Sie können auch Buchungen sowohl Buchungen als auch Sach- und Personenkonten im CSV-Format in die Scopevisio Buchführung importieren.
Zunächst müssen Sie feststellen, in welcher Struktur die Daten vorliegen, die Zeilen können nur ein Konto oder zwei Konten (Konto/Gegenkonto) enthalten.
Ggf. müssen Sie noch die CSV-Datei editieren, vor allem, wenn im Export mit S/H-Kenner in unterschiedlichen Spalten gearbeitet wird. Formen Sie in diesem Fall die Beträge in +/-Werte um (z. B. mithilfe der Excel-Funktion: WENN) Entscheiden Sie im Vorfeld, ob Sie die Spaltenreihenfolge über Excel auf den Scopevisio Standard anpassen wollen oder lieber die Original-Reihenfolge beibehalten und die Spalten im Importformular zuordnen.
Diese Zuordnung (“Mapping”) lässt sich zur Wiederverwendung als Vorlage speichern.
Folgen Sie nun in Scopevisio dem Pfad Organisation > OpenScope > Import & Export > Importe Finanzimporte verwalten > Sach-, Personenkonten und Buchungssätze im CSV-Format importieren. Es öffnet sich eine Importtabelle. Wählen Sie zunächst den korrekten Reiter (Sachkonten/Debitoren/Kreditoren/Buchungen) (1), dann klicken Sie auf den Link Importeinstellungen (2).
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Stellen Sie im Folgeformular die Codierung ISO-8859-15 ein. Diese ist für einen CSV-Import zur Darstellung der Umlaute erforderlich. Speichern Sie die Einstellung und gehen Sie zurück zum Importformular.
Anschließend ziehen Sie die CSV , um in den gewünschten Bereich zu importieren. Ziehen Sie die CSV-Datei auf die Upload-Schaltfläche oder klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen die entsprechende Datei auf einem Laufwerk Ihres Computers aus. Ihre CSV-Datei ist
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Anstatt die Datei zu importieren, können Sie die Daten auch per Zwischenablage (STRG+C und STRG+V) in Zelle A1 ablegen. Dies ist praktisch, wenn Sie statt einer CSV die Daten in einer XSLX-Datei haben. Das Kopieren übernimmt hier nur Werte (Formelergebnisse) aus dem Original, während das Speichern manchmal Daten verfälscht. |
Ihre Daten sind nun im Importformular zu sehen, allerdings ggf. noch mit inkorrekter Spaltenzuordnung . Behalten Sie die Spaltenzuordnung bei und unpassender Codierung, erkennbar an der falschen Darstellung von Umlauten.
Stellen Sie über Klick auf Importeinstellungen die Codierung ISO-8859-15 ein. Diese ist für einen CSV-Import zur Darstellung der Umlaute geeignet. Speichern Sie die Einstellung und gehen Sie zurück zum Importformular und führen den Import erneut durch.
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Prüfen Sie nun die Spaltenzuordnung und passen die Spalten über die Auswahlpfeile an Ihre zu importierenden Daten an. Klicken Sie auf den Button Prüfen und anschließend auf Importieren. Ihre Daten werden jetzt importiert. Auf eventuelle Probleme werden Sie durch Fehlermeldungen im Nachrichtenfenster unten links aufmerksam gemacht. Die getroffenen Einstellungen und Spaltenzuordnungen können als Vorlage gespeichert werden.
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Wichtig sind dabei folgende Aspekte:
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Beim Importieren von Debitoren und Kreditoren werden im Scopevisio-Kontaktmanagement automatisch Kontakte mit der entsprechenden Kontaktrolle „Debitor“ bzw. „Kreditor“ angelegt.
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Importieren Sie ruhig die Spaltenbeschriftungen der Original-Daten zunächst mit. Das Zuordnen wird so erleichtert. Danach können Sie die Spalte einfach durch Rechtsklick auf den Zeilenanfang (A) entfernen. |
Buchungen importieren
Der Aufbau einer Buchung kann sehr unterschiedlich sein. Scopevisio verarbeitet die Buchungen
entweder in der Variante Nur Konto
In jeder Zeile steht ein Konto
dem Konto kann ein Steuerschlüssel informatorisch mitgegeben werden
Alle Zeilen mit der gleichen Buchungsnummer gelten als eine Buchung. Ihre Summe muss Null ergeben.
Wenn Sie nicht das Soll- oder Habenfeld zuweisen, steht ein positiver Betrag für Soll, ein negativer für Haben.
Einer Personenkontozeile müssen Sie zusätzlich das Sammelkonto (Forderungen L+L bzw. Verbindlichkeiten L+L) zuweisen.
oder in der Variante Konto und Gegenkonto
In der Zeile stehen genau zwei Konten (Soll und Haben)
Es kann kein Steuerschlüssel zugewiesen werden.
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Ggf. müssen Sie im Vorfeld die CSV-Datei editieren, um beispielsweise alphabetische Kennzeichen wie S/H zu übersetzen. Formen Sie in diesem Fall die Beträge in +/-Werte um (z. B. mithilfe der Excel-Funktion: WENN).
Da der Import keine mitgelieferten Steuerschlüssel (aus Fremdsystemen, z. B. BU9) erkennt, ist der Import von Buchungen mit Steuer Steuern ein komplexer Vorgang. Unser Professional Service bietet für solche Projekte Unterstützung im Rahmen unseres kostenpflichtigen Services an (professional-services@scopevisio.com).
Klicken Sie auf den Button Prüfen und bearbeiten Sie angezeigte Fehler. Anschließend können Sie durch Importieren die fehlerfreien Daten einspielen - fehlerhafte Zeilen bleiben einfach stehen.
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Soll der Import nicht nur einmalig erfolgen, empfiehlt es sich, die getroffenen Einstellungen und Spaltenzuordnungen als Vorlage zu speichern, damit sie später erneut aufgerufen werden können. |
Debitoren und Kreditoren importieren
Der Import von Personenkonten ist weitgehend selbst erklärend. Als Pflichtfelder müssen Sie pro Zeile
den Nummernkreis
das Konto
die Kontobezeichnung
das Sammelkonto
angeben. Eine Dateizeile mit “2, 10500, Müller KG, 1400” legt im Standard-SKR03 den Debitor Müller KG an.
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| Info |
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Beim Importieren von Debitoren und Kreditoren werden im Scopevisio-Kontaktmanagement automatisch Kontakte mit der entsprechenden Kontaktrolle „Debitor“ bzw. „Kreditor“ angelegt. |