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Rechnungsübersicht

Um Ihre Rechnungen zu sehen, gehen die erstellten Ausgangsrechnungen anzuzeigen, wählen Sie über Organisation > Abrechnungen. Auf der Übersichtsseite erkennen Sie den Status Ihrer Rechnungen. Icons signalisieren, ob eine Rechnung fällig, gebucht oder bezahlt ist.

Der Abschnitt Rechnungslisten bietet vielfältige Filtermöglichkeiten (1).

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Rechnungen erstellen

Kommen Sie aus einem Auftrag heraus, den Sie in eine Rechnung überführen, werden Sie auf das Rechnungsformular geleitet. Es werden die Daten und Positionen aus dem Auftrag angezeigt, die Sie nach Bedarf weiter anpassen können.

Wählen Sie Organisation > Abrechnungen > Hinzufügen, wenn Sie auftragsunabhängig eine neue Rechnung erstellen möchten. 

Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder aus. Die Nummerierung in diesem gesamten Abschnitt bezieht sich ausschließlich auf die folgende Grafik:

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Im Geschäftsobjekt "Beschreibung der Rechnung" ist nur das Datenfeld Kunde ein Pflichtfeld (1).

Geschäftsobjekt "Angaben zur Rechnung"

Die Felder LC (Ländercode), Leistungsort und Steuersachverhalt werden systemseitig vorbelegt. 

Der Ländercode (2) zieht sich aus dem umsatzsteuerlichen Geschäftsschwerpunkt des Rechnungsstellers, kann aber auch aus weiteren Ländern gewählt werden, in denen der Rechnungssteller steuerpflichtig ist. Diese Angaben sind in den eigenen Gesellschaftseinstellungen unter Organisation > Administration > Gesellschaften: Gesellschaft verwalten > GO Gesellschaftseinstellungen zu hinterlegen.

Der Leistungsort (3) wird aus der Adresse des Rechnungsempfängers herangezogen. Der systemseitige Abgleich von LC und Leistungsort ergibt zunächst einen bestimmten Steuersachverhalt (4). Eine manuelle Änderung des Ländercodes (LC) oder des Leistungsortes resultieren in einem anderen Steuersachverhalt. Auch dieser kann durch das Eingreifen des Rechnungsstellers weiter angepasst werden. Wie die Steuersachverhalte definiert sind, lesen Sie in diesem Artikel.

Im Feld Rechnungsart (5) ist Einzelrechnung standardmäßig ausgewählt. Scopevisio bietet Ihnen aber auch die Möglichkeit, ganz komfortabel Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen zu erstellen. Mehr zu diesen Rechnungsarten finden Sie im Kapitel Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen.

Der untere Formularteil: Reiter Positionen

Die Nummerierung bezieht sich weiterhin auf obige Grafik.

Für eine vorselektierte Einzelrechnung (5) scrollen Sie nach unten und klicken auf Vorlagen (6), wenn Sie auf eine bereits bestehende Rechnungsvorlage zurückgreifen möchten. In diesem Fall wählen Sie im folgenden Pop-up-Fenster die entsprechende Vorlage aus, die Sie weiter bearbeiten oder unverändert übernehmen können. Mit dem Übernehmen-Button kehren Sie in die Rechnung zurück.

Die verwendete Vorlage ergänzen Sie bei Bedarf mit (7). Ansonsten arbeiten Sie ohne Vorlage und erstellen Ihre Rechnung, indem Sie ebenfalls mit (7) die gewünschten Positionen hinzufügen. Auszufüllende Pflichtfelder sind die (8) und (9), die weiteren Datenfelder ziehen ihre Informationen aus den im Produktstamm hinterlegten Informationen. Die Kontenzuordnung (10) passt sich zudem durch die oben beschriebene Korrelation von LC, Leistungsort und Steuersachverhalt automatisch an, sollte es in den betreffenden Feldern zu manuellen Änderungen kommen.

Über (11) können Sie ganze Positionszeilen löschen oder kopieren (12), mit den unter (13) angebotenen Pfeilen verändern Sie deren Reihenfolge.

Haben Sie dem ausgewählten Debitor in seiner Kontaktakte unter Zahlungsbedingungen Rabatt gewährt, wird dieser unter (14) automatisch übernommen. Sie können aber auch manuell prozentualen oder absoluten Rabatt eingeben, der dann den ursprünglichen überschreibt.

Um Ihre Rechnungen direkt per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf den Button Versenden (15). Die E-Mail kann direkt aus dem Programm versendet werden. Sie wird an die in den Kontaktdaten hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers übermittelt. Im sich öffnenden Formular haben Sie auch die Möglichkeit, den Text der E-Mail individuell abgestimmt und mit Hilfe von Textbausteinen anzupassen. Als Basis für das angehängte PDF-Dokument wird das unter Stammdaten > Beleglayouts festgelegte Standardlayout für Rechnungen oder das per Regelassistent bestimmte Layout verwendet.

