Rechnungsübersicht
Um Ihre Rechnungen zu sehen, gehen die erstellten Ausgangsrechnungen anzuzeigen, wählen Sie über Organisation > Abrechnungen.
Die tabellarische Übersicht aller Ausgangsrechnungen lässt sich per Arbeitsliste so filtern, dass immer die gewünschten Informationen angezeigt werden. Einige Daten sind als Option zum Zahlenwert auch per Icon dargestellt. Möchte ich wissen, ob eine Rechnung bereits gebucht ist, kann ich das dem Feld Gebucht und der Anzeige eines Icons entnehmen oder man blendet die Buchungsnummer ein, mit dem Vorteil, dass man durch Klick auf den Link direkt in die Buchung springt.
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| Info |
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Über die Spalten Letzter E-Mail-Empfänger und Letzter E-Mail Zeitpunkt können Sie sich gut einfach darüber informieren, ob und wann der Beleg überhaupt dem Kunden zugestellt wurde. Den Gebucht-Status in der Finanzbuchhaltung erfährt man über die Spalte “Gebucht” oder über die Spalte “Buchungsnummer”, mit dem Vorteil, dass man durch Klick auf die Buchungsnummer direkt in die Buchung springt. |
Unterhalb der Tabelle finden sich mehrere Funktionsbuttons. Solange Sie keine Zeile mit einer Rechnung markiert haben, ist nur der Hinzufügen (1) aktiv, wodurch sich ein leeres Rechnungsformular Formular öffnet und Sie eine Rechnung anlegen können. Dazu später mehr.
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Entfernen (3) löscht die Rechnung. War diese bereits gebucht, wird für die Finanzbuchhaltung ein einfaches Storno erzeugt.
Duplizieren (4) erstellt eine Kopie der markierten Rechnung, die sich sofort zur Bearbeitung öffnet. Der zweite Eintrag des Multi-Buttons ist Massenduplizieren und hingegen erstellt eine Kopie der markierten Rechnung für jeden der im folgenden Fenster ausgewählten Kontakt.
Beachten Sie auch die weiteren Vorbelegungen unter Organisation > Stammdaten > Abrechnungseinstellungen.
Die weiteren Einträge Neuer Auftrag und Neues Angebot nutzen die Daten der Rechnung als Vorlage für ein neues, prozessual vorgelagertes Element.
Unter (5) befindet sich ein Multi-Button mit verschiedenen Funktionen
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Über Rechnung aufteilen können Positionen der markierten Rechnung in eine neue Rechnung verschoben werden. Die Rechnung, der Positionen entnommen werden, darf weder gebucht noch abgeschlossen sein.
Wiederkehrende Rechnung erzeugen kopiert die Daten der markierten Rechnung in eine Dauerrechnung, die dann weiterbearbeitet werden kann.
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Mittels Teamwork-Upload werden die Belegdateien der markierten Rechnungen nach Teamwork übertragen. War dort bereits eine entsprechende Belegdatei vorhanden, wird diese versioniert.
Über die verschiedenen Exportieren-Funktionen können Sie die markierten Opjekte Objekte im jeweiligen Format abspeichern.
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ZUGFeRD, das PDF enthält einen eingebetteten XML-Container (E-Rechnung).
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XRechnung, u. a. für Portale öffentlicher Auftraggeber, der Beleg muss eine Leitweg-ID besitzen.
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Von besonderer Relevanz ist aktuell
Exportieren als XRechnung (UBL)
Die Datei können Sie im Anschluss in entsprechende Portale Ihrer (öffentlichen) Auftraggeber hochladen.
Mehr dazu unter Elektronische Rechnungen .
Mit Buchen (6) wird die Buchung ausgelöst, hierbei können auch mehrere Rechnungen markiert sein. Eine Rechnung kann nur gebucht werden, wenn vorab ein Beleg erzeugt wurde. Je nach Konfiguration muss sie auch festgeschrieben sein.
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