Importe verwalten: Kontakte importieren

Kontakte aus Outlook importieren

Wählen Sie Organisation > OpenScope > Import & Export > Importe verwalten > Kontakte importieren.

1. Wählen Sie aus der Auswahlliste Outlook.

2. Klicken Sie auf Start.

Kontakte auswählen

Der Import wird vorbereitet und ein Auswahlmenü öffnet sich. Je nach Umfang der Kontaktdaten kann das einige Minuten dauern.

1. Bestimmen Sie, welche Kontakte importiert werden sollen, indem Sie die Checkboxen aktivieren bzw. deaktivieren.

2. Standardmäßig sind alle Kontakte für den Import markiert. Über die Links können Sie die Auswahl global anpassen.

3. In der Zeile Bestehende legen Sie fest, wie bei bestehenden Kontakten verfahren werden soll (siehe nachfolgende Tabelle).

4. Klicken Sie auf OK.

Dubletten

In der Zeile Bestehende haben Sie folgende Möglichkeiten:

Kontakte als vCard importieren

Kontaktdaten liegen häufig im vCard-Format vor, z. B. als E-Mail-Anhang oder wenn Sie einen Kontakt aus XING importieren.

VCards lassen sich sehr einfach in Scopevisio importieren.

Wählen Sie OpenScope > Import & Export > Importe verwalten / Kontakte importieren.

1. Wählen Sie aus der Auswahlliste vCard.

2. Ziehen Sie die vCard von ihrem Speicherort auf den Upload-Bereich.

CSV-Import von Kontakten

Importieren Sie Ihre Kontakte mit allen hinterlegten Informationen aus Ihrem Vorgängerprogramm einfach in Scopevisio.

In den meisten Programmen werden die Export-Dateien im CSV-Format ausgegeben. Dieses Format ist vor allem für Kontakte geeignet, für die viele Informationen hinterlegt wurden.

Personen- und Gesellschaftskontakte getrennt speichern

In Scopevisio werden Personen- und Gesellschaftskontakte unterschieden.

Aufgrund dieser Unterteilung können Sie genau die Informationen zu dem Kontakt eingeben, die Sie auch wirklich benötigen. So können bei einem Personenkontakt Daten wie Geburtsdatum oder Arbeitgeber eintragen, bei einem Gesellschaftskontakt hingegen Personenkontakte als Angestellte verknüpfen oder Daten wie Branche oder Gesellschafter.

Wenn Sie beide Arten von Kontakten importieren möchten, empfehlen wir Ihnen, Ihre vorhandene csv-Datei zu kopieren und aus einer Datei alle Gesellschafts- aus der anderen Datei alle Personenkontakte herauszulöschen.

Nun können Sie in zwei Importläufen Gesellschafts- und Personenkontakte getrennt voneinander importieren.

Die Spalte „Ist-Firmenkontakt“

An dieser Spalte erkennt Scopevisio, um welche Kontaktart es sich handelt. Daher sollte Ihre Importdatei eine solche Spalte aufweisen. Bei Gesellschaftskontakten sollte diese Spalte mit ja, bei Personenkontakten mit nein befüllt werden.

Bleibt die Spalte leer, verfährt Scopevisio wie folgt:

• Wenn der zu importierende Kontakt nur einen Nachnamen aufweist, wird ein Gesellschaftskontakt angelegt.

• Wenn der zu importierende Kontakt einen Vor- und Nachnamen aufweist, wird ein Personenkontakt angelegt.

Zuordnung von Personen zu Gesellschaften

Arbeitgeber und Arbeitnehmer (Mitarbeiter / Ansprechpartner) können beim Import korrekt verknüpft werden, wenn Sie beim Personenkontakt-Import die Spalte Arbeitgeber verwenden. Folgendes ist zu beachten:

Wenn ein Personenkontakt in der Importdatei eine Gesellschaft in der Spalte Arbeitgeber ausweist, passiert automatisch Folgendes:

• Wenn die betreffende Gesellschaft in Scopevisio noch nicht existiert, wird ein neuer Gesellschaftskontakt für den Arbeitgeber angelegt (unter anderem ist dies ein Grund, weshalb Sie zuerst Ihre Gesellschaftskontakte und danach die Personenkontakte importieren sollten).

• Die Person wird der Gesellschaft als Mitarbeiter zugeordnet.

• Die Gesellschaft wird der Person als Arbeitgeber zugeordnet.

ID Vorsystem  wichtig für Nachträge!

Die Spalte ID Vorsystem ist zwar keine Pflichtspalte, aber es ist dringend anzuraten, diese zu verwenden. Sie kann den Import sehr viel einfacher machen, insbesondere, wenn Fehler auftreten und Sie anschließend etwas überschreiben müssen.

Sie können in Ihrer Import-CSV-Datei, z. B. in Excel, ganz einfach eine ID-Spalte hinzufügen. Die Personenkontakte könnten z. B. mit P und einer laufenden Nummer und die Gesellschaftskontakte mit G und einer laufenden Nummer bezeichnet werden, sodass beide Kontakttypen schon anhand ihrer ID leicht auseinanderzuhalten sind.

Importformular öffnen

Wählen Sie Open Scope > Import & Export > Importe verwalten / Kontakte importieren.

Wählen Sie aus der Auswahlliste CSV und haken Sie die Checkbox Erweiterten Kontaktimport verwenden an. Dadurch können Sie mit dem Import gleichzeitig eine Duplikaterkennung und -behandlung nach bestimmten Kriterien durchführen.

Das Formular Erweiterter Kontaktimport

Treffen Sie folgende Einstellungen:

1. Bestimmen Sie die vorbereitete Importdatei über den Importbutton. Die importierten Daten werden in der Tabelle angezeigt.

2. In den Importeinstellungen legen Sie als Codierung ein ISO-Format zugrunde (siehe untenstehende Abbildung). Nutzen Sie ISO-8859-15 für Daten aus MS EXCEL.

3. Die Spaltenüberschriften zeigen an, in welche Datenfelder die Informationen im Scopevisio Kontaktmanagement übernommen werden.

4. Sollten die Spaltenbezeichnungen nicht dem tatsächlichen Inhalt bzw. der Reihenfolge in Ihrer CSV-Datei entsprechen (z. B. steht die Telefonnummer unter E-Mail), können Sie die Spaltenbezeichnungen anpassen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil  neben der zu ändernden Bezeichnung, um eine alphabetische Auswahlliste (4) zu öffnen, die Ihnen sämtliche in Scopevisio vorhandenen Kontakt-Datenfelder anbietet. Hier wählen Sie die passende Spaltenbeschriftung aus. Alle Spalten in der Tabelle können Sie außerdem bearbeiten und Änderungen wie z. B. Namenszusätze etc. zu jedem Kontakt hinzufügen.
   
   Tipp: Bei Fehlermeldungen können Sie den Import beliebig oft wiederholen. In dieser Phase werden die Kontaktdaten lediglich zugeordnet, aber noch nicht im Scopevisio Kontaktmanagement gespeichert. Dies geschieht erst, wenn Sie nach Abschluss aller Vorbereitungen auf den Button Start klicken.
   
   

5. Klicken Sie auf Start. Die Daten werden importiert. Im Menü unter Kontakte finden Sie anschließend die importierten Kontakte vor.

Umlaute richtig darstellen

Wenn Ihre Kontaktliste mit einer nicht kompatiblen Codierung in das System geladen wird, werden Umlaute und andere Sonderzeichen nicht richtig dargestellt.

Um die Codierung des Dokuments zu ändern, klicken Sie im Importformular auf den Link Importeinstellungen und wählen eine ISO-Codierung aus Für CSV-Daten aus Excel ist ISO-8859-15 eine geeignete Codierung.