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Wenn Sie mit Potenzialen arbeiten, Ein Potenzial oder ein Angebot können Sie in einen Auftrag auch aus einem bestehenden Potenzial entwickeln. Wählen Sie Vertrieb > Potenziale, öffnen Sie das betreffende Potenzial mit einem Doppelklick und klicken Sie auf In Auftrag überführenüberführen. Beide Belege sind danach im Rahmen des Belegflusses miteinander verbunden. |
Aufträge erstellen
Wählen Sie Organisation > Aufträge > Hinzufügen.
In den oberen beiden Geschäftsobjekten tragen Sie die Beschreibung und Angaben zum Auftrag ein. Namen, Projektbezeichnungen usw. werden direkt aus Ihrer Datenbank übernommen, sobald Sie die ersten Zeichen eingetippt haben.
Anschließend fügen Sie Auftragspositionen , wenn Sie den Auftrag nicht aus einem Vorgänger-Beleg erstellen.
Geschäftsobjekt “Beschreibung des Auftrags”
Projekt
Je nach Einstellung ist das Projekt ein Pflichtfeld. Wenn das Projekt angesprochen wird, befüllt sich hieraus der Kunde.Kunde
Ihr Rechnungsempfänger. Ein Kontakt, der noch keine Kundenrolle hat, bekommt diese beim Speichern automatisch zugewiesen. Ggf. legen Sie direkt ein Debitorenkonto an, um Bankverbindung oder vereinbarte Zahlungsbedingungen dort zu speichern.
Ansprechpartner
Dies ist Ihr Kontakt beim Kunden. Je nach Einstellung wird der Beleg per Mail an die E-Mailadresse dieses Kontakts versandt.
Geschäftsobjekt “Angaben zum Auftrag”
Status des Auftrags
Dieser Wert wird z. B. bei Überführung in eine Rechnung automatisch geändert, kann aber manuell geändert werden.Sprache
Wird aus dem Debitor vorbelegt, relevant für den Layout-Regelassistent.Leistungsort
Das Feld wird aus der Adresse des Rechnungsempfängers vorbelegt.Steuersachverhalt
Der Steuersachverhalt steuert in Verbindung mit der Erlöskontenvorbelegung die Erlöskonten- und Steuerschlüsselbestimmung und damit den Steuerbetrag in Abhängigkeit vom Produkttyp.Preisangabe
Steuern Sie, ob die Preise netto oder brutto zugeordnet werden. Siehe hierzu auch die Informationen zum Produktstamm. Im Falle einer Bruttodarstellung steht Ihnen der zeilenweise Positionsrabatt nicht zur Verfügung.Leistungsdatum von … bis
Die Felder dienen intern auch zur Vorbelegung der passiven Rechnungsabgrenzung (siehe unten).Buchungsdatum
Mit diesem Datum läuft die Rechnung in die Finanzbuchhaltung (Umsatzversteuerung, Berichte) ein. Sie können dies auf Basis von Beleg- oder Leistungsdatum vorbelegen lassen (Abrechnungseinstellungen).Vorgänger und Nachfolger
Wenn Sie mit den Automatismen des Belegprozesses arbeiten, können Sie hier die vorgelagerten Belege (Angebot, Auftrag) und die nachgelagerten Korrekturrechnungen sehen.Informationen für Kundenbetreuer
Für die Faktura wichtige kundenbezogene Daten können hier abgelegt werden. Der Inhalt wird kundenindividuell angezeigt, ist also in jedem Auftrag des gleichen Kunden sichtbar.
Die Reiter im unteren Teil des Auftrag-Formulars
Nachdem der Belegkopf vollständig ist, fügen Sie dem Auftrag einzelne Positionen hinzu und füllen, soweit notwendig, die weiteren Registerkarten mit Abrechnungsdetails aus.
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Informationen zu Dokumenten, die im Rahmen des Verkaufsprozesses heraus erzeugt werden, sind auf Reitern zusammengefasst. Die Reiter sind für fast alle Belegarten - Potenzial, Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift - identisch. Die darin enthaltenen Informationen werden jeweils aus dem Vorgängerbeleg genommen und im Laufe des Prozesses weiterentwickelt und angereichert.
