Klicken Sie im Menüband auf Bestellungen, um Ihre laufenden Bestellungen zu sehen. Im Filter der Übersicht können Sie per Schnellfilter auf bestimmte Bereiche filtern, oder daraus individuelle Arbeitslisten pro Bereich festlegen.
In der Überblickstabelle können Sie Bestellungen hinzufügen, bearbeiten, duplizieren und, wenn die Ware eingetroffen ist, den Wareneingang buchen über den Botton “In Lieferung überführen”. Dazu sind die Aktionsbuttons am unteren Bildschirmrand vorgesehen. Sie kennen sie aus anderen Scopevisio-Anwendungen; die gewählte Aktion wirkt auf eine oder mehrere markierte Zeilen der Tabellenpositionen.
Im Prozess aus dem Bestellvorschlag heraus können dieses Dokument direkt versenden gemäß der im Kontakt hinterlegten Kommunikationsart (aktuell Brief und E-Mail).
Bei voreingestellter E-Mail öffnet sich ein Formular, in dem Sie den Empfänger, d.h. den Lieferanten, eingeben, Ihren Standardtext für E-Mail-Bestellungen erfassen oder mit Textbausteinen zusammenstellen; Sie kennen das bereits aus anderen Funktionen von Scopevisio. Die Standardtexte werden automatisch immer wieder verwendet, damit haben Sie in Zukunft; keine Arbeit mehr. Ihre Bestellung wird als PDF- Datei an die E-Mail angehängt. Ein Klick auf Versenden und schon sind Sie fertig!
Mit versenden ändert sich zudem der Status der Bestellung, hier folgt der Status einer Aktion, so dass für alle nachvollziehbar ist: Unser Lieferant hat Kenntnis von dieser Bestellung.
Prozessual ist als nächster Schritt vorgesehen, dass wir eine Auftragsbestätigung erhalten, sprich unser Lieferant bestätigt unsere Bestellung: Hier gilt es zu prüfen ob diese Informationen mit unseren Deckungsgleich sind. Mit Eintrag eines: bestätigten Liefertermins ändert sich wiederum der Status der Bestellung auf bestätigt. Die Referenznummer oder Auftragsnummer des Lieferanten kann zusätzlich in die Bemerkung oder in die Bestellnummer überschreiben.
Wir können einen Vorgang in der Bestellung, wenn wir die zugehörige Lieferung erhalten, In Lieferung überführen.
Bestellungen importieren
Als Einkäufer bei sehr großen Lieferanten bin ich teilweise vertraglich verpflichtet im Onlineshop des Lieferanten zu bestellen. Um hier keine doppelten Eingaben machen zu müssen, können wir eine Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten in strukturiertem Datenformat in Scopevisio übertragen und daraus die Bestellung ins Scopevisio schreiben, ohne dass die Eingaben doppelt gesetzt werden müssen.
Damit haben Sie zum einen die Transparenz, welche Bestellung wann eintreffen wird, welche Teile einer bestehenden Bestellung bereits geleifert wurden und welche Forderung welcher Lieferant wann stellen wird.
Dabei kann der Dateiname, des zu importierenden Dokumentes, die folgenden Informationen tragen:
<Kontakt-Master-ID> _<Belegdatum>_<Belegnummer>.csv
<Kontakt-Master-ID>_ (optional): Die Master-ID eines Kontaktes, der einen Lieferanten entspricht
<Belegdatum> (notwendig): Das Datum der Bestellung im grundlegenden ISO-8601- Format (YYYYMMDD)
_<Belegnummer> (optional): Die (externe) Belegnummer der Bestellung In der minimalen Darstellung
20230530.csv
Wenn das Format nicht erkannt werden kann, muss der Benutzer selbst:
den Kontakt wählen, der einem Lieferanten entspricht (nötig)
das Belegdatum eintragen (nötig)
die externe Belegnummer eingeben (optional)
Der Standort ist immer der vom Benutzer ausgewählten Standardstandort oder kann im Formular ausgewählt werdenWareneingänge
Bestellung wurde vollständig geliefert
Wenn eine Bestellung geliefert wird, können Sie diese ausgehend von der Bestellung In eine Lieferung überführen.
Dann werden zwei Dinge abgefragt:
die Lieferscheinnummer. Diese ist wichtig, weil sie uns später im Rechnungseingangsbuch (ReBu) hilft die Eingangsrechnung des Lieferanten nachzuvollziehen und automatisiert zu prüfen, und um nachzuvollziehen, mit welcher Lieferung Sie was vom Lieferanten bekommen haben. Das machen wir für die Klarheit des Journaleintrags.
Der Eintrag der Lieferscheinnummer ist manuell zu setzen.
das Buchungsdatum. In den meisten Fällen wird das der heutige Tag sein.
Wenn dies ausgeführt wurde, verschwindet die Bestellung aus der Tabelle der offenen Bestellungen und erscheint in der Tabelle der Wareneingänge.
Es empfiehlt sich aus der betrieblichen Praxis zuerst die Lieferung in Menge und Qualität zu prüfen, und dann aus der Übersicht der Bestellungen im Menüband Bestellungen die Frage nach der Vollständigkeit der Bestellung zu beantworten, da dieser Weg sehr schnell erledigt werden kann.
Bestellung wurde unvollständig geliefert
Manchmal erhalten Sie nicht alle bestellten Waren in einer Lieferung. Beim Lieferanten verfügbare Bestell-Positionen oder Mengen erhalten Sie direkt, andere werden später nachgeliefert.
Sie können also nur Einzelposten der erhaltenen Lieferung zur Bestellung zuordnen. Diese gelieferten Positionen entnehmen Sie der Liste der Wareneingänge.
Sie können bei Teillieferungen einzelne Positionen eintragen und zu den zugehörigen Bestellungen referenzieren über den Bestellabgleich.
Wählen Sie dafür im Menüband den Punkt Wareneingänge, um eine Übersicht über Ihre Wareneingänge zu bekommen. Diese bezieht sich immer auf das Lager bzw. den Standort, für den die Bestellung erstellt wurde.
Öffnen Sie einen Wareneingang per Doppelklick auf eine Zeile der Übersicht der Wareneingänge.
Sie sehen die Details des Wareneingangs, einschließlich Vorgänger- und Nachfolger-Beleg, soweit vorhanden. Mit einem Klick auf Bestellabgleich können Sie ermitteln, inwieweit der Wareneingang die zugehörigen Bestell Positionen ausgleicht. Eventuelle Restmengen aus der Bestellung, die noch nicht geliefert wurden, werden Ihnen als nicht abgeglichen angezeigt, Bestellmenge- geleiferte Menge ergibt die Restmenge der Bestellung.
Gehen Sie zurück zum Wareneingang. Sie möchten den Wareneingang in Ihr Lagerhaus einbuchen. Geben Sie dazu ein Buchungsdatum im Geschäftsobjekt Weitere Angaben ein und klicken Sie auf Einbuchen.
Hinweis: Nach dem Einbuchen können Sie den Abgleich von Bestellung und Wareneingang nicht mehr korrigieren oder ändern.