Projektsammlungen

Vorteile von Projektsammlungen

Sie können einem Projekt Dokumente zuordnen und haben sie so in der Projektakte greifbar. Wozu also noch eine extra Projektsammlung erstellen?

Der Vorteil einer Projektsammlung ist, dass der Zugriff auf die Dokumente auch Personen möglich wird, die keine Scopevisio-Lizenz haben. Sie arbeiten entweder ausschließlich mit dem DMS Teamwork oder haben gar keinen Zugriff darauf. Haben sie eine Teamwork-Lizenz, sehen sie sämtliche, allen Projekten zugeordneten Dokumente in der Sammlung "Projekte (Vorgänge)". Eine Projektsammlung wiederum enthält nur die einem speziellen Projekt zugeordneten Dokumente. Mit der Option, einen externen Link zu erstellen, können die projektbezogenen Dokumente in einer Projektsammlung als Kollektiv auch mit Externen geteilt werden, ohne dass Sie sich bei jedem einzelnen der Dokumente um dessen Freigabe kümmern müssen.

Voraussetzung für die Nutzung von Projektsammlungen ist die die entsprechende Einstellung unter Organisation > Stammdaten > Projekte > Projekteinstellungen bearbeiten > Projektsammlungen verwenden: Ja.

Einrichten einer Projektsammlung

Nachdem Sie Ihr Projekt erstellt haben, legen Sie zuerst eine Projektsammlung an, in der alle projektbezogenen Dokumente auch über Teamwork oder einen externen Link abrufbar sind.

Klicken Sie dazu auf "Anlegen/Umbenennen". Benennen Sie Ihre Sammlung und speichern Sie mit "OK". Über denselben Button ändern Sie diesen Namen später bei Bedarf.
Laden Sie Dokumente von Ihrem Rechner hoch oder ordnen Sie sie aus Teamwork zu.

Die Dokumente werden nun sowohl in der Tabelle unterhalb des Feldes "Projektsammlung" angezeigt (1),

..., wie auch in der automatisch unter Teamwork angelegten Sammlung mit dem soeben von Ihnen vergebenen Namen (2).

Fügen Sie später über die Projektsammlung in Teamwork oder über die Projektakte weitere Dokumente hinzu, so werden diese in beiden Ansichten angezeigt.

Wollen Sie die Sammlung mit Externen teilen, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihren Namen. Wählen Sie "Link erstellen" und bestimmen Sie die Berechtigungsoptionen. Gehen Sie dann auf "Link erstellen" und kopieren diesen in die Zwischenablage oder leiten Sie ihn direkt per E-Mail weiter.

Beachten Sie, unbedingt die Reihenfolge "Projektsammlung anlegen - Dokumente zuordnen" einzuhalten! Sollten Sie bereits Dokumente dem Projekt hinzugefügt haben und sich erst im Nachhinein für die Anlage einer Projektsammlung entscheiden, so werden die zuvor in der Projektakte liegenden Dokumente nicht in der spezifischen Sammlung, sondern nur in der allgemeinen Sammlung "Projekte (Vorgänge)" angezeigt.

Der Workaround, um diese Dokumente noch nachträglich der Projektsammlung zuzuordnen, ist, diese zu identifizieren und zu markieren, per Rechtsklick in "Freigaben und Sammlungen" zu gehen und sie der entsprechenden Projektsammlung zuzuweisen.