Im Folgenden werden die Reiter anhand der Belegart Auftrag beschrieben.
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Reiter “Positionen” im Auftrag
Auf der Registerkarte Positionen tragen Sie die Auftragspositionen ein. Dies ist die einzige
Für weitere Auftragspositionen verwenden Sie den Button Hinzufügen.
Über die Spalte “Typ” können Sie bestimmen, ob eine Zeile ein Produkt, eine Zwischensumme, eine Überschrift oder einen Freitext darstellt. Ein Auftrag benötigt wenigstens eine ausgefüllte Positionszeile vom Typ “Produkt” als Pflichtangabe; ohne Eingabe mindestens einer Position kann der Auftrag nicht gespeichert werden
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Für weitere Auftragspositionen verwenden Sie den Button Hinzufügen.
Markieren Sie eine Auftragsposition und Entfernen Sie sie. Der Button Duplizieren spart Ihnen Erfassungsaufwand, wenn Sie mehrere ähnliche Positionen auflisten möchten, um sie zu Entfernen oder zu Duplizieren.
Über die Pfeiltasten können Sie eine markierte Auftragsposition nach oben oder unten verschieben.
Sobald Sie eine Menge angegeben haben, werden Nettopreis, Steuer und Bruttopreis berechnet. Dazu werden die im Produktkatalog und in den Stammdaten hinterlegten Angaben herangezogen (z. B. Rabatt und Steuersatz).
Über den Button Vorlagen speichern Sie den ausgefüllten Auftrag zur Wiederverwendung als Vorlage. Oder , umgekehrt, Sie laden über diesen Button eine bereits gespeicherte Vorlage und sparen sich ErfassungsaufwandDaten einer gespeicherten Vorlage.
Über den Button Versenden können Sie den Auftrag , falls gewünscht. Der Button Versenden wird eher für Angebote und Rechnungen verwendet.(als Auftragsbestätigung) verschicken.
In diesem Multi-Funktionsbutton finden Sie eine Reihe von Optionen , u.a. zum Belegdruck und die Auswahl eines Beleglayouts.
Hier können Sie den Auftrag in einen anderen Belegtyp überführen und dabei die erfassten Informationen mitnehmen. Zur Auswahl stehen: In Lieferschein überführen oder In Rechnung überführen.
Falls Sie die benötigten Produkte und Leistungen nicht in der Auswahlliste vorfinden, erfahren Sie unter folgendem Link, wie Sie Produkte und Leistungen anlegen können.
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Spaltenauswahl
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Tabellenkopf, um genau die Informationsspalten einzublenden, die Sie benötigen.
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Vorlagen
Über den Button Vorlagen können Sie eine Vorlage für Ihren Beleg laden oder eine neue aus dem Beleg erstellen.
Sie haben die Wahl, ob Sie bei Verwendung der Vorlage die gespeicherten Positionszeilen bzw. Belegtexte laden möchten oder nicht.
Markieren Sie die zu verwendende Vorlage oder geben Sie der Vorlage einen Namen, falls Sie eine neue speichern.
Die Positionen aus der Vorlage können gewählt oder abgewählt werden.
Hier bestimmen Sie, ob Sie weitere Positionen hinzufügen oder die gemachten Angaben in Ihren Beleg übernehmen möchten.
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Dokumentenlayouts / Beleglayouts
Wählen Sie aus dem Multi-Funktionsbutton Dokumentenlayouts, um aus Ihrem Layoutkatalog das passende Layout auszuwählen.
Wenn Sie ein Layout ausgewählt haben, können Sie dieses für zukünftige Aufträge als Standardlayout festlegen, indem Sie hier einen Haken setzen.
Zeigen Sie die Tabelle der Layouts an oder inspizieren Sie die Vorschau des ausgewählten Layouts.
Wie überall in Scopevisio können Sie die aufgelisteten Informationen ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und andere Spalten auswählen.
Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg mit dem ausgewählten Layout als Word-Datei und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.
Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg als PDF-Datei und und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.
Verwalten Sie Ihre Beleglayouts. Weiteres zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Beleglayouts.
