Rechnungsübersicht
Um Ihre Rechnungen zu sehen, gehen Sie über Organisation > Abrechnungen.
Die tabellarische Übersicht aller Ausgangsrechnungen lässt sich per Arbeitsliste so filtern, dass immer die gewünschten Informationen angezeigt werden. Einige Daten sind als Option zum Zahlenwert auch per Icon dargestellt. Möchte ich wissen, ob eine Rechnung bereits gebucht ist, kann ich das dem Feld Gebucht und der Anzeige eines Icons entnehmen oder man blendet die Buchungsnummer ein, mit dem Vorteil, dass man durch Klick auf den Link direkt in die Buchung springt.
Über die Spalten Letzter E-Mail-Empfänger und Letzter E-Mail Zeitpunkt können Sie sich gut darüber informieren, ob der Beleg überhaupt dem Kunden zugestellt wurde.
Unterhalb der Tabelle finden sich mehrere Funktionsbuttons. Solange Sie keine Zeile mit einer Rechnung markiert haben, ist nur der Hinzufügen (1) aktiv, wodurch sich ein leeres Rechnungsformular öffnet und Sie eine Rechnung anlegen können. Dazu später mehr.
Nach dem eine oder mehrere Zeilen markiert sind, können die weiteren Buttons benutzt werden.
Bearbeiten (2) öffnet die Bearbeitungsmaske der Rechnung.
Entfernen (3) löscht die Rechnung. War diese bereits gebucht, wird für die Finanzbuchhaltung ein einfaches Storno erzeugt.
Duplizieren (4) erstellt eine Kopie der markierten Rechnung, die sich sofort zur Bearbeitung öffnet. Der zweite Eintrag des Multi-Buttons ist Massenduplizieren und erstellt eine Kopie der markierten Rechnung für jeden der im folgenden Fenster ausgewählten Kontakt.
Beachten Sie auch die weiteren Vorbelegungen unter Organisation > Stammdaten > Abrechnungseinstellungen.
Unter (5) befindet sich ein großer Multi-Button
Um Rechnungen zusammenführen, markieren Sie mehrere Rechnungen die weder gebucht noch abgeschlossen sind. Wie beim Zusammenführen von Kontakten werden die Unterschiede der beiden Ausgangsrechnungen in einer Tabelle gegenübergestellt und können zur Übernahme ausgewählt oder (wie im Falle der Rechnungspositionen) auch addiert werden. Nach der Zusammenführung geht die als Duplikat bezeichnete Rechnung in der Originalrechnung auf.
Mit Buchen (6) wird die Buchung ausgelöst, hierbei können auch mehrere Rechnungen markiert sein. Eine Rechnung kann nur gebucht werden, wenn ein Beleg erzeugt wurde. Je nach Konfiguration muss sie auch festgeschrieben sein.
Belege für Kunden (7) ruft die Belegübersicht für den Kunden der markierten Rechnung auf.
Die Vorgangsübersicht (8 ) spiegelt textuell die Vorgangsleiste wider, falls Sie diese dauerhaft ausgeblendet haben.
Der Link Ereignisse (9) listet Änderungen an der Rechnung auf.
Über Gutschreiben (10) übernehmen Sie die Daten der Rechnung in eine Korrekturrechnung. Die originale Rechnung bleibt erhalten.