Scopevisio2Go

Einloggen

Für die Webapp loggen Sie sich auf der Seite https://www.scopevisio.com/ ein oder rufen den Link über Ihr Portal in Scopevisio auf. Sie benötigen dazu dieselben Anmeldeinformationen wie für die Scopevisio-Anwendung auf Ihrem Computer.

Grundfunktionen von SCOPEVISIO2GO

Per Standardeinstellung öffnet sich SCOPEVISIO2GO auf dem Menüpunkt Kontakte. 

1. Der gewählte Menüpunkt (Modul) ist gelb unterlegt. 

2. Mit einem Klick auf die drei weißen Balken können Sie die Menüleiste links ein- und ausklappen.

3. Direkte Links zu unserer Online-Hilfe und zum Support finden Sie über die drei Punkte oben rechts.
   Hier können Sie auch die Gesellschaft wechseln und sich ausloggen.

4. Über den Button Neu können Sie innerhalb des ausgewählten Menüpunkts einen neuen Eintrag hinzufügen.

5. Im Suchfeld können Sie Menüpunkt-bezogen einen Suchbegriff eingeben.

6. Je nach Menüpunkt können Sie nach verschiedenen Kriterien filtern.

Pfeilsymbole helfen beim Navigieren und Blättern. In vielen Ansichten finden Sie auch Symbole zum Bearbeiten (Bleistift) und Speichern (Diskette) bzw. Abbrechen (X) vor.

Open

Menüpunkte

Die Liste der Menüeinträge zeigt Ihnen in SCOPEVISIO2GO alle von Ihnen bezogenen Module an, die in ein-/ausklappbare Gruppen gegliedert sind.

Je nach Lizenzen werden Ihnen folgende Menüpunkte angezeigt: Dokumente, Kontakte, Aktivitäten, Vertrieb, Projekte, Finanzen, Scopen, Einstellungen und Module. Die einzelnen Menüpunkte und ihre Funktionen werden nachfolgend beschrieben.

Dokumente

Im Menüpunkt Dokumente können Sie auf Scopevisios Dokumentenmanagementsystem Teamwork zurückgreifen:

1. Sie können neue Dokumente direkt von Ihrem mobilen Gerät nach Teamwork hochladen. 

2. Hier können Sie einen Suchbegriff für eine Volltextsuche eingeben.

3. Um die Volltextsuche einzuschränken, können Sie auf die Ihnen zur Ansicht stehenden Sammlungen filtern. Die Filtereinstellung wird Ihnen angezeigt.

4. Über den Link Teamwork Weblogin kommen Sie in Ihren Teamwork Webclient.

5. Ein Klick auf die Dokumentenvorschau zeigt den Beleg an.

6. Ein Klick auf eine freie Stelle unterhalb der Bezugsdatei öffnet ein neues Formular mit allgemeinen Informationen, weiteren Angaben, Kommentaren, Versionen und der Vorschau des Dokumentes.

Open

Kontakte

Das Modul Kontakte gibt Zugriff auf Ihr Scopevisio Kontaktmanagement mit allen verbundenen Informationen. Im Filterfeld können Sie die Ansicht einschränken.

Wenn Sie auf einen angezeigten Kontakt klicken, führt die Verlinkung Sie direkt in die zugehörige Akte. Dort sehen Sie Daten, Aufgaben und Kommunikationen (Dokumente, E-Mails, Kommentare usw.), die am Kontakt gespeichert sind, sowie den Kontaktinhaber. Sie können den Kontakt als vCard exportieren, oder über Route Google Maps öffnen, um eine Wegbeschreibung zu erzeugen.

Selbstverständlich können Sie unter diesem Menüpunkt auch (siehe Nummerierung im Bild):

1. neue Kontakte anlegen

2. bestehende Kontakte ändern und vervollständigen

3. eine E-Mail an den Kontakt schreiben

4. den Kontakt anrufen

5. für den Kontaktinhaber eine Aufgabe mit Bezug zum Kontakt erstellen. Hierfür empfehlen wir auf einem Tablet die Ansicht im Querformat ohne aufgeklapptes Menü.

Aktivitäten

Im Menüpunkt Aktivitäten können Sie Aufgaben erfassen und verwalten, Kommentare ansehen und hinzufügen, auf Ihren Kalender und das Journal zugreifen sowie Reisen erfassen und verwalten.

Der Menüunterpunkt Aufgaben erlaubt Zugriff auf eine Aufgabenliste, in der Sie nach Aufgaben suchen können, neue Aufgaben anlegen, Details ansehen und bearbeiten sowie Zeiten auf Aufgaben erfassen. 

Im Menüunterpunkt Kommentare sehen Sie alle bereits erfassten Kommentare übersichtlich dargestellt. 

Der Menüunterpunkt Kalender zeigt Ihnen Ihren in Scopevisio hinterlegten Kalender an, in dem Ihre Reisen, Projekte, Zeiteinträge und Aufgaben farblich markiert sind (Reisen = rot, Zeiteinträge = gelb, Aufgabe = blau). Mit einem Klick auf die markierte Fläche öffnet sich der entsprechende Eintrag und Ihnen werden alle relevanten Informationen übersichtlich angezeigt. Hier können Sie auch gezielt nach Reisen, Projekten, Zeiteinträgen oder Aufgaben suchen.

Aus Ihrem Kalender heraus können Sie auch ganz einfach eine Reise anlegen, indem Sie den Kalendereintrag öffnen und auf das Koffer-Symbol oben links klicken. Ihre Daten werden direkt in das Formular zur Reisekostenerfassung übernommen.

Das Journal dokumentiert alle in Scopevisio vorgefallenen Ereignisse wie Kommentare/ E-Mails/ Aufgaben/ Zeiteinträge/ Fristen sowie Statusänderungen von Kontakten/ Projekten/ Belegen/ Beauftragten.

Im Video sehen Sie, wie Sie eine Reise aus dem Kalender/einem Zeiteintrag anlegen:

Vertrieb

Im Menüpunkt Vertrieb können Sie auch von unterwegs aus auf all Ihre Kundendaten zugreifen: Potenziale und Angebote einsehen, diese aktualisieren oder neue erstellen.

Im Menüunterpunkt Potenziale können Sie neue Potenziale anlegen, den Gesamtbetrag eines einzelnen Potenzials einsehen, den Potenzialbearbeiter kontaktieren oder eine Aufgabe für ihn anlegen. 

Per Doppelklick auf ein bestehendes Potenzial öffnen sich dessen Details wie Beschreibung, Angaben, Positionen, Gesamtpreis, gewichtete Werte und Vorhersagewerte. 

Sie können auch die Daten des Potenzials weiter bearbeiten oder dieses direkt in ein Angebot überführen.

Unter dem Menüpunkt Angebote haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, neue Angebote zu erstellen, Menüpunkt-bezogen einen Suchbegriff einzugeben, nach verschiedenen Kriterien zu filtern, sich die Daten des Angebotes anzeigen zu lassen, den Angebotsbearbeiter zu kontaktieren oder für ihn eine Aufgabe zu erstellen.

Projekte

Mit dem Modul Projekte haben Sie von überall Zugriff auf Ihre Projekte, Aufträge und Zeiteinträge sowie auf die Übersicht der Zeiteinträge und die Rechnungsausgänge. 

Im Menüunterpunkt Projekte können Sie neue Projekte anlegen und bereits angelegte Projekte verwalten. Durch doppelklick auf ein Projekt öffnet sich die Projekt-Details, in denen Sie Zugriff auf mit dem Projekt verbundene Aufträge, Aufgaben, Zeiteinträge, das Journal, Dokumente, E-Mails und Kommentare haben.

Der Menüunterpunkt Aufträge zeigt Ihre Aufträge an, per Doppelklick auf einen Auftrag weitere Details und dazugehörige Belege.

Im Menüunterpunkt Zeiteinträge können Sie nach bereits erfassten Zeiteinträgen suchen, mit der Filterfunktion die Zeiteinträge nach bestimmten Kriterien filtern, einen neuen Zeiteintrag anlegen sowie einen Eintrag zur Abrechnung freigeben.

Auch hier können Sie aus einem Zeiteintrag heraus eine Reise anlegen.

Lassen Sie sich Übersichten der Zeiteinträge nach Zeiten, Kontakten, Projekten, Aufträgen, Leistungen und Aufgaben anzeigen. 

Im Menüunterpunkt Rechnungsausgänge werden Ihnen alle erfassten Ausgangsrechnungen angezeigt. Außerdem können Sie neue Rechnungen erfassen, dem Rechnungsempfänger eine E-Mail schreiben sowie sich das Rechnungs-PDF anzeigen lassen.

Finanzen

Im Modul Finanzen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Auswahl: OP Debitoren, Mahnungen, Fälligkeiten Debitoren,  OP Kreditoren, Rechnungseingänge, Fälligkeiten Kreditoren, Kassen, Management und Berichtsmappe. 

Zugriff von unterwegs auf alle offenen Posten Ihrer Debitoren und Kreditoren bekommen Sie unter den Menüunterpunkten OP Debitoren und OP Kreditoren.

Im Bereich Mahnungen bekommen Sie Ihre Mahnungen angezeigt. Sie haben die Option, nach einem speziellen Debitor zu suchen und sich nur dessen gemahnte Posten anzeigen zu lassen sowie über die Rechnungsnummer zu der zugrunde liegenden Rechnung zu gelangen.

Die Fälligkeitsübersicht im Menüunterpunkt Fälligkeiten Debitoren und Fälligkeiten Kreditoren bietet eine Möglichkeit, von unterwegs aus Ihre Außenstände und Ihre Zahlungsverpflichtungen im Blick zu behalten und die Liquidität zu planen. 

Unter dem Menüunterpunkt Rechnungseingänge finden Sie Ihr virtuelles Rechnungseingangsbuch mit allen Bearbeitungsmöglichkeiten für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen.

Im Menüunterpunkt Kassen öffnet sich die Übersicht Ihrer Kassen mit allen geöffneten Kassenblättern in einer übersichtlichen Liste. Sie können hier Kassenbewegungen erfassen, einen Kassensturz vornehmen sowie die Kasse abschließen. 

Der Menüunterpunkt Management gibt Ihnen Zugriff auf grafische Auswertungen verschiedener Managementberichte. 

Unter dem Menüunterpunkt Berichtsmappe stehen Ihnen Ihre Berichtsmappen zur Verfügung, die Sie in der Scopevisio-Clientanwendung angelegt haben.

Scopen

Über den Menüpunkt Scopen gelangen Sie in das Scopen-Formular für eine Scopevisio-weite Volltextsuche.

Durchsuchen Sie Ihre gesamte Gesellschaft in Scopevisio, wie Sie es von der Scopevisio Client-Anwendung kennen, nach den ausgewählten Filterkriterien. Diese helfen Ihnen, die Suche auf Kontakte, Eingangsrechnungen, Aufgaben oder Dokumente einzuschränken. Wenn Sie über alle Inhalte nach einem Suchbegriff scopen, bekommen Sie alle Elemente angezeigt, die den betreffenden Begriff bzw. die eingegebene Zeichenkombination enthalten.

Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie SCOPEVISIO2GO individualisieren:

1. Im Bereich Persönliche Scopevisio E-Mail Adresse können Sie Ihren E-Mail-Agenten einstellen. Wenn Sie die Checkbox anhaken, werden E-Mails, die Sie aus SCOPEVISIO2GO heraus versenden, automatisch beim Versenden in Scopevisio direkt am Kontakt gespeichert.

2. Hier wählen Sie den Menüpunkt, den SCOPEVISIO2GO als Startseite anzeigt.

3. Legen Sie fest, wie Aufgaben und Projekte im Kalender angezeigt werden sollen.

4. Den Startzeitpunkt von Zeiteinträgen bestimmen Sie hier.

Module

Unter dem Menüpunkt Module können Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Module verwalten. 

Über die Checkbox wählen Sie aus, welche Module in der App angezeigt werden. Zur Verfügung stehen Ihnen diejenigen Module, die Sie im Shop erworben haben und die benötigten Rechte besitzen.

Ihnen wird dort die jeweilige Funktion und der entsprechende Menüpunkt (Modul) in Klammern angezeigt. So sehen Sie schnell, welche Funktionen zu welchen Modulen gehören.