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Sollten Sie abweichend vom E-Mail-Versand Ihre Rechnung als PDF zum Druck erzeugen, sie in LibreOffice nachbearbeiten oder ihr ein weiteres Dokumentenlayout im .dot- oder .odt-Format zuweisen wollen, so tun Sie dies unter (16). Mehr über Beleglayouts steht in diesem Kapitel. 

Auch eine Sofortzahlung können Sie über den Multifunktionsbutton (16) erfassen. Das bedeutet, dass der Kunde die Rechnung gleich an Ort und Stelle in bar bezahlt. Die Barzahlung wird in einer Kasse vereinnahmt. Wenn Sie diese Option wählen und den Button klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bestimmen können, über welche Kasse das Geld vereinnahmt werden soll. Achten Sie dabei darauf, dass das entsprechende Kassenblatt geöffnet ist.

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Festgeschrieben und gespeichert wird die Rechnung mit Klick auf Buchen (17). 

Sollten Sie eine Gutschrift erstellen wollen, so übernehmen Sie mit (18) alle Positionen der ursprünglichen Rechnung.

Solange eine Rechnung nicht gebucht worden ist, Sie sie aber dennoch festhalten wollen, speichern Sie mit (19) den Zwischenstand.

Wenn Sie individuelle Daten abweichend von den Stammdaten erfassen möchten, stehen Ihnen dazu die weiteren Registerreiter im unteren Bereich des Formulares zur Verfügung. Details über die einzelnen Registerkarten finden Sie im Artikel Aufträge.  

Der untere Formularteil: die anderen Reiter

Die Funktionen vieler Reiter stellen wir bereits bei den Aufträgen vor. Informationen zu den Reitern, die spezifisch in Abrechnung oder Korrekturrechnung vorkommen lesen im Folgenden:

Buchungen

Ist die Rechnung bereits gebucht, ist die entsprechende Buchung hier zu finden. Dasselbe gilt für zugeordnete Zahlungen.

Zahlungseingänge

Arbeiten Sie nicht mit der Scopevisio Finanzbuchhaltung, geben Sie hier manuell zur Rechnung gehörige Zahlungseingänge ein.

ZUGFeRD

Haben Sie in unter Organisation > Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten > Belegerstellung: Rechnungs-PDF als ZUGFeRD erstellen: Rechnungsdaten-Comfort ausgewählt, können Sie hier von den in der Kontaktakte in den Reitern Debitor oder Kreditor hinterlegten Informationen abweichende Daten für die zu erzeugende ZUGFeRD-Datei mitgeben. Diese überschreiben nicht die Stammdaten des Kontaktes, sondern gelten nur für diesen einen Beleg.

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XRechnung

Behörden und die öffentliche Verwaltung erwarten seit November 2020 Rechnungen im rein elektronisch lesbaren und genormten XRechnung-Format. Optional zur im Debitor hinterlegten Leitweg-ID können Sie hier weitere für den jeweiligen Beleg relevante Informationen mitgeben.

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Rechnungsabgrenzung

In den beiden Aufrufen Abrechnungen und Korrekturrechnungen/Gutschriften findet sich der Reiter "Rechnungsabgrenzung". 

Schreiben Sie Rechnungen mit einem Leistungszeitraum über den Bilanzstichtag hinweg, müssen Sie die Umsatzerlöse abgrenzen. Hier können Sie alle Informationen für die automatisierte Erstellung und Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzung mitgeben.

Hinterlegen Sie

1. als PRAP Konto das entsprechende passive Bilanzkonto. Im SKR03 ist dafür die Kontonummer 0990 vorgesehen,

2. das Erlösabgrenzungskonto. Empfehlenswert ist ein speziell angelegtes Erlöskonto, um die Nettoabgrenzung (kein vorbelegter Steuerschlüssel) und eine abweichende Berichtszuordnung zu ermöglichen. Sie können den Erlöskonten im Sachkontenstamm individuelle Abgrenzungsgegenkonten zuweisen.

3. Als Abgrenzungsperiode ist monatlich vorgesehen.

4. Bestimmen Sie die Anzahl der Abgrenzungsbuchungen.

5. Aufgrund Ihrer vorhergegangenen Angaben schlägt Ihnen Scopevisio einen auf die Anzahl der Abgrenzungsbuchungen gleichmäßig aufgeteilten Abgrenzungsbetrag vor. Diesen können Sie manuell anpassen.

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Rechnungen zusammenführen

Rechnungen können zusammengeführt werden, solange sie weder gebucht noch abgeschlossen sind. Markieren Sie dazu die gewünschten Rechnungen und wählen Sie anschließend den Button Rechnungen zusammenführen in der Auswahlbox unterhalb der Rechnungsübersicht.

