Gemeinsam Dokumente bearbeiten? Aus dem Teamwork Weblogin heraus wird die Zusammenarbeit mit Kollegen zum Kinderspiel.
Ein Dokument - viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit
Für jeden Anwendungsfall die passende Lösung: Teamwork bietet Ihnen die verschiedensten Möglichkeiten, Dokumente mit anderen zu teilen oder kollaborativ zu bearbeiten. Wählen Sie zwischen Freigaben, externen Links oder der gleichzeitigen Online-Bearbeitung von Office-Dokumenten:
Freigabe mit einem Klick! Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Dokumente gezippt in einer E-Mail verschickt, auf USB-Sticks kopiert oder über FTP-Server bereitgestellt haben: Sie wählen die Dateien aus, den Empfänger oder eine Empfängergruppe - fertig. Innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation.
Erstellen Sie einen externen Link auf eine Datei und der Empfänger kann direkt auf die Datei zugreifen und sie herunterladen. Wenn Sie möchten, auch geschützt durch ein Passwort.
Eine noch direktere Art der Zusammenarbeit bietet die Funktion "In Office bearbeiten" im Kontextmenü. Ein Klick auf den Link lässt Sie unten in den beschreibenden Abschnitt springen.
Dokumente teilen
Dateien teilen über FREIGABE
Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf den FREIGABE-Reiter. Wählen Sie eine Gruppe oder die Personen aus, mit der oder denen Sie das Dokument teilen möchten. Hierzu klicken Sie auf das grau hinterlegte Plus-Symbol und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Gruppe oder Person aus.
Geben Sie alternativ eine E-Mail-Adresse an. Die betreffende Person erhält eine Einladung und kann sich als Gast für Ihren Account registrieren (nur für interne Benutzer und Administratoren möglich)!
Dateien teilen per Drag and Drop
Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien einfach auf das Profilbild eines Benutzers oder auf eine Gruppe, um die Dateien zu teilen.
Dateien teilen über Sammlungen
Um eine Sammlung mit einem Benutzer oder einer Gruppe zu teilen, klicken Sie auf die Sammlung und anschließend rechts oben auf das Freigabe-Symbol. Setzen Sie ein Häkchen neben die Gruppe oder Person, der Sie die Sammlung freigeben möchten.
Freigaben entziehen (Dokument)
Um die Freigabe eines Dokuments zu entziehen, klicken Sie auf das Dokument und anschließend auf FREIGABEN. Mit einem Klick auf das kleine x hinter einem Benutzernamen oder einer Gruppe können Sie der jeweiligen Person oder der Gruppe die Freigabe des Dokuments wieder entziehen.
Sammlungsfreigabe entziehen
Um die Freigabe einer Sammlung zu entziehen, klicken Sie auf das Freigabe-Symbol und entfernen Sie im Menü die Häkchen bei den Gruppen oder Personen, denen Sie die Freigabe entziehen möchten.
Externe Links auf Dokumente und Sammlungen
Sie können ganz einfach einen Link auf ein Dokument oder eine Sammlung erstellen, den Sie per E-Mail versenden oder in sozialen Netzwerken teilen können.
Externen Link auf ein Dokument erstellen
Klicken Sie auf ein Dokument und wählen Sie im Vorschaufenster EXTERNER LINK aus. Klicken Sie auf Externen Link erstellen.
Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download des hinterlegten Dokuments zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen.
Die Auswahl treffen Sie durch Anklicken der jeweiligen Checkboxen.
Die Optionen des jeweiligen Links ändern sich automatisch und können auch nachträglich verändert werden. Der Link ändert sich nicht. Er verweist jeweils auf die aktuellste Version eines Dokuments.
Sie können den Link direkt mit einem Klick auf die angezeigte Adresse öffnen oder ihn mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren.
Über die Einfügen-Funktion oder die Tastenkombination Strg + V können Sie den Link überall einfügen. So können Sie ihn zum Beispiel in sozialen Netzwerken posten.
Wenn Sie auf Per E-Mail versenden klicken, öffnet sich automatisch eine neue E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, in welche Ihr Link bereits eingefügt ist. Sie brauchen nun nur noch die E-Mail-Adresse der Person einzugeben, der Sie die Dateien freigeben möchten.
Der oder die Empfänger können das Dokument entsprechend der Berechtigungen nutzen.
Möchten Sie einen externen Link löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Link.
Externen Link auf eine Sammlung erstellen
Um einen externen Link auf eine Sammlung zu erstellen, wählen Sie die Sammlung aus und klicken Sie rechts oben auf das Link-Symbol. Klicken Sie auf Externen Link erstellen.
Optionen für externe Links auf Sammlungen
Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download der Dateien zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen.
Die Auswahl treffen Sie durch Anklicken der jeweiligen Optionskästchen. Die Optionen des jeweiligen Links ändern sich automatisch und können auch nachträglich verändert werden. Der Link ändert sich nicht. Sie können den Link direkt mit einem Klick auf die angezeigte Adresse öffnen oder ihn mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren.
In Office bearbeiten
Möchten Sie zeitgleich mit Kollegen in ein und demselben Dokument der Formate .docx, .xlsx oder .pptx zusammenarbeiten, geht es noch direkter über die Funktion "In Office bearbeiten".
Dafür verlassen Sie kurzzeitig den Teamwork-Bereich, denn die Bearbeitung wird live nach Office Online verlegt. Änderungen werden Ihnen sofort angezeigt, ebenso die Namen der mit Ihnen an diesem Dokument schreibenden Personen.
Um diese Funktion zu nutzen, bedarf es einiger weniger Einstellungen durch den Teamwork-Administrator.
Voraussetzungen
Sie haben einen bestehenden Mandantenzugang zu Teamwork.
Sie sind angemeldeter Microsoft Office 365-Nutzer mit einer Business-, Schul- oder Uni-Lizenz.
Einstellungen im Teamwork-Webclient (mit Admin-Funktion)
Den Teamwork Weblogin finden Sie unter https://auth.teamwork.scopevisio.com/weblogin. Als Administrator klicken Sie auf "Einstellungen".
Im Anschluss rufen Sie die Kontoeinstellungen auf.
Scrollen Sie bis zu dem Menüpunkt "Office Online freischalten" hinunter und klicken Sie auf den Button:
Lesen Sie sich die folgenden Informationen zum Datenschutz aufmerksam durch. Wenn Sie damit einverstanden sind, bestätigen Sie mit Klick auf den Button. Anderenfalls steht Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung.
Der Text des Menübuttons hat sich nun geändert. Um die Funktion für Benutzer freizuschalten, klicken Sie darauf.
Legen Sie fest, ob Sie die Funktion Rollen- (1) oder auf einzelne Benutzer bezogen (2) zuweisen möchten. Sobald Sie das Fenster schließen (3), ist die Funktion zugewiesen und einsatzbereit.
Arbeiten mit Office Online
Ein bestehendes Dokument bearbeiten
Ein berechtigter Benutzer kann jetzt per Rechtsklick über das Kontextmenü eines entsprechenden Dokumentes der Formate .docx, .xlsx oder .pptx den Menüpunkt "In Office bearbeiten" aufrufen und gelangt darüber nach Office Online.
Dort kann er nach einmaliger Anmeldung und Verknüpfung mit seinem Microsoft 365-Benutzerkonto das Dokument online bearbeiten und sieht auch, ob andere Benutzer zeitgleich an der Bearbeitung beteiligt sind.
Änderungen sind sofort gespeichert und als neue Version in Teamwork abgelegt.
Ein neues Dokument in Office 365 erstellen
Dank der Integration von Microsoft Office 365 können Sie über das drei-Punkte-Menü aus Teamwork heraus auch ein neues Office-Dokument online erstellen, das dann ebenfalls direkt in Teamwork gespeichert wird.
