Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Alle im europäischen Standard EN 16931 geforderten Daten müssen in der Datei mitgegeben werden.
Eine elektronische Rechnung hat Daten in einem strukturierten (hierarchisch gegliederten) Format und ist somit einfach maschinenlesbar. Hierfür wird XML als Auszeichnungssprache verwendet,
E-Rechnungsdateien haben deswegen oft die Dateiendung .xml.
Als zulässige Formate für den Versand elektronischer Rechnungen (in Deutschland) bietet Scopevisio das Format XRechnung und das Format ZUGFeRD an.
Mehr Informationen finden Sie im Artikel Die E-Rechnung in Scopevisio.
Die XRechnung
Seit dem 27. November 2020 müssen Ausgangsrechnungen an Behörden und die gesamte öffentliche Verwaltung im rein elektronisch lesbaren und genormten XRechnung-Format ausgegeben werden. Die XRechnung soll zukünftig als digitales Format für den Austausch von Rechnungen im b2b-Umfeld zulässig sein.
Einstellungen beim Debitor
Um das XRechnungsformat zu verwenden, legen Sie für Ihren Kunden zunächst die Debitorenrolle an. Das Kennzeichen “CpD” darf in der Debitorenrolle nicht gesetzt sein.
Im Kontakt des Kunden nehmen Sie zunächst grundlegende Einstellungen fest. Haben Sie die Daten einmalig korrekt eingepflegt, unterscheiden sich eine normale Abrechnung und eine XRechnung in ihrer Erstellung kaum voneinander.
Im Reiter "Allgemein" des Kundenkontakts müssen dessen Name und vollständige Adresse hinterlegt sein. Überprüfen Sie das Format, in dem das Land angegeben ist - hier dürfen keine Abkürzungen stehen, der Name muss ausgeschrieben sein.
Im Reiter "Debitor" geben Sie im Geschäftsobjekt "Debitor" die Leitweg-ID im entsprechenden Feld ein. Jeder öffentliche Auftraggeber hat eine Leitweg-ID, über die er eindeutig angesprochen wird. Ihr Kunde kann Ihnen diese Nummer mitteilen. Gibt es mehrere, vermerken Sie sie beispielsweise als Kommentar und geben in der zu erstellenden Abrechnung die entsprechende Leitweg-ID manuell ein.
Im Geschäftsobjekt "Debitor Zahlungsbedingungen" wählen Sie als Zahlungsart "Überweisung".
Ganz wichtig: Stellen Sie als Rechnungsformat "XRechnung (XML)" ein, damit Sie die Rechnung direkt aus dem System speichern bzw. mailen können.
Sobald Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, werden für diesen Kunden erstellte Rechnungen automatisch im XRechnung-Format ausgegeben.
Eine XRechnung erstellen
Erzeugen Sie unter Projekte > Abrechnungen eine neue Rechnung, indem Sie auf Hinzufügen klicken.
Für Ihre eigene Gesellschaft muss eine Telefonnummer und E-Mailadresse hinterlegt sein.
Geben Sie den Rechnungsempfänger ein.
Die Preisangabe muss Netto erfolgen. In den Abrechnungseinstellungen können Sie dies vorbelegen.
Befüllen Sie das Feld Leitweg-ID (XRechnung), falls dies nicht aus dem Debitoren-Stamm vorbelegt ist.
Im Reiter Zahlung muss als Zahlungsart “Überweisung” ausgewählt werden, falls dies nicht aus dem Debitorenstamm vorbelegt ist.
Ihre Positionen (Produkte) erfassen Sie ohne Besonderheiten wie immer.
Sollten Sie zusätzliche Dokumente hinterlegen, so können diese in die XRechnung eingebettet werden, wenn Sie dies in der Spalte Export XRechnung aktivieren.
Hier können Sie weitere Informationen, wie z.B. den Leistungsempfänger mitgeben.
Wenn Sie im Debitorenstamm im GO Debitor Zahlungsbedingungen im Feld Rechnungsformat “XRechnung” eingetragen haben, können Sie über Drucken die XML-Datei erzeugen und speichern.
Falls die “XRechnung” nicht als Standard eingetragen ist, können Sie in der Rechnungsübersicht die Zeile markieren und unterhalb der Tabelle “Exportieren als XRechnung (UBL)” wählen.
Ihre XRechnung können Sie direkt aus Scopevisio heraus als E-Mail versenden. Mit Klick auf den gleichnamigen Button wird die xml-Datei generiert, an die Email angehängt und auch in der Kontaktakte des Debitors gespeichert.
Sie können eine so erzeugte XRechnung nun wie jede andere Rechnung behandeln, sie buchen oder eine Korrekturrechnung dazu erstellen.