Über die Pfeiltaste rechts im Button Dokumentenlayouts können Sie andere Optionen auswählen, darunter Drucken oder Nachbearbeiten des Belegs oder Sofortzahlung, um direkt eine Kassenbewegung zu erfassen, falls der Kunde in diesem Stadium bereits eine Barzahlung leisten möchte.
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Reiter “Zahlung” im Auftrag
Hier erfassen Sie die Zahlungsbedingungen für Ihren Auftrag. Dies tun Sie entweder individuell, indem Sie Werte eingeben, oder global, indem Sie den Link Zahlungsbedingungen auswählen verwenden und aus den hinterlegten Bedingungen Ihre Wahl treffen. Die Zahlungsbedingungen werden ins Formular übernommen, können aber darin noch individuell geändert werden.
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Markieren Sie das Feld Auf exportiertem Beleg als bezahlt ausweisen (2), um auf dem Abrechnungsbeleg z.B. zu dokumentieren, dass der Kunde sofort per Kreditkarte bezahlt hat. Die Zahlung ist dann zwar erfolgt, aber noch nicht gebucht und auch noch nicht auf Ihrem Konto eingegangen.
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Unter dem Link Zahlungsbedingungen auswählen stehen ab Werk bereits viele gängige Zahlungsbedingungen zur Verfügung. Sie können individuelle Zahlungsbedingungen erstellen, indem Sie eine ähnliche Standardbedingung Duplizieren, abändern und unter einer neuen Bezeichnung speichern. Oder Sie klicken auf Hinzufügen, um eine Zahlungsbedingung von Grund auf neu zu definieren. Bedingungen, die nicht benötigt werden, können Sie Entfernen; dann wird die Liste übersichtlicher.
Mit einem Buttonklick können Sie eine ausgewählte Bedingung als Standard bei neuen Debitoren festlegen.
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In den Stammdaten finden Sie die Zahlungsbedingungen unter der Überschrift Kontakte, weil sowohl Ihre eigenen Zahlungsbedingungen als auch die Ihrer Lieferanten darunter aufgelistet sind. |
Bankverbindung
Sind in der Kontaktakte des Kunden unter der Rolle Debitor mehrere Bankverbindungen hinterlegt, wird idR diejenige ausgewählt, die Sie als Standard bestimmt haben. Soll im Fall des ausgewählten Belegtyps davon abgewichen werden, wählen Sie hier eine alternative
Reiter “Bankverbindung” im Auftrag
Hier sehen Sie die Bankverbindung des Kunden aus der Rolle Debitor Sollte bei mehreren Bankverbindungen davon abgewichen werden, markieren Sie die gewünschte Bankverbindung und bestätigen Sie dies mit Klick auf den Button "Als Zielbank verwenden".
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Reiter “Versand” im Auftrag
Tragen Sie hier die Lieferart ein.
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Sobald Sie gespeichert haben, finden Sie die Versandkosten auf der Registerkarte Positionen wieder.
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Reiter “Anschrift” im Auftrag
Standardmäßig wird als Versandanschrift die Hauptadresse des Kunden genommen. Es kann aber auch eine andere Adresse angegeben werden.
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Reiter “Belegtext” im Auftrag
Hier können Sie festlegen, welcher Einleitungs- und Schlusstext auf Ihrem Abrechnungsbeleg ausgegeben wird. Sie können Textbausteine verwenden.
Wählen Sie Textbaustein einfügen oder Textbaustein ersetzen, um vorbereitete Texte ohne Erfassungsaufwand und Tippfehler in den Beleg einzufügen.
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Wählen Sie Textbaustein einfügen, um das folgende Formular zu öffnen. Hier finden Sie vorbereitete Textbausteine.
Markieren Sie einen Baustein und klicken Sie auf Einsetzen, um ihn an der Cursorposition in Ihren Beleg zu übernehmen.
Oder wählen Sie Hinzufügen, um einen neuen Textbaustein zu formulieren.
Wählen Sie den Link Fehlende Standard-Textbausteine..., wenn Sie versehentlich Standard-Textbausteine gelöscht haben, die Sie nun doch wieder benötigen. Die ab Werk eingestellten Textbausteine werden dann wieder hergestellt.
