Unabhängig von den angebotenen Berichtsformaten können Sie sich mithilfe vieler Platzhalter eigene Text-Berichte zusammenstellen, die auch für die Reportingmappen zur Verfügung stehen.
Voraussetzungen
Um die Text-Berichte zu nutzen, müssen Sie das Add-On "Finanzberichte-Generator" gebucht haben.
Vergewissern Sie sich, dass in den Rechteprofilen unter "Finanzen - alle Rechte" die Rechte für "Reportingmappen" und "Text-Berichte" gesetzt sind.
Einen Text-Bericht anlegen
Rufen Sie die Textberichte unter Finanzen > Berichte > Text-Berichte auf.
Eventuell bekommen Sie unten links die Nachricht, dass der Editor zuerst heruntergeladen werden muss. Klicken Sie auf den Link und folgen Sie den Anweisungen.
Nachdem Sie den Editor erfolgreich installiert haben, fügen Sie einen eigenen Text-Bericht mit Klick auf den gleichlautenden Button hinzu.
Füllen Sie die gelben Pflichtfelder aus.
Legen Sie unter "neu" eine eigene Kategorie an. So können Sie später besser differenzieren, wenn Sie eine Reihe von Text-Berichten erstellt haben. Wählen Sie ansonsten aus bestehenden Kategorien aus.
Mit Klick auf "Hinzufügen" (1) legen Sie eine neue Kategorie an. Benennen Sie sie (2), speichern Sie und gehen Sie mit Klick auf den Pfeil zurück (3).
Jetzt können Sie die neu angelegte Kategorie auswählen (1). Speichern Sie (2) und klicken Sie dann auf "Inhalt bearbeiten".
Ein leerer Text-Bericht öffnet sich. In der rechten Spalte sehen Sie die zur Auswahl stehenden Platzhalter.
Klicken Sie in den gelben Bereich, werden die Platzhalter thematisch gruppiert angezeigt.
Mithilfe der Formatierwerkzeuge und Platzhalter können Sie sich einen optisch ansprechenden Text-Bericht erstellen. Die einzelnen Icons werden durch Mouseovers näher erklärt.
Kombinieren Sie beliebig viele Platzhalter und Freitext.
Die Vorschau-Funktion
Arbeiten Sie mit Platzhaltern zu Salden, können Sie sich über das Vorschau-Icon Salden mit abweichendem Bezugsdatum anzeigen lassen. Klicken Sie dafür auf das Vorschau-Icon.
Als Bezugsdatum ist systemgemäß das aktuelle Tagesdatum gesetzt.
Möchten Sie für einen anderen Zeitpunkt geltende Zahlen sehen, wählen Sie diesen über das Kalendersymbol aus (1). Klicken Sie dann auf Aktualisieren (2). Die Zahlen werden entsprechend des neuen Bezugsdatums (3) angezeigt.
Wiederholtes Klicken auf das Vorschausymbol (4) bringt Sie zurück in die Maske des Text-Berichtes.
Speichern und schließen Sie Ihren neu erstellten Text-Bericht.
Gehen Sie über den kleinen Pfeil zurück zur Übersicht.
Ihr neu angelegter Text-Bericht wird angezeigt.
Arbeiten mit Text-Bausteinen
Ein besonderes Feature der Text-Berichte stellen die Text-Bausteine dar, die das Zusammenstellen von Text-Berichten weiter vereinfachen. Den Aufruf dazu finden Sie unter den Weiteren Aktionen:
Um einen neuen Text-Baustein anzulegen, klicken Sie auf "Hinzufügen".
Ein ähnliches Formular wie bei der Neuanlage von Text-Berichten öffnet sich.
Befüllen Sie die gelb markierten Pflichtfelder (1) und speichern Sie (2). Klicken Sie dann auf "Inhalt bearbeiten"(3).
Der Text-Editor öffnet sich und somit das Formular des neuen Textbausteines.
Setzen Sie den gewünschten Text per copy/paste ein oder geben Sie ihn manuell ein. Auch hier stehen Ihnen die aus den Text-Berichten bekannten Platzhalter zur Verfügung. Der Textbaustein kann mehrere Seiten Text, wenige Wörter oder Zeilen oder eine Reihe von Platzhaltern enthalten. In unserem Beispiel haben wir einen allgemein lautenden Wortlaut zur Widerrufsbelehrung hineinkopiert und mit Platzhaltern unserer eigenen Gesellschaft ergänzt.
Ein Klick auf das Icon (1) zeigt alle bereits vorhandenen Text-Bausteine an (2). Diese können miteinander kombiniert werden, um wiederum neue Text-Bausteine zu erstellen.
Beim Schließen ohne vorheriges explizites Speichern erfolgt eine Speicherabfrage. Beantworten Sie diese mit "Ja".
Sie befinden sich nun wieder im Formular des einzelnen Text-Bausteines. Wollen Sie hier nichts mehr ergänzen, gehen Sie über den kleinen Pfeil zurück in die Übersicht der Text-Bausteine.
Hier sehen Sie nun den soeben angelegten Text-Baustein.
Auswahl speichern als Textbaustein
Befinden Sie sich in einem Textbericht oder auch in einem Textbaustein, aus dem Sie nur einen Teil als einen einzelnen, neuen Text-Baustein übernehmen möchten, so markieren Sie das Gewünschte (1).
Klicken Sie dann auf das Icon, um nur den markierten Teil als einen separaten Text-Baustein anzulegen (2).
In einem Pop-up-Fenster wird der markierte Text angezeigt. Benennen (1) und speichern Sie ihn (2).
Schließen Sie den Text-Editor und aktualisieren Sie das Formular "Text-Bausteine", findet sich der auf diesem Weg angelegte Textbaustein in der Übersicht wieder.
Einen Text-Bericht in eine Reportingmappe einfügen
Rufen Sie Finanzen > Berichte > Reportingmappen auf.
Legen Sie eine neue Reportingmappe mit Klick auf "Hinzufügen" an.
Folgen Sie den Anweisungen im Artikel "Reportingmappen". Die Textberichte stehen dort zur Auswahl und können in einer Reportingmappe mit ausgegeben werden. Unten stehendes Beispiel zeigt den neu angelegten Text-Bericht im Format der Reportingmappe an. Ebenso gut kann er aber auch nur einer von vielen Berichten in einer umfangreicheren Reportingmappe sein.