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Die tabellarische Übersicht aller Ausgangsrechnungen lässt sich per Arbeitsliste so filtern, dass immer die gewünschten Informationen angezeigt werden.

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Unterhalb der Tabelle finden sich mehrere Funktionsbuttons. Solange Sie keine Zeile mit einer Rechnung markiert haben, ist nur Hinzufügen (1) aktiv, wodurch sich ein leeres Formular öffnet und Sie eine Rechnung anlegen können. Dazu später mehr.

Nach dem eine oder mehrere Zeilen markiert sind, können die weiteren Buttons benutzt werden.

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Bearbeiten (2) öffnet die Bearbeitungsmaske der Rechnung.

Entfernen (3) löscht die Rechnung. War diese bereits gebucht, wird für die Finanzbuchhaltung ein einfaches Storno erzeugt.

Duplizieren (4) erstellt eine Kopie der markierten Rechnung, die sich sofort zur Bearbeitung öffnet. Der Eintrag Massenduplizieren hingegen erstellt eine Kopie der markierten Rechnung für jeden der im folgenden Fenster ausgewählten Kontakt. Beachten Sie auch die weiteren Vorbelegungen unter Organisation > Stammdaten > Abrechnungseinstellungen.
Die weiteren Einträge Neuer Auftrag und Neues Angebot nutzen die Daten der Rechnung als Vorlage für ein neues, prozessual vorgelagertes Element.

Unter (5) befindet sich ein Multi-Button mit verschiedenen Funktionen

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Um mehrere Rechnungen in einen großen Beleg zu überführen, wählen Sie Rechnungen zusammenführen. Markieren Sie mehrere Rechnungen, die weder gebucht noch abgeschlossen sind. Wie beim Zusammenführen von Kontakten werden die Unterschiede der beiden Ausgangsrechnungen in einer Tabelle gegenübergestellt und können zur Übernahme ausgewählt oder (wie im Falle der Rechnungspositionen) auch addiert werden. Nach der Zusammenführung geht die als Duplikat bezeichnete Rechnung in der Originalrechnung auf.

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Rechnungen stornieren

Öffnen Sie die Rechnungsübersicht Organisation > Abrechnungen.

1. Selektieren Sie die zu stornierende Rechnung.

2. Klicken sie auf Entfernen.

Rechnung mit Bruttopreisen

1. Öffnen Sie die Rechnungsübersicht Organisation > Abrechnungen.

2. Erstellen Sie eine Rechnung durch Klick von Hinzufügen.

3. Wählen Sie im Feld Preisangabe über die Auswahlliste die Option Brutto.

4. Erfassen Sie wie gewohnt in der Positionstabelle die Produkte und geben Sie in der Spalte Einzelpreis (Brutto) die jeweiligen Brutto-Preise ein. Sollte diese Spalte nicht eingeblendet sein, so können Sie sie durch Rechts-Mausklick auf die Spaltenbezeichnungen einblenden.

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Über Rechnung aufteilen können Positionen der markierten Rechnung in eine neue Rechnung verschoben werden. Die Rechnung, der Positionen entnommen werden, darf weder gebucht noch abgeschlossen sein.

Wiederkehrende Rechnung erzeugen kopiert die Daten der markierten Rechnung in eine Dauerrechnung, die dann weiterbearbeitet werden kann.

Mit Fehlende Belege drucken werden Belegdateien für alle markierten Rechnungen erzeugt.

Mittels Teamwork-Upload werden die Belegdateien der markierten Rechnungen nach Teamwork übertragen. War dort bereits eine entsprechende Belegdatei vorhanden, wird diese versioniert.

Über die verschiedenen Exportieren-Funktionen können Sie die markierten Objekte im jeweiligen Format abspeichern. Von besonderer Relevanz ist aktuell

• Exportieren als XRechnung (UBL)
  Die Datei können Sie im Anschluss in entsprechende Portale Ihrer (öffentlichen) Auftraggeber hochladen.
  Mehr dazu unter Elektronische Rechnungen .

Mit Buchen (6) wird die Buchung ausgelöst, hierbei können auch mehrere Rechnungen markiert sein. Eine Rechnung kann nur gebucht werden, wenn vorab ein Beleg erzeugt wurde. Je nach Konfiguration muss sie auch festgeschrieben sein.

Belege für Kunden (7) ruft die Belegübersicht für den Kunden der markierten Rechnung auf.

Die Vorgangsübersicht (8 ) spiegelt textuell die Vorgangsleiste wider, falls Sie diese dauerhaft ausgeblendet haben.

Der Link Ereignisse (9) listet Änderungen an der Rechnung auf.

Über Gutschreiben (10) übernehmen Sie die Daten der Rechnung in eine Korrekturrechnung. Die originale Rechnung bleibt erhalten.