Sie können sowohl Buchungen als auch Sach- und Personenkonten im CSV-Format importieren. Entscheiden Sie im Vorfeld, ob Sie die Spaltenreihenfolge über Excel auf den Scopevisio Standard anpassen wollen oder lieber die Original-Reihenfolge beibehalten und die Spalten im Importformular zuordnen.
Diese Zuordnung (“Mapping”) lässt sich zur Wiederverwendung als Vorlage speichern.
Folgen Sie nun in Scopevisio dem Pfad Organisation > OpenScope > Import & Export > Finanzimporte verwalten > Sach-, Personenkonten und Buchungssätze im CSV-Format importieren. Es öffnet sich eine Importtabelle. Wählen Sie zunächst den korrekten Reiter, um in den gewünschten Bereich zu importieren. Ziehen Sie die CSV-Datei auf die Upload-Schaltfläche oder klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen die entsprechende Datei auf einem Laufwerk Ihres Computers aus.
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Anstatt die Datei zu importieren, können Sie die Daten auch per Zwischenablage (STRG+C und STRG+V) in Zelle A1 ablegen. Dies ist praktisch, wenn Sie statt einer CSV die Daten in einer XSLX-Datei haben. Das Kopieren übernimmt hier nur Werte (Formelergebnisse) aus dem Original, während das Speichern manchmal Daten verfälscht. |
Ihre Daten sind nun im Importformular zu sehen, allerdings ggf. noch mit inkorrekter Spaltenzuordnung und unpassender Codierung, erkennbar an der falschen Darstellung von Umlauten.
Stellen Sie über Klick auf Importeinstellungen die Codierung ISO-8859-15 ein. Diese ist für einen CSV-Import zur Darstellung der Umlaute geeignet. Speichern Sie die Einstellung und gehen Sie zurück zum Importformular und führen den Import erneut durch.
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Prüfen Sie nun die Spaltenzuordnung und passen die Spalten über die Auswahlpfeile an Ihre zu importierenden Daten an.
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Importieren Sie ruhig die Spaltenbeschriftungen der Original-Daten zunächst mit. Das Zuordnen wird so erleichtert. Danach können Sie die Spalte einfach durch Rechtsklick auf den Zeilenanfang (A) entfernen. |
Buchungen importieren
Der Aufbau einer Buchung kann sehr unterschiedlich sein. Scopevisio verarbeitet die Buchungen
entweder in der Variante Nur Konto
In jeder Zeile steht ein Konto
dem Konto kann ein Steuerschlüssel informatorisch mitgegeben werden
Alle Zeilen mit der gleichen Buchungsnummer gelten als eine Buchung. Ihre Summe muss Null ergeben.
Wenn Sie nicht das Soll- oder Habenfeld zuweisen, steht ein positiver Betrag für Soll, ein negativer für Haben.
Einer Personenkontozeile müssen Sie zusätzlich das Sammelkonto (Forderungen L+L bzw. Verbindlichkeiten L+L) zuweisen.
oder in der Variante Konto und Gegenkonto
In der Zeile stehen genau zwei Konten (Soll und Haben)
Es kann kein Steuerschlüssel zugewiesen werden.
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Ggf. müssen Sie im Vorfeld die CSV-Datei editieren, um beispielsweise alphabetische Kennzeichen wie S/H zu übersetzen. Formen Sie in diesem Fall die Beträge in +/-Werte um (z. B. mithilfe der Excel-Funktion: WENN).
Stammdaten übernehmen und Steuerbuchungen erzeugen
Unterhalb der Tabelle mit den Importdaten findet sich weitere Einstellungen, die den Import modifizieren können.
Zunächst können bestimmte Werte aus den Stammdaten übernehmen. So können Sie die Zahlungsbedingung und Zahlungsart sowie das Sammelkonto aus dem Personenkonto übernehmen. Aus dem Sachkontostamm kann der Steuerschlüssel und die Kostendimension genommen werden.
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Durch die Checkbox Steuerbuchungen erzeugen werden beim Import die Steuerschlüssel der Buchungszeile bzw. aus den Stammdaten angewendet. Ist die Funktion nicht aktiv, wird der Scopevisio Steuerschlüssel informatorisch an die Buchungszeile geschrieben. Er wird dann später im Bereich der Skontobuchung oder der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewertet. Das ist sinnvoll, wenn Sie die Steuerbuchung als separate Zeile importieren.
Da der Import keine mitgelieferten Steuerschlüssel (aus Fremdsystemen, z. B. BU9) erkennt, ist der Import von Buchungen mit Steuern ein komplexer Vorgang. Unser Professional Service bietet für solche Projekte Unterstützung im Rahmen unseres kostenpflichtigen Services an (professional-services@scopevisio.com).
Klicken Sie auf den Button Prüfen und bearbeiten Sie angezeigte Fehler. Anschließend können Sie durch Importieren die fehlerfreien Daten einspielen - fehlerhafte Zeilen bleiben einfach stehen.
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Soll der Import nicht nur einmalig erfolgen, empfiehlt es sich, die getroffenen Einstellungen und Spaltenzuordnungen als Vorlage zu speichern, damit sie später erneut aufgerufen werden können. |
Debitoren und Kreditoren importieren
Der Import von Personenkonten ist weitgehend selbst erklärend. Als Pflichtfelder müssen Sie pro Zeile
den Nummernkreis
das Konto
die Kontobezeichnung
das Sammelkonto
angeben. Eine Dateizeile mit “2, 10500, Müller KG, 1400” legt im Standard-SKR03 den Debitor Müller KG an.
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Hier sind verschiedene Formulare und Importmöglichkeiten primär auf CSV-Basis zusammengefasst.
Als weitere Schnittstellen für Finanzthemen verweisen wir für Datev-Format konforme Daten auf den Import Service und als formatunabhängiger Ansatz auf unsere API.
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