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Reiter “Dokumente” im Auftrag
Zusätzlich zum Beleg können auch weitere Dokumente zu einem Abrechnungsvorgang oder Geschäftsvorfall gehören. Denkbar sind z. B. Verträge, Listen, Aufschlüsselungen , handschriftliche Notizen und vieles mehr. Diese Dokumente können Sie am Vorgang hinterlegen, indem Sie sie einfach aus einem lokalen Ordner auf das Feld Dokumente ziehen.
Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.
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Reiter “Belegfluss” im Auftrag
Diese Registerkarte ist eine Art Vorgangsleiste in Langfassung. Hier sehen Sie, wie sich der Vertriebs- und Abrechnungsprozess über die verschiedenen Belegarten hinweg entwickelt hat. Zusätzliche Informationen können wie immer eingeblendet werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften klicken und die benötigten Datenfelder anhaken. Über Verlinkungen sind weiterführende Angaben zugänglich, z. B. Projekt, Beleg, Kunde.
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Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.
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Reiter “Ereignisse” im Auftrag
Auf diese Registerkarte wird protokolliert, wer wann was im Rahmen des Geschäftsvorfalles unternommen hat. Der Button Anzeigen blendet detaillierte Informationen zur ausgewählten Aktion ein.
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Haben Sie benutzerdefinierte Felder angelegt, können Sie dem Beleg in diesem Reiter weitere Angaben mitgeben.
ZUGFeRD
Haben Sie in unter Organisation > Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten > Belegerstellung: Rechnungs-PDF als ZUGFeRD erstellen: Rechnungsdaten-Comfort ausgewählt, können Sie hier von den in der Kontaktakte in den Reitern Debitor oder Kreditor hinterlegten Informationen abweichende Daten für die zu erzeugende ZUGFeRD-Datei mitgeben. Diese überschreiben nicht die Stammdaten des Kontaktes, sondern gelten nur für diesen einen Beleg.
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XRechnung
Behörden und die öffentliche Verwaltung erwarten seit November 2020 Rechnungen im rein elektronisch lesbaren und genormten XRechnung-Format. Optional zur im Debitor hinterlegten Leitweg-ID können Sie hier weitere für den jeweiligen Beleg relevante Informationen mitgeben.
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Rechnungsabgrenzung
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Die Buttons am unteren Teil des Auftrag-Formulars
Vorlagen
Über den Button Vorlagen können Sie eine Vorlage für Ihren Beleg laden oder eine neue aus dem Beleg erstellen.
Sie haben die Wahl, ob Sie bei Verwendung der Vorlage die gespeicherten Positionszeilen bzw. Belegtexte laden möchten oder nicht.
Markieren Sie die zu verwendende Vorlage oder geben Sie der Vorlage einen Namen, falls Sie eine neue speichern.
Die Positionen aus der Vorlage können gewählt oder abgewählt werden.
Hier bestimmen Sie, ob Sie weitere Positionen hinzufügen oder die gemachten Angaben in Ihren Beleg übernehmen möchten.
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Dokumentenlayouts / Beleglayouts
Wählen Sie aus dem Multi-Funktionsbutton Dokumentenlayouts, um aus Ihrem Layoutkatalog das passende Layout auszuwählen.
Wenn Sie ein Layout ausgewählt haben, können Sie dieses für zukünftige Aufträge als Standardlayout festlegen, indem Sie hier einen Haken setzen.
Zeigen Sie die Tabelle der Layouts an oder inspizieren Sie die Vorschau des ausgewählten Layouts.
Wie überall in Scopevisio können Sie die aufgelisteten Informationen ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und andere Spalten auswählen.
Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg mit dem ausgewählten Layout als Word-Datei und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.
Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg als PDF-Datei und und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.
Verwalten Sie Ihre Beleglayouts. Weiteres zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Beleglayouts.
Über die Pfeiltaste rechts im Button Dokumentenlayouts können Sie andere Optionen auswählen, darunter Drucken oder Nachbearbeiten des Belegs oder Sofortzahlung, um direkt eine Kassenbewegung zu erfassen, falls der Kunde in diesem Stadium bereits eine Barzahlung leisten möchte.
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Lieferstatus und Rechnungsstatus
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