
Auch hier steht Ihnen die praktische Drill-down Funktion zur Verfügung. Das heißt mit Klick auf die einzelnen Positionen können Sie auch die Belege aufrufen, die den Umsätzen zugrunde liegen.
Berichte einrichten
Bei allen Finanzberichten können Sie die Struktur beliebig bearbeiten und einzelne Konten in die Auswertung einbeziehen oder von der Berechnung ausschließen. Öffnen Sie die Auswahllisten über den Doppelpfeil. Hier gelangen Sie zu den Auswahlmöglichkeiten - Gliederung bearbeiten, Konten zuweisen und Kontenplan bearbeiten.
Über die Funktion Parameter einstellen, die Sie über den Doppelpfeil bei der Auswahl eines Berichtes erreichen, können Sie einige Grundeinstellungen ändern. Öffnen Sie das Funktionsmenü des Berichtes, den Sie ändern wollen.
Wählen Sie Parameter einstellen.
Parameter einstellen
In der Business Line können Sie das Berichtssmbol, die Gewinnermittlungsart, das Vorzeichen, Nicht zugewiesene Konten und Dynamische Nummerierung ändern.
In der Enterprise Line können Sie zusätzlich die Berichtsbezeichnung, die Kontenauswahl oder die Kontoform ändern.
Anmerkung: Wenn dem Bericht bereits Konten zugewiesen wurden, können Sie die Kontenauswahl erst ändern, nachdem Sie die Kontenzuordnungen aufgehoben haben.
Sichern Sie Ihre Änderungen über das Speichern Symbol.
Gliederung bearbeiten
Über Hinzufügen und Entfernen können Sie weitere Gliederungspunkte hinzufügen, denen Sie im folgenden Schritt Konten zuweisen können. Über die Pfeile bestimmen Sie die Position in der Gliederung.
Konten zuweisen
Wählen Sie über das Kontextmenü die Funktion Konten zuweisen.
Weisen Sie die Konten per Drag&Drop der Struktur zu. Im Formular Zuweisung bearbeiten wird auf der einen Seite die Struktur des Berichts angezeigt und auf der anderen Seite die Konten, die Sie zuordnen können. Die Einstellung bei der Anlage eines Berichtes in der Gruppe Kontenauswahl und die im Kontenplan zugeordnete Kontoart haben Auswirkungen auf die Auswahl der Konten, die Sie dem Bericht zuordnen können.
Exportfunktionen
Klicken Sie auf das Druckersymbol über der Tabelle um verschiedene Exportfunktionen aufzurufen.
Die erstellte Tabelle kann nicht nur in verschiedenen Formaten wie xlsx oder csv ausgegeben werden, Sie können Sie auch im xlsx-Format direkt per E-Mail versenden bzw. zu TEAMWORK hochladen. Alle aktuellen Berichte können Sie über FINANZ2GO auch unterwegs abrufen.
Weitere Ausgabeformate und Druck
Die in Scopevisio erstellten Berichte können - wenn gewünscht - für einen übersichtlichen Ausdruck so umformatiert werden, dass auch ein umfangreicherer Bericht auf eine (DIN A3-) Seite passt. Anhand des Beispiels der Bilanz zeigen wir Ihnen, wie Sie deren Formatvorlage dementsprechend verändern können, indem Sie die Schriftgröße reduzieren.
Gehen Sie dazu im Menü unter OpenScope>Import & Export>Dokumentenlayouts verwalten>Dokumentenlayouts verwalten und wählen dort Bilanz Dokumentenlayouts anzeigen.
Wählen Sie die gewünschte Vorlage (1) und speichern Sie sie lokal auf Ihrem Rechner ab (2).
Wir empfehlen, für die Bearbeitung der odt-Dateien mit LibreOffice zu arbeiten.
Öffnen Sie die lokal gespeicherte Vorlage, markieren Sie alles und wählen Sie eine kleinere Schriftgröße, in unserem Beispiel 6p (1). Speichern Sie die Änderungen und benennen Sie die Vorlage eindeutig zur Unterscheidung - in unserem Fall Bilanz 6p (2).
Gehen Sie zurück nach Scopevisio in die Dokumentenlayouts und klicken Sie auf "Hinzufügen".
Klicken Sie in das kleine Feld rechts neben "Datei hochladen" (1) und wählen Sie die zuvor gespeicherte Datei aus (2), die Sie mit "Öffnen" (3) hochladen.
Unter Dokumentenlayouttyp wählen Sie "Bilanz, ODT-Dokumentenlayout" (1). Speichern Sie Ihre Eingaben (2). Mit einem Klick auf den Pfeil kommen Sie zurück in die Auswahlliste der Dokumentenlayouts (3).
Hier sehen Sie nun die neu gespeicherte Vorlage zur Auswahl.
Wenn Sie sich die Bilanz unter Verwendung der neuen Vorlage ausdrucken möchten, folgen Sie dem Menüpfad Berichte>Finanzen>Bilanz und scrollen bis ans Ende der Seite hinunter. Unter "Weitere Ausgabeformate" wählen Sie durch Klick auf den kleinen Pfeil "Bericht als PDF ausgeben".
Im Fenster sehen Sie die zur Verfügung stehenden Vorlagen, aus denen Sie die neu erstellte auswählen (1) und mit "OK" bestätigen (2).
Es öffnet sich der PDF-Reader mit der verkleinerten Darstellung Ihrer Bilanz, die Sie so nun auf einer Seite oder zumindest auf wenige Seiten reduziert ausdrucken können.
Berichtsmappe
In der Exportfunktion bietet Ihnen Scopevisio über den Punkt Berichtsplanung eine automatische Generierung der Berichte mit aktuellen Zahlen. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen und klicken Sie auf das Speichernsymbol.
In Scopevisio finden Sie die so generierten Berichte unter Berichte > Buchhaltung > Berichte & Mappen > Berichtsmappe. Über den Link Berichtsplanung bearbeiten im gleichen Formular können Sie die Berichtsplanung verändern, sie bspw. de- oder wieder aktivieren.
Berichte berechtigen
Über die Funktionalität Berechtigungen haben Sie die Möglichkeit, dem Bericht speziell erstellte Profile zuzuordnen, welches Sie ebenfalls den berechtigten Mitarbeitern zuordnen. Somit können Sie einzelne Berichte einzelnen Mitarbeitern freigeben.
Über Systemadministration > Profile und Rechte der Benutzer verwalten können Sie ein spezielles Profil für den Bericht anlegen, das Sie den berechtigten Mitarbeitern zuweisen. Rufen Sie das Formular auf und klicken Sie auf Hinzufügen. Erstellen Sie nun ein neues Profil für die Anwendung Finanzen. In dem Profil selbst müssen keine gesonderten Funktionen aktiviert werden. Die Berechtigung der Anzeige des Berichts erfolgt über das neue Profil an sich und nicht über einzelne Berechtigungen innerhalb des Profils.
Berechtigung vergeben
Wählen Sie nun im Menü Berichte > Finanzen und öffnen Sie das Funktionsmenü des Berichtes, dessen Berechtigung Sie individuell vergeben möchten. Wählen Sie 'Berechtigungen erteilen'. Löschen Sie den vorhadenen Eintrag 'Finanzen - alle Rechte', fügen Sie stattdessen ihr erstelltes Profil hinzu und speichern Sie die Änderungen.
Profil an Mitarbeiter vergeben
Nach dem Speichern ist der Bericht für User ohne Administratorrechte nicht mehr sichtbar.
Nun können Sie das Benutzerprofil nach und nach an alle Mitarbeiter vergeben, denen Sie die Einsicht in den Bericht gewähren wollen.
Öffnen Sie dazu erneut die Systemsteuerung, wählen Sie den Punkt Benutzer verwalten und klicken Sie zwei Mal auf den Benutzer der die Berechtigung erhalten soll. In der Tabelle Benutzerprofile können Sie das Proifl vergeben.
Finanzberichte duplizieren (Enterprise Line)
Verwenden Sie einen bereits erstellten Bericht als Vorlage für einen neuen Bericht. Sie können wählen, ob nur die Struktur oder auch zusätzlich die Kontenzuweisung dupliziert werden soll.
Wählen Sie hierzu im Menü Berichte > Finanzen im Funktionsmenü des gewünschten Berichts Bericht duplizieren.
Anmerkung: Sie können nur Berichte aus der Gruppe Jahresabschluss, Einnahme-Überschuss-Rechnung und eigene Berichte duplizieren.
Tragen Sie die Bezeichnung für den neuen Bericht ein und passen Sie falls gewünscht die Beschreibung des Berichtes an. Bestimmen Sie, ob Sie die Struktur, oder Struktur und Zuweisung duplizieren wollen und erzeugen Sie den neuen Bericht über Duplizieren.