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Mit Scopevisio erstellen Sie unterschiedliche Rechnungsarten mühelos mit nur wenigen Klicks. Jede Rechnungsart verfügt dabei über einige Besonderheiten. So werden Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen nicht bei Rechnungsstellung der Umsatzsteuer unterworfen, sondern erst bei Zahlungseingang. Auch sind Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen ergebnisneutral darzustellen, da es sich nicht um Erlöse handelt. Bei Schlussrechnungen kann aus den zum Kunden, dem Projekt oder dem Auftrag gehörigen Anzahlungs-, Abschlags- und Teilrechnungen gewählt werden, um diese der Schlussrechnung zuzuordnen. Welche Rechnungsart wofür?
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Kommen Sie aus einem Auftrag heraus, den Sie in eine Rechnung überführen, werden Sie auf das Rechnungsformular geleitet. Es werden die Daten und Positionen aus dem Auftrag angezeigt, die Sie nach Bedarf weiter anpassen können.
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Im oberen Bereich ist nur das Datenfeld Kunde ein Pflichtfeld (1).
Im Feld Rechnungsart (2) bietet Ihnen Scopevisio die Möglichkeit, neben Einzelrechnungen auch ganz komfortabel Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen zu erstellen.
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Die Felder für die entsprechenden Konten (8) bei Anzahlungen/Abschlagsrechnungen sind unter Berücksichtigung der verschiedenen Steuersätze bereits in Scopevisio hinterlegt. Um diese Ihren Anforderungen anzupassen, folgen Sie dem Pfad Einstellungen > Stammdaten > Abrechnung > Erlöskonten-Vorbelegung bearbeiten > Standard-Konten für Anzahlung/Abschlag.
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Um die Anzahlungs-/Abschlagsrechnungfunktion zu nutzen, darf die erweiterte Erlöskontenzuordnung nicht aktiviert sein. |
Über (9) können Sie ganze Positionszeilen löschen oder kopieren (10), mit den unter (11) angebotenen Pfeilen verändern Sie deren Reihenfolge.
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Sollten Sie abweichend vom E-Mail-Versand Ihre Rechnung als PDF zum Druck erzeugen, sie in LibreOffice nachbearbeiten oder ihr ein weiteres Dokumentenlayout im .dot- oder .odt-Format zuweisen wollen, so tun Sie dies unter (13). Mehr über Beleglayouts steht in diesem Kapitel.
Auch eine Sofortzahlung können Sie über den Multifunktionsbutton (13) erfassen. Das bedeutet, dass der Kunde die Rechnung gleich an Ort und Stelle in bar bezahlt. Die Barzahlung wird in einer Kasse vereinnahmt. Wenn Sie diese Option wählen und den Button klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bestimmen können, über welche Kasse das Geld vereinnahmt werden soll. Achten Sie dabei darauf, dass das entsprechende Kassenblatt geöffnet ist.
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Wenn Sie individuelle Daten abweichend von den Stammdaten erfassen möchten, stehen Ihnen dazu die weiteren Registerreiter im unteren Bereich des Formulares zur Verfügung. Details über die einzelnen Registerkarten finden Sie im Artikel Aufträge.
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Für eine Teilrechnung gehen Sie wie bei einer Einzelrechnung vor, da das Verhalten von Umsatzversteuerung bei Rechnungsstellung und die bilanzielle Darstellung dieselbe wie bei einer Einzelrechnung sind.
Teilrechnungen, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen werden beim Erstellen einer Schlussrechnung - im Gegensatz zu Einzelrechnungen - wahlweise zur Verrechnung angeboten.
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Wählen Sie unter Rechnungsart Schlussrechnung. Hier können Sie im Feld Anzahlungen und Abschläge unter Bearbeiten auf die infrage kommenden Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen zugreifen (1).
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Wählen Sie gezielt ein für die Schlussrechnung angepasstes Dokumentenlayout aus (4). Unsere editierbaren Dokumentenlayouts können Sie vorher individualisieren. So können Sie über ein separates Dokumentenlayout oder per Textbaustein auch Schlussrechnungen drucken, die ein Guthaben für Ihren Kunden ergeben. Für die Anpassungen empfehlen wir die Verwendung von LibreOffice.
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Diese abschließende Rechnung führt alle abzurechnenden Positionen auf (Bruttoausweis), durch Zuordnung vorhergehender Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen sowie der erhaltenen und zugeordneten Zahlungen ergibt sich die Restzahlsumme und die darin enthaltene Steuer. Die Schlussrechnung kann eine Null-Rechnung sein oder sogar negativ werden, also in eine "Gutschrift" (Korrekturrechnung) umschlagen. |
Besonderheiten beim Buchen der Umsatzsteuer
Anzahlungs-und Abschlagsrechnungen ziehen Umbuchungen der Umsatzsteuer nach sich. Hierzu finden Sie weitere Informationen im Kapitel "Finanzen > Umsatzsteuer richtig erfassen".