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Im Folgenden werden die Reiter anhand der Belegart Auftrag beschrieben.
Positionen
Auf der Registerkarte Positionen tragen Sie die Auftragspositionen ein. Dies ist die einzige Pflichtangabe; ohne Eingabe mindestens einer Position kann der Auftrag nicht gespeichert werden.
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Wenn Sie ein Layout ausgewählt haben, können Sie dieses für zukünftige Aufträge als Standardlayout festlegen, indem Sie hier einen Haken setzen.
Zeigen Sie die Tabelle der Layouts an oder inspizieren Sie die Vorschau des ausgewählten Layouts.
Wie überall in Scopevisio können Sie die aufgelisteten Informationen ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und andere Spalten auswählen.
Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg mit dem ausgewählten Layout als Word-Datei und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.
Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg als PDF-Datei und und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.
Verwalten Sie Ihre Beleglayouts. Weiteres zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Beleglayouts.
Über die Pfeiltaste rechts im Button Dokumentenlayouts können Sie andere Optionen auswählen, darunter Drucken oder Nachbearbeiten des Belegs oder Sofortzahlung, um direkt eine Kassenbewegung zu erfassen, falls der Kunde in diesem Stadium bereits eine Barzahlung leisten möchte.
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Zahlung
Hier erfassen Sie die Zahlungsbedingungen für Ihren Auftrag. Dies tun Sie entweder individuell, indem Sie Werte eingeben, oder global, indem Sie den Link Zahlungsbedingungen auswählen verwenden und aus den hinterlegten Bedingungen Ihre Wahl treffen. Die Zahlungsbedingungen werden ins Formular übernommen, können aber darin noch individuell geändert werden.
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| Info |
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In den Stammdaten finden Sie die Zahlungsbedingungen unter der Überschrift Kontakte, weil sowohl Ihre eigenen Zahlungsbedingungen als auch die Ihrer Lieferanten darunter aufgelistet sind. |
Bankverbindung
Sind in der Kontaktakte des Kunden unter der Rolle Debitor mehrere Bankverbindungen hinterlegt, wird idR diejenige ausgewählt, die Sie als Standard bestimmt haben. Soll im Fall des ausgewählten Belegtyps davon abgewichen werden, wählen Sie hier eine alternative Bankverbindung und bestätigen Sie dies mit Klick auf den Button "Als Zielbank verwenden".
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Versand
Tragen Sie hier die Lieferart ein.
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Sobald Sie gespeichert haben, finden Sie die Versandkosten auf der Registerkarte Positionen wieder.
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Anschrift
Standardmäßig wird als Versandanschrift die Hauptadresse des Kunden genommen. Es kann aber auch eine andere Adresse angegeben werden.
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Belegtext
Hier können Sie festlegen, welcher Einleitungs- und Schlusstext auf Ihrem Abrechnungsbeleg ausgegeben wird. Sie können Textbausteine verwenden.
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Markieren Sie einen Baustein und klicken Sie auf Einsetzen, um ihn an der Cursorposition in Ihren Beleg zu übernehmen.
Oder wählen Sie Hinzufügen, um einen neuen Textbaustein zu formulieren.
Wählen Sie den Link Fehlende Standard-Textbausteine..., wenn Sie versehentlich Standard-Textbausteine gelöscht haben, die Sie nun doch wieder benötigen. Die ab Werk eingestellten Textbausteine werden dann wieder hergestellt.
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Dokumente
Zusätzlich zum Beleg können auch weitere Dokumente zu einem Abrechnungsvorgang oder Geschäftsvorfall gehören. Denkbar sind z. B. Verträge, Listen, Aufschlüsselungen, handschriftliche Notizen und vieles mehr. Diese Dokumente können Sie am Vorgang hinterlegen, indem Sie sie einfach aus einem lokalen Ordner auf das Feld Dokumente ziehen.
Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.
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Belegfluss
Diese Registerkarte ist eine Art Vorgangsleiste in Langfassung. Hier sehen Sie, wie sich der Vertriebs- und Abrechnungsprozess über die verschiedenen Belegarten hinweg entwickelt hat. Zusätzliche Informationen können wie immer eingeblendet werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften klicken und die benötigten Datenfelder anhaken. Über Verlinkungen sind weiterführende Angaben zugänglich, z. B. Projekt, Beleg, Kunde.
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Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.
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Ereignisse
Auf diese Registerkarte wird protokolliert, wer wann was im Rahmen des Geschäftsvorfalles unternommen hat. Der Button Anzeigen blendet detaillierte Informationen zur ausgewählten Aktion ein.
Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.
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Benutzerdefinierte Felder
Haben Sie benutzerdefinierte Felder angelegt, können Sie dem Beleg in diesem Reiter weitere Angaben mitgeben.
ZUGFeRD
Haben Sie in unter Organisation > Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten > Belegerstellung: Rechnungs-PDF als ZUGFeRD erstellen: Rechnungsdaten-Comfort ausgewählt, können Sie hier von den in der Kontaktakte in den Reitern Debitor oder Kreditor hinterlegten Informationen abweichende Daten für die zu erzeugende ZUGFeRD-Datei mitgeben. Diese überschreiben nicht die Stammdaten des Kontaktes, sondern gelten nur für diesen einen Beleg.
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XRechnung
Behörden und die öffentliche Verwaltung erwarten seit November 2020 Rechnungen im rein elektronisch lesbaren und genormten XRechnung-Format. Optional zur im Debitor hinterlegten Leitweg-ID können Sie hier weitere für den jeweiligen Beleg relevante Informationen mitgeben.
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Rechnungsabgrenzung
Nicht bei den anderen Belegtypen, sondern nur in den beiden Aufrufen Abrechnungen und Korrekturrechnungen/Gutschriften findet sich der Reiter "Rechnungsabgrenzung". Nähere Informationen dazu hier.
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