Klicken Sie im Menüband auf Bestellungen, um Ihre laufenden Bestellungen zu sehen. Im Filter der Übersicht können Sie per Schnellfilter auf bestimmte Bereiche filtern, oder daraus individuelle Arbeitslisten pro Bereich festlegen.
In der Überblickstabelle können Sie Bestellungen hinzufügen, bearbeiten , duplizieren und, wenn die Ware eingetroffen ist, den Wareneingang buchen über den Botton “In Lieferung überführen”. Dazu sind die Aktionsbuttons am unteren Bildschirmrand vorgesehen. Sie kennen sie aus anderen Scopevisio-Anwendungen; die gewählte Aktion wirkt auf eine oder mehrere markierte Zeilen der Tabellenpositionenund duplizieren.
eine einzelne Bestellung kann manuell erstellt werden oder aus Bestellvorschlag überführt werden.
Über den Befehl Hinzufügen am linken Bildrand können wir einzelne Zeilen hinzufügen, oder aus dem Bereich der Produktlieferanten übernehmen.
Im Prozess aus dem Bestellvorschlag heraus, können Sie dieses Dokument direkt versenden gemäß der im Kontakt hinterlegten Kommunikationsart (aktuell Brief und E-Mail).
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Prozessual ist als nächster Schritt vorgesehen, dass wir eine Auftragsbestätigung erhalten, sprich unser Lieferant bestätigt unsere Bestellung: Hier gilt es zu prüfen ob diese Informationen mit unseren Deckungsgleich sind. Mit Eintrag eines: bestätigten Liefertermins ändert sich wiederum der Status der Bestellung auf bestätigt. Die Referenznummer oder Auftragsnummer des Lieferanten kann zusätzlich in die Bemerkung oder in die Bestellnummer überschreiben.Wir können einen Vorgang in der Bestellung, wenn wir die zugehörige Lieferung erhalten, In Lieferung überführen.
Bestellungen importieren (csv)
Als Einkäufer bei sehr großen Lieferanten bin ich teilweise vertraglich verpflichtet im Onlineshop des Lieferanten zu bestellen. Um hier keine doppelten Eingaben machen zu müssen, können wir eine Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten in strukturiertem Datenformat in Scopevisio übertragen und daraus die Bestellung ins Scopevisio schreiben, ohne dass die Eingaben doppelt gesetzt werden müssen.
Damit haben Sie zum einen die Transparenz, welche Bestellung wann eintreffen wird, welche Teile einer bestehenden Bestellung bereits geleifert wurden und welche Forderung welcher Lieferant wann stellen wird.
Dabei kann der Dateiname, des zu importierenden Dokumentes, die folgenden Informationen tragen:
<Kontakt-Master-ID> _<Belegdatum>_<Belegnummer>.csv
<Kontakt-Master-ID>_ (optional): Die Master-ID eines Kontaktes, der einen Lieferanten entspricht
<Belegdatum> (notwendig): Das Datum der Bestellung im grundlegenden ISO-8601- Format (YYYYMMDD)
_<Belegnummer> (optional): Die (externe) Belegnummer der Bestellung In der minimalen Darstellung
20230530.csv
Wenn das Format nicht erkannt werden kann, muss der Benutzer selbst:
den Kontakt wählen, der einem Lieferanten entspricht (nötig)
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Der Standort ist immer der vom Benutzer ausgewählten Standardstandort oder kann im Formular ausgewählt werdenWareneingänge
Wir können einen Vorgang in der Bestellung, wenn wir die zugehörige Lieferung erhalten, In Lieferung überführen.
Bestellung importieren über EDI, elektronische Datenformate und Bestellkandidaten
In Erweiterung zum vorher genanten Punkt können wir auch strukturierte XML, EDIfact, iDoc etc verarbeiten und damit Ihre Bestellungen beim Lieferanten zuverlässig, prozessual sicher und effizient darstellen.
Unter Team Professional Service berät Sie hier gerne, wenn auch Sie regelmässig umfangreiche Bestellungen tätigen, können wir die Möglichkeiten der Datenübernahme für Ihre Wünsche prüfen. Hier verfahren wir nach dem Prinzip Lieferanteninformation auf Ihre zu schlüsseln, statt dies zu programmieren. Dies eröffnet die Möglichkeit kostengünstig Ihre Hauptlieferanten anzubinden.
So schaffen wir nicht nur eine Bestellung ins System zu bringen, sondern diese für
alle im Prozess nachfolgenden Bereiche im Unternehmen zu gewährleisten, dass die Datenlage dafür klar ist und bleibt.
Konkret bedeutet dies dass wir konsistente Daten im gesamten Prozess von Bestellbestätigung, Verarbeitung des Wareneingangs, Rechnungsprüfung und damit zudem dem korrekten Ausweis der Bestandspreise ohne manuell eingreifen zu müssen.
Für den Fall, dass wir im Import der Bestellung auf Unterschiede in den Stammdaten stossen, sprich ein Produkt noch nicht Teil Ihrer Stammdaten in Scopevisio sind, haben wir den Bestellkandidaten geschaffen, hier sehen wir welche Daten genau einer Prüfung benötigen und wir können aus diesem Bereich heraus ein Produkt direkt anlegen, einen Preis direkt freigeben und alle vorliegenden Daten in eine Bestellung überführen.
Sollten Bestellkandidaten vorliegen, geben wir in der Übersicht der Bestellungen eine Warnung aus.
Bestellung wurde vollständig geliefert
Wenn eine Bestellung geliefert wird, können Sie diese ausgehend von der Bestellung In eine Lieferung überführen.
Dann werden zwei Dinge abgefragt:
die Lieferscheinnummer. Diese ist wichtig, weil sie uns später im Rechnungseingangsbuch (ReBu) hilft die Eingangsrechnung des Lieferanten nachzuvollziehen und automatisiert zu prüfen, und um nachzuvollziehen, mit welcher Lieferung Sie was vom Lieferanten bekommen haben. Das machen wir für die Klarheit des Journaleintrags. Der Eintrag der Lieferscheinnummer ist manuell zu setzen.
das Buchungsdatum. In den meisten Fällen wird das der heutige Tag sein